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Analyse des offres dans les appels d’offres publics : que faut-il savoir ?

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Vous êtes en train de répondre à un marché public et vous souhaitez comprendre comment l’acheteur analysera votre proposition technique et commerciale.

Nous allons voir ensemble dans cet article, tout ce qu’il faut savoir sur ce sujet.

Dans le processus d’appel d’offres d’un marché public, l’analyse des offres est une étape très importante pour l’acheteur car elle doit se faire avec grande précaution. L’acheteur public doit faire preuve d’une transparence totale sur deux aspects. Le premier, dans sa communication des critères d’évaluation des offres lors de la publication de la consultation. Et le second, dans ses raisons d’attribution ou de rejet d’un marché à une société candidate lors de l’attribution du marché. Ces informations doivent être claires et précises. Si ces deux conditions de transparence ne sont pas remplies, la procédure d’appel d’offres peut être contestée par un des candidats et donc rendre la consultation infructueuse.

Un appel d’offres qui est rendu infructueux est un réel casse-tête pour les pouvoirs adjudicateurs, car il faut relancer à nouveau toute la procédure de consultation. Les délais peuvent devenir très difficiles à tenir, et cela peut entrainer le retard d’une prestation.

Par exemple : Imaginez une consultation pour des travaux d’agrandissement d’une école élémentaire pour la prochaine rentrée scolaire. Les travaux doivent être faits durant les vacances d’été et se terminer à une date précise. Si le marché en question est rendu infructueux, les délais vont s’allonger et les travaux peuvent poser des problèmes au donneur d’ordre car la rentrée scolaire ne pourra pas être décalée.

 

Vous êtes maintenant conscient des enjeux que représentent la transparence de l’acte d’évaluation des offres pour les acheteurs publics.

A présent, nous vous livrons dans ce qui suit tous ce qu’il faut savoir pour optimiser au maximum vos chances de remporter un marché.

Prendre connaissance du règlement de consultation

Avant de commencer à rédiger votre proposition technique et commerciale, la première chose à faire est d’identifier dans le règlement de consultation (RC) tous les éléments publiés par l’acheteur public sur le volet « évaluation des offres ». Vous pouvez aussi retrouver ces éléments dans les avis de marché, mais avec moins de précision que dans le RC. A noter également que dans les marchés privés, les acheteurs donnent l’ensemble des informations dans le règlement de consultation. Il est important de bien analyser les critères d’évaluation, pour comprendre les attentes de l’acheteur, avant de vous lancer dans la rédaction de votre proposition.

Pour assurer une égalité de traitement, les critères de sélection des candidats doivent être affichés dès le départ et aucune modification de ces critères n’est possible pendant le processus de consultation.

Comment se passe l’évaluation par l’acheteur ?

A la réception de l’ensemble des offres, l’acheteur va dans un premier temps vérifier la recevabilité de votre offre. Toutes les offres inappropriées, inacceptables ou irrégulières sont mises de côté. Afin d’éviter de rentrer dans un de ces 3 cas, vous devez être vigilant sur les règles à suivre et ne pas commettre les erreurs suivantes :

  • Envoyer votre réponse après l’heure et la date de remise des offres ;
  • Oublier de remettre les documents administratifs obligatoires demandés par l’acheteur ;
  • Remettre une offre financière qui n’a pas de cohérence au niveau économique (offre anormalement basse par exemple) ou qui ne rentre pas dans le budget du donneur d’ordre ;
  • Remettre une offre qui n’a pas de lien avec l’objet du marché, et qui ne répond pas à aux besoins de l’acheteur.

 Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, la section « Votre offre sera-t-elle recevable ? » d’un de nos articles explique plus en détail les offres inappropriées, inacceptables ou irrégulières.

Une fois que l’acheteur s’est assuré que vous remplissez l’ensemble des critères de recevabilité, il va analyser votre offre en deux étapes. D’abord la partie technique puis la partie financière. Ces deux aspects vont lui permettre de déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse. Dans le langage de la commande publique, le terme « offre économiquement » peut prêter à confusion. Mais sachez qu’il prend en compte l’aspect technique et financier, et pas seulement la partie financière telle qu’on pourrait le croire

Concernant la pondération du critère technique et financier, vous trouverez l’information également dans le règlement de consultation. Selon les appels d’offres, vous trouverez des différences de pondérations entre la partie technique et financière. Vous pouvez trouver une répartition 50%/50% comme une répartition 60%/40% ou 70%/30%. Cela dépendra de la nature du marché et de l’exigence de la prestation. Votre stratégie de réponse et le positionnement que vous choisirez devra être fait en fonction de cette information. Dans la suite de cet article, vous allez comprendre comment l’acheteur va évaluer votre offre technique et financière.

L’évaluation technique de l’offre

L’acheteur va analyser votre offre selon des critères d’attribution qu’il aura définis dans le règlement de consultation. Ces critères doivent être non discriminatoires et en lien avec l’objet du marché. Votre mémoire technique doit contenir toutes les informations qui vont permettre à l’acheteur de le rassurer sur les aspects en lien avec les critères qu’il a définis. Il serait regrettable de ne pas gagner de points sur un critère technique parce que vous n’auriez pas bien pris connaissance au préalable du règlement de consultation.

Les critères d’analyses que l’on retrouve la plupart du temps dans les règlements de consultation sont les suivants :

Sur la qualité de la réponse

  • Compréhension du contexte, des besoins et des enjeux du projet
  • Respect du cadre de réponse et lisibilité de l’offre

Sur les moyens humains (les ressources)

  • Correspondance des ressources aux besoins
  • Qualité des profils et compétences
  • Répartition des rôles
  • Capacité à monter en charge rapidement

Sur les prestations opérationnelles :

  • Déploiement et démarrage de la prestation
  • Facteurs clefs de réussite et les moyens mis en œuvre
  • Organisation proposée
  • Mise en œuvre des méthodes éprouvées, les expériences dans les projets similaires
  • Continuité de service

Sur la qualité, la prévention et la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) :

  • Gestion de la qualité
  • La prévention des risques professionnels
  • La politique RSE

Cette liste n’est pas exhaustive. Vous pouvez évidemment retrouver d’autres critères techniques d’attribution spécifiques à un marché particulier. A la fin de la réalisation de votre mémoire technique, nous vous préconisons de faire une auto-évaluation de votre document en le faisant correspondre avec les critères d’évaluation indiqués par l’acheteur. Cet exercice vous permettra de cerner d’éventuels points que vous auriez oubliés ou que vous n’auriez pas assez détaillé. Le poids de la pondération des sous critères peut être une boussole et indique souvent les points sur lesquels vous devez accentuer votre argumentaire.

Exemple : Si un acheteur public applique une pondération de 30% sur un critère lié à la démarche qualité, alors que les autres critères techniques s’élèvent à 15%, vous devez absolument vous concentrer sur cet aspect. L’objectif est de rassurer l’acheteur de votre capacité de réalisation en lien avec les aspects qu’il considère importants. Cela doit vous faire gagner de précieux points qui peuvent être déterminants dans la notation finale. Souvent l’attribution d’un marché se joue sur des détails. N’hésitez pas à maximiser vos chances en appliquant des ajustements de ce type.

L’évaluation financière de l’offre

La partie financière est essentielle dans l’attribution d’un marché public. Selon la nature du marché, c’est le critère auquel ont affecte la plus grande pondération. Cela étant, de plus en plus d’acheteurs donnent de l’importance à la partie technique dans les marchés publics.

Vous devez réfléchir à votre stratégie pour appliquer vos tarifs. Car selon les informations que vous lirez dans le règlement de consultation, vous pouvez percevoir ce qu’attend l’acheteur des candidats. La lecture du poids de la pondération de l’offre financière doit se comprendre de la manière suivante :

Si la pondération de la partie financière est importante (au-dessus de 70%), vous pouvez en déduire que l’acheteur souhaite des prix compétitifs et que le prestataire qui sera sélectionné devra faire des efforts sur cet aspect-là.

Si la pondération entre la partie financière et technique est relativement équilibrée (à savoir en dessous et jusqu’à 60% pour la partie financière), l’attribution du marché ne se jouera pas uniquement sur l’aspect financier. L’acheteur attend aussi une offre technique écrite de qualité. Vous pouvez donc proposer une offre financière plus chère que dans le premier exemple vu juste avant… La pondération de la partie financière ne vous pénalisera pas autant au niveau de la note globale.

Vous souhaitez savoir comment l’acheteur va noter votre offre financière ?

La méthode de calcul que nous allons voir, est celle des écarts avec l’offre la moins disante (l’offre la moins chère). Cette méthode de calcul est la plus facile et la plus utilisée par les acheteurs. Cela étant dit, gardez en tête que d’autres méthodes sont parfois utilisées.

Concrètement, le calcul des écarts consiste à octroyer la note maximale à l’offre la moins disante. La notation des autres offres se fait en rapport avec l’écart constaté de ces dernières et de l’offre la moins disante.

Voici un exemple concret :

Les offres financières des entreprises sont les suivantes :

  • Entreprise 1 : 1000€
  • Entreprise 2 : 1300€
  • Entreprise 3 : 1500 €
  • Entreprise 4 : 1600€

La pondération financière de cette consultation est de 70%. 70 points sur 100 sont alloués à la partie financière.

  • L’entreprise 1 obtient la note maximale de 70 car c’est l’offre la moins disante (offre la moins chère)
  • L’entreprise 2 obtient une note de 53,84 (1000/1300*70)
  • L’entreprise 3 obtient une note de 46,66 (1000/1500*70)
  • L’entreprise 4 obtient une note de 43,75 (1000/1600*70)

La formule est donc la suivante : le montant du candidat le moins disant / Le montant du candidat examiné * le nombre de point maximum pour le critère prix.

Vous connaissez désormais une des méthodes de calcul les plus utilisés par les acheteurs… A la fin de la consultation, si vous n’avez pas remporté le marché, vous pouvez demander à l’acheteur votre note et celle des autres candidats.

 

Astuce : Grâce à la notation vous pouvez savoir assez simplement la différence de prix qu’il existait entre votre offre et celle de la société ayant remporté le marché. Cette information est très importante car vous allez pouvoir améliorer votre offre lors des prochaines consultations et remporter des marchés publics à votre tour !

 

Vous connaissez maintenant la recette des acheteurs pour évaluer votre offre. Si vous avez des questions sur ce sujet, n’hésitez pas à prendre contact avec nous.

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