Les marchés publics ont connu ces dernières années plusieurs évolutions, notamment leur digitalisation. Et un des changements les plus important de leur digitalisation est la mise en place de la signature électronique. C’est la raison pour laquelle cet article se consacrera entièrement à ce sujet.
Tout d’abord, vous devez savoir que si l’acheteur public ne l’impose pas explicitement la signature électronique n’est pas obligatoire dans les marchés publics. Techniquement vous pouvez encore signer les documents à la main et les scanner avant leur envoi. Cependant, cette méthode de signature traditionnelle ne certifie pas la qualité originale du document scanné et votre document sera considéré comme une simple copie. A contrario, l’absence d’obligation de recours à la signature électronique n’interdit pas son utilisation. Autrement dit, même si l’acheteur ne l’impose pas, vous pouvez tout à fait utiliser le mode de signature électronique.
Sachez quand même que de plus en plus d’acheteurs publics imposent une signature électronique. Notamment lors de la signature du contrat final. Dans ce cas-là vous devez absolument opter pour une signature électronique. Pour savoir si vous y êtes obligé, vérifiez dans le règlement de consultation les instructions de l’acheteur relatives à la signature des documents.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Il s’agit d’un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite.
L’Article 1366 du code civil précise la valeur juridique de la signature électronique « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »
Les 3 objectifs de la signature électronique sont de :
- Certifier l’intégrité d’un document c’est-à-dire s’assurer que le document n’a pas été modifié entre sa signature et sa consultation
- Authentifier son auteur : s’assurer de l’identité de la personne signataire
- Rapporter la preuve du consentement du signataire
REMARQUE :
Pour pouvoir utiliser ce mode de signature électronique vous devez détenir un certificat de signature électronique. Ces certificats sont vendus par un certain nombre de prestataires, que nous présenterons un peu plus bas
Quelle est la durée et le prix d’un certificat de signature électronique ?
Une fois que le certificat de signature électronique est mis en place par votre société, vous le détenez pour une durée d’1 à 3 ans selon l’option choisie.
Le prix annuel d’un certificat de signature électronique est entre 80 et 300€, selon les prestataires et la durée d’abonnement.
Quelles sont les différents types de signature électronique ?
La signature électronique standard – Niveau 1
C’est une signature manuscrite sur un appareil électronique ou une signature manuscrite scannée.
Sa valeur juridique est limitée. La signature ne garantit pas l’intégrité des données signées et l’identité du signataire. Son objectif est de simplifier des processus internes comme la signature de commandes, d’accusés de réception ou d’autorisations.
La signature électronique simple – Niveau 2
C’est une signature qui s’appuie sur le principe de la double authentification du signataire via son adresse email et son numéro de téléphone.
Ce type de signature convient pour les documents qui ont de faibles impacts juridiques et financiers.
Elle garantit un minimum l’identité du signataire.
La signature électronique avancée avec certificat qualifié – Niveau 3
C’est une signature de niveau 3 qui utilise une clé privée accessible seulement par le signataire. Cette clé privée permet l’identification du signataire. Elle lie la signature à son auteur et garantit l’intégrité du document signé.
Pour mettre en place une signature électronique avancée avec certificat qualifié, le signataire doit transmettre sa pièce d’identité au prestataire de signature électronique. Ce dernier va procéder à des vérifications et des contrôles pour l’authentifier.
C’est la signature la plus utilisée par les sociétés. Vous la trouverez le plus souvent lors de signatures de factures dématérialisées, de contrats de travail, de compromis de vente immobilière, etc. Pour qu’elle soit valable, elle doit répondre aux exigences de la norme eIDAS (nous y reviendrons). Ce type de signature est valable pour les marchés publics.
La signature électronique qualifiée – Niveau 4
C’est la signature la plus robuste sur les plans technique et juridique. Selon le code civil, il s’agit de la seule signature qui est équivalente à une signature manuscrite. Elle correspond au niveau 4 en termes de sécurité.
Ce type de signature demande deux exigences :
- L’identité du signataire doit être validée en amont en physique ou à distance selon certaines conditions. Cette validation doit se faire par une autorité de certification électronique.
- Une clé de signature cryptographique qui est un token physique (une clé USB, une carte à puce, etc). Le matériel est délivré uniquement à une personne physique. Une entreprise ne pourra signer qu’au travers d’un représentant habilité (personne physique). Il y a un contrôle régulier pour savoir si la personne a toujours en sa possession la clé de signature.
Nous retrouvons cette signature souvent pour les actes authentiques comme des notaires ou huissiers. Nous la retrouvons également de plus en plus dans les marchés publics car certains acheteurs publics peuvent la demander.
REMARQUE :
Retenez donc que dans les marchés publics et lorsque les acheteurs le demande, ils souhaitent une signature électronique de niveau 3, et de plus en plus de niveau 4.
Quelle signature électronique choisir pour un appel d’offres public ? Avancée ou qualifiée ?
Pour les marchés publics, les deux signatures électroniques autorisées sont les signatures de niveau 3 et de niveau 4 qui sont la signature avancée avec certificat qualifié et la signature qualifiée.
La signature avancée avec certificat qualifié est suffisante, car elle est plus accessible et vous pouvez la mettre en place plus facilement.
Plusieurs prestataires qualifiées eIADS (nous expliquons en dessous la signification de la norme) proposent des certificats compatibles pour des appels d’offres publics. Nous pouvons citer les prestataires suivants :
- Docusign
- CertEurope
- Chambersign
- Certigna
- Certinomis
- Universign
Quelles sont les caractéristiques de la signature électronique ?
- Authentique : l’identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière certaine pour une meilleure traçabilité de la signature.
- Infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour un autre, contrairement à une signature manuscrite qui peut être falsifiable facilement.
- Non réutilisable : la signature fait partie du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document qui doit être également signé.
- Inaltérable : une fois que le document est signé, on ne peut plus le modifier ce qui permet de garantir l’intégrité du document.
- Irrévocable : la personne qui a signé ne peut le contester.
Les avantages de la signature électronique par rapport à la signature manuscrite
Les avantages de la signature électronique sont les suivants :
- Faciliter l’envoi et l’échange des documents qui peuvent se faire par un ordinateur ou un smartphone
- Accélérer la procédure de signature car ça permet d’éviter une présence physique des différents signataires
- Suivre en temps réel l’avancement des signatures, pour constater qui a signé et s’il y a besoin de relancer la ou les parties qui n’ont pas encore signé
- Permet un meilleur archivage des documents signés sur des serveurs ou d’autres systèmes d’archivage. Elle nous épargne également le besoin de numériser, scanner ou imprimer les documents papiers.
Combien de temps pour obtenir un certificat de signature électronique de niveau 3 ou 4 ?
Pour la mettre en place l’entreprise doit faire l’acquisition d’un certificat de signature auprès d’un prestataire de services. L’obtention d’une signature électronique peut prendre entre 15 jours et 1 mois. Nous vous conseillons d’anticiper votre demande par rapport au planning de la consultation à laquelle vous souhaitez répondre. Nous constatons que beaucoup de sociétés, font la demande en urgence et se retrouvent en difficulté sans signature électronique. Si votre objectif est de répondre à des marchés publics, pensez rapidement à mettre en place cette solution. C’est également un gage de sérieux de votre entreprise qui peut être apprécié par l’acheteur public.
C’est quoi la norme eIDAS ?
eIDAS « electronic Identification And Trust Services » est une réglementation qui permet la vérification de l’identité des particuliers et des entreprises et le contrôle de l’authenticité des documents électroniques. Cette norme est applicable dans tous les pays de l’Union Européenne depuis 2016.
La signature avancée avec certificat qualifié et la signature qualifiée doivent répondre aux exigences de la norme eIDAS pour être valables. Les prestataires qui fournissent ces 2 types de signatures doivent posséder la certification de cette norme et seul l’organisme LSTI l’octroie.
CONSEIL :
Avant de choisir le prestataire qui vous fournira votre certificat de signature électronique vérifiez donc bien qu’il possède la certification eIDAS.
