mémoire technique entretien espaces verts

Le modèle de mémoire technique comprend les éléments suivants :

Sommaire

Le sommaire contient l’ensemble des sections et sous-sections de l’ensemble du document, et les numéros de pages associées.

1/ Un Préambule

Le préambule tient en une page. Il met en avant la nature de votre candidature, souligne votre professionnalisme et l’adaptation de votre offre aux besoins exprimés dans le cahier des charges. Il indique également l’interlocuteur unique dédié, qui sera le contact direct de l’acheteur public durant l’ensemble de la consultation.

2/ Compréhension des enjeux et des besoins

• Le contexte et vos enjeux : Cette section a pour objectif principal de rassurer l’acheteur sur votre bonne compréhension de ses besoins, des enjeux qui y sont associés et éventuellement, du contexte plus général dans lequel s’inscrit le besoin auquel vous répondez. Des enjeux récurrents liés aux prestations d’espaces verts y sont déjà développés (tels que les enjeux d’image, d’écologie, sociaux ou de performances).

• Période concernée : Cette section inclue une phase ferme et des phases de reconduction de marché optionnelles. Les dates de début et les dates de fin de chaque phase y sont indiquées.

• La nature de votre besoin : Cette section rentre plus en détail dans la nature même des prestations et des exigences de l’acheteur public.

• Prestations et exigences attendues : Enumération des prestations attendues, des services connexes demandés et des exigences claires formulées par l’acheteur public. Exemples :

• • Mise en place des moyens nécessaires pour assurer l’entretien des espaces verts et prise en compte des typologies et de la localisation des sites pour adapter la prestation en fonction de l’environnement et des saisons.
  • Adaptation du nombre de véhicules ou engins en intervention en fonction des besoins du chantier, et respect des délais. Engagement à employer, en nombre suffisant, des personnels qualifiés connaissant parfaitement l’exécution des prestations.
  • Réalisation d’un suivi de l’activité notamment le respect des périodicités de passage et le nombre de réclamations des usagers sur la prestation.
  • Etc…

Cette section contient déjà 11 exemples pré-exploitables.

• Typologies des prestations et fréquentiels associés par site : Tableau synthétique indiquant pour chaque typologie d’ouvrage le type d’entretiens, les fréquences et/ou exigences associées. Par exemple :

• • Typologie d’ouvrage : Pelouses
  • Typologie d’entretien : La tonte des espaces et talus engazonnés
  • Fréquences et exigences : Aussi fréquemment que nécessaire : La hauteur du gazon ne doit jamais dépasser 10 cm sur toute sa surface

Le tableau contient déjà 10 exemples pré-exploitables (10 lignes x 3 colonnes)

3/ Les piliers de notre offre

• Nos engagements

4 domaines clefs déclinés en plusieurs engagements clairs, déjà intégrés, que sont :

• • Les Prestations d’entretien : Réaliser les prestations récurrentes énumérées et être en mesure d’exécuter des prestations ponctuelles, Présenter des propositions d’optimisation des fréquences de passage quand cela est envisageable, etc…
  • Le personnel : Proposer un responsable, interlocuteur unique pour le donneur d’ordres, Former l’ensemble de son personnel aux écogestes, etc…
  • Equipement et fournitures : Mettre à disposition de son personnel le matériel nécessaire à la bonne exécution des prestations pour chaque site, etc…
  • Suivi des prestations : Mettre à disposition du client un reporting périodique de son activité, etc...

• Nos valeurs ajoutées : 4 valeurs ajoutées claires et développées, qui prennent tous leur sens dans la cadre de prestations d’espaces verts :

• • La qualité de service
  • La proximité
  • L’encadrement et l’accompagnement
  • L’ancrage local fort

4/ Présentation de l’entreprise

• Notre entreprise en quelques mots et quelques chiffres : Présente l’entreprise en synthèse via quelques chiffres (chiffre d’affaires, nombre de dossiers traités, nombre de clients), en indiquant sa date de création, son état d’esprit et son rôle.

• Organigramme des collaborateurs : Organigramme présentant les collaborateurs de la société.

• Les secteurs dans lesquels nous intervenons : Précise les secteurs d’activités dans les domaines privés et publics avec lesquels la société travaille

• Nos domaines d’expertise en maitrise d’œuvre : Précise le spectre des expertises de la société (ex : Entretien des espaces verts et jardins : tonte de pelouse, taille des haies et arbustes, engazonnement, etc…)

• Nos certifications et labels : Indique les certifications et labels que possède la société (ISO 45001, ISO 9001, etc…) et les démarches de certification en cours.

• Nos références similaires à votre besoin : Tableau indiquant les prestations similaires au besoin auquel répond la société qui précise quel était le maitre d’ouvrage, l’année de réalisation du marché et la description des prestations (intitulé du marché, superficie totale, durée du marché, typologies d’entretien, fréquences de passage, etc…)

5/ Moyens humains affectés à votre besoin           

• Dispositif humain et répartition des rôles : Présentation du dispositif humain proposé pour le marché et explication des rôles de chacun pour une meilleure compréhension par l’acheteur public.

• CV anonymes : Un modèle de CV est existant dans cette section afin de développer les expériences et les compétences de chaque profil intervenant dans le cadre du marché.

• L’implication de nos collaborateurs 
  • Nos procédures de recrutement et d’intégration de nos collaborateurs : Explication schématique de la procédure de recrutement et d’intégration en plusieurs phases. L’objectif est de démontrer à l’acheteur public le professionnalisme de la société dans son choix des collaborateurs, dans son maintien et évolution des compétences. La procédure suit les étapes suivantes : Recrutement, intégration, formation.
  • Formation continue : Précise les types de formations que suivent vos collaborateurs et à quelles étapes de leur carrière.
  • Évaluation continue de nos agents : Mise en place d’une grille d’évaluation des collaborateurs pour assurer une qualité de prestation pérenne.   

• La gestion de la sous-traitance : Le cas échéant, dispositions prises pour assurer la qualité des prestations sous-traitées. Et déclaration du ou des prestataires sous-traitants.

6/ Moyens matériels affectés à votre besoin

• Tenues vestimentaires 
• Equipements de protection individuelle : Chaussures de sécurité, gants, lunettes protectrices, pantalon anti-coupure, etc…
• Pour le désherbage mécanique et le balayage des voiries : Bras articulé avec accessoires, etc…             
• Pour le fauchage des talus, grandes prairies, débroussaillage : Débroussailleuse, etc…
• Pour la tonte de vos grandes et petites surfaces : Tondeuse autoportée, etc…
• Pour la taille des haies : Taille haies, scarificateur, etc…
• Pour le labour de parcelles, de grands massifs : Motoculteur
• Pour le ramassage des feuilles : Souffleur, aspirateur à feuilles, etc...
• Pour la coupe de branches mortes, rabattage de haies anciennes : Tronçonneuse, etc…
• Petit matériel pour toutes les prestations d’espaces verts : Bêche, râteau, brouette, sécateur, etc…
• Véhicules : Camion, goupil à plateau basculant, etc…

7/ Fonctionnement de la prestation           

• Le déroulé journalier : Dans cette section on indique les créneaux journaliers et horaires d’intervention des jardiniers et on met également en avant un planning type d’une journée d’intervention. Cela apporte plus d’informations à l’acheteur public et permet de lever des interrogations qu’il pourrait éventuellement avoir sur le déroulé d’une journée type.
• Planning annuel prévisionnel d’entretien des espaces verts : A l’aide d’un tableau, on précise dans cette section les périodes d’intervention selon la nature des prestations à réaliser.
• Nos méthodes d’entretien : Dans cette section on indique les méthodologies d’entretien suivantes : entretien des allées piétonnes, entretien des plantes grimpantes, entretien des massifs de rosiers, entretien des fleurs vivaces en massif, entretien des pelouses et des prairies, entretien de la strate arbustive, ramassage des feuilles mortes, entretien des surfaces minérales, entretien des plantes d’intérieur.
• Management de projet: Pour assurer la fluidité des relations entre le donneur d’ordre et la société et assurer une véritable satisfaction, des rencontres périodiques entre le donneur d’ordres et la société sont proposées. Un tableau cadre ces réunions périodiques, en intégrant les informations suivantes :

• • Fréquence de la réunion : ex : trimestrielle
  • Sujets abordés : ex : Présentation et analyses des tableaux de bord des prestations et indicateurs de performance associés
  • Interlocuteurs du donneur d’ordre
  • Interlocuteurs de la société

8/ Notre système de management qualité

Présentation de l’organisation du système qualité, ses bienfaits, les documents de cadrage (le manuel des procédures, le dossier site, les supports de références), les modalités de contrôles des prestations et la remise à niveau le cas échéant. Mise en avant du rapport d’incident et du questionnaire de satisfaction client.

9/ Notre politique de prévention des risques professionnels

Plusieurs démarches et dispositions prisent pour assurer la prévention des risques professionnels : L’objectif « zéro accident », une démarche d’amélioration continue, des ambitions et des objectifs partagés par tous, des informations, des sensibilisations et des formations a la prévention, le port des équipements de protection individuels (EPI), l’équilibre des temps de vie, la lutte contre les Troubles Musculosquelettiques (TMS).

10/ Notre politique RSE

• Démarche sociale : Plusieurs actions en faveur du développement en tenant compte des enjeux sociaux sont mises en avant. Ces actions sont les suivantes :

• • Les conditions de travail de nos collaborateurs tels que l’affectation des collaborateurs au plus près de leur lieu de résidence ou le progrès de l’ergonomie au travail
  • Le renfort de la diversité et de l’insertion sociale tels que la diversité culturelle, la mixité des effectifs, l’accueil des jeunes, etc…
  • La lutte contre la précarité via des contrats stables et une certaine proportion de contrats en CDI
  • L’Analyse des risques psychosociaux en évaluant les risques, listant les actions réalisées et les actions à engager.

• Démarche environnementale : Plusieurs actions en faveur du développement en tenant compte des enjeux environnementaux sont mises en avant. Ces actions sont les suivantes : Une multitude d’actions respectueuses de l’environnement (telles que des formations particulières liées aux techniques respectueuses de l’environnement), la mise en place de matériel limitant l’impact environnemental et l’utilisation de solutions écologiques alternatives (utilisation du vinaigre blanc par exemple).