Comment faire un mémoire technique pour répondre à un marché public ?

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Rédiger mémoire technique marché public

Vous souhaitez répondre à un marché public qui vous intéresse et qui correspond à votre champ de compétence ! Vous êtes motivé et plein d’entrain pour remporter ce marché. Oui mais voilà…à la lecture des documents transmis par l’acheteur public, vous vous êtes aperçu qu’il fallait rendre un document nommé « mémoire technique ».

Mais qu’est-ce que ce document dont l’intitulé peut à priori refroidir ? comment le rédiger avec complétude et professionnalisme ? quelles sont les règles et les codes à connaitre pour mettre en avant votre offre ?

Nous répondrons à toutes ces questions dans cet article.

Ce qu’il faut savoir avant de commencer votre mémoire technique

Plusieurs terminologies pour une même signification

Tout d’abord, il faut savoir que ce document peut revêtir plusieurs appellations telles que : « Mémoire explicatif », « note méthodologique », « notice explicative », « mémoire technique explicatif » et assez communément « offre technique ». Tous ces termes signifient la même chose et peuvent être utilisés dans les appels d’offres

Pour la suite de cet article nous utiliserons le terme « mémoire technique » car c’est celui qui est le plus utilisé par les acheteurs publics

Qu'est-ce qu'un mémoire technique ?

Un mémoire technique est un document qui permet à une entreprise répondant à un appel d’offres de présenter officiellement et par écrit son offre technique. Il occulte la partie financière de l’offre et se concentre exclusivement sur les aspects liés à la réalisation de la prestation/service ou de la livraison de fourniture demandée par l’acheteur.

Ce document est presque systématiquement demandé lors des appels d’offres des marchés publics. Il peut également parfois l’être par certains acheteurs dans le domaine privé.

Il sert de support aux acheteurs pour comprendre et évaluer l’offre technique que vous proposez.

En conséquence le mémoire technique est LA pièce essentielle et déterminante pour remporter un marché public. Il doit donc être rédigé avec méthodologie afin d’être percutant aux yeux de son lecteur : l’acheteur public. Et in fine, vous donner toutes les chances pour remporter le marché.

Un mémoire technique, mais pour quoi faire ?

Le mémoire technique a un unique objectif : convaincre et motiver l’acheteur de retenir votre société pour le marché faisant l’objet de l’appel d’offres auquel vous répondez.

Pour ce faire votre mémoire technique doit répondre aux exigences principales qui sont les suivantes :

  • Être adapté à l’objet du marché ;
  • Rassurer l’acheteur sur la capacité de votre société à répondre à l’ensemble des besoins exprimés dans le cahier des charges transmis (Qualité du service ou de la livraison effectuée, respects des délais, compréhension des enjeux, apport de conseils, etc.). Il est possible d’intégrer des annexes si elles sont utiles pour valoriser votre capacité à faire (CV anonymes, qualifications, certifications, documents types, etc.).
  • Apporter des réponses claires et convaincantes en lien avec les critères de notation technique exprimés par l’acheteur dans le règlement de consultation.
  • Être présenté strictement sur la trame demandée par l’acheteur public si celui-ci en impose une explicitement. Dans le cas contraire vous trouverez dans la suite de cet article tous les éléments et toutes les informations à intégrer dans votre mémoire technique.
  • Soignez l’esthétisme de votre mémoire technique en insérant quelques images pertinentes, quelques tableaux, un sommaire, un pied de page et un en-tête. Cela permet de dynamiser et de rendre plus visuel la présentation de votre offre.

Notez que bien souvent le mémoire technique est annexé au contrat entre l’acheteur et la société attributaire du marché. Une fois le marché signé le mémoire technique devient alors une pièce contractuelle et la réalisation du marché doit pouvoir être réalisée telle que présentée dans celui-ci.

Pourquoi un mémoire technique de qualité est si important ?

Chaque appel d’offres est unique et possède ses propres spécificités. Sur certains marchés le poids de l’offre technique et plus fort que celui de l’offre financière. Et sur d’autres c’est le contraire.

Avant de vous lancer dans votre réponse il est donc primordial de savoir lire entre les lignes du règlement de consultation de l’acheteur pour établir votre stratégie de réponse adéquate aux attendus de l’acheteur.

En d’autres termes, sur un marché précis, si la notation technique pèse pour 30% et la notation financière pour 70%, cela signifie que l’acheteur sera très sensible au prix. C’est souvent le cas dans des marchés assez compétitifs dans lesquels il existe beaucoup d’acteurs et/ou dans les marchés qui demandent peu d’exigences sur la partie technique. Ça ne signifie pas que votre mémoire technique doit être bâclé car vous aurez la possibilité de gagner des points sur la partie technique même si votre offre commerciale est moins compétitive que celle de vos concurrents. Ces quelques points gagnés grâce à votre mémoire technique peuvent parfois vous faire remporter un marché même si vous n’êtes pas placé 1er sur la partie financière.

A contrario, sur un marché dont la notation technique pèse pour 60% et la notation financière pour 40%, cela signifie que l’acheteur sera très sensible à l’offre technique proposée. Vos efforts doivent dans ce cas se concentrer en priorité sur la rédaction de votre mémoire technique. Au stade de la remise de votre offre, le mémoire technique reste l’unique pièce vous permettant de faire le lien entre votre entreprise et l’acheteur, c’est votre unique force de vente. Vous comprenez alors toute l’importance de rédiger un mémoire technique professionnel, percutant et en adéquation avec les besoins exprimés par l’acheteur.

Comprendre le client public avant de lui soumettre votre offre technique

La compréhension du cahier des charges c’est bien, mais la compréhension du besoin c’est mieux.

La compréhension du besoin…la base de tout !

Gardez à l’esprit que selon la nature du marché, il peut exister un, voire deux types de besoin. Une société candidate à un appel d’offre doit pouvoir les cerner et les comprendre.

1/ Le besoin explicite : Il s’agit du besoin tel qu’exprimé noir sur blanc dans le cahier des charges.

2/ Le besoin implicite : Comme son nom l’indique, il est plus compliqué à cerner. L’acheteur qui rédige un cahier des charges se retrouve dans la même position qu’une société candidate qui souhaite rédiger un mémoire technique. Il doit traduire noir sur blanc l’expression de son besoin. L’exercice est difficile. Le besoin peut parfois être mal traduit et/ou pas de manière exhaustive.

Le premier type de besoin est relativement simple à cerner lorsqu’il s’agit de votre activité. Il suffit de lire le cahier des charges pour comprendre les exigences et les enjeux du marché.

Les questions que vous devez-vous poser sont : comment savoir s’il existe un besoin implicite dans le marché auquel je souhaite répondre ? Et s’il en existe un, comment le connaitre ?

Deux solutions se présentent à vous :

1/ Après avoir pris connaissance du cahier des charges, interrogez l’acheteur si vous avez des doutes sur des aspects qui vous semblent peu clairs ou qui manquent de précisions. Ses réponses peuvent vous apporter plus de matière et vous permettre de comprendre des informations non inscrites explicitement sur le cahier des charges. Un coup de fil ou un petit mail ne fait pas de mal…et peut vous aider grandement dans l’appréciation du besoin réel ! Tous les acheteurs n’apprécient pas ça. Nous vous invitons donc à tenter, mais si vous sentez que votre appel n’est pas le bienvenu, ne forcez pas. Ça pourrait vous desservir.

Sachez que certains acheteurs laissent la possibilité aux candidats à un appel d’offre de poser leurs questions en phase de consultation. C’est un bon moyen pour éclaircir des besoins éventuellement implicites. Néanmoins, par soucis d’équité, les réponses de l’acheteur sont toutes communiquées aux sociétés candidates. Privilégiez plutôt le petit coup de téléphone de 5 minutes pour en savoir plus et avoir une longueur d’avance sur vos concurrents.

2/ Engager des démarches commerciales en amont de la consultation

Engager des démarches commerciales en amont de la consultation pour connaitre les futures consultations et leur nature est un bon moyen pour cerner les besoins implicites. Elles peuvent être de deux natures :

  • La procédure de sourcing : Pour des besoins assez spécifiques ou qui n’ont jamais fait l’objet d’appel d’offres, l’acheteur public peut engager un sourcing ouvert. Ce sourcing ouvert a pour objectif de discuter assez librement avec un certain nombre de société pour comprendre comment le marché de son besoin est structuré et l’aider à définir son cahier des charges et sa stratégie achat. Cette procédure de sourcing se fait en amont de la consultation et permet donc aux sociétés y participant de discuter librement avec l’acheteur. Une société qui participe à ce type de procédure possède une vraie longueur d’avance sur les besoins implicites face à une société concurrente qui n’y a pas participé.

Si vous souhaitez en savoir plus, nous avons rédigé un article au sujet de la procédure de sourcing.

  • Travailler son réseau : On ne vous l’apprendra pas, mais travailler son réseau est essentiel pour développer son activité commerciale…même dans certains marchés publics. Disons les choses : une société de peinture qui a déjà travaillé pour une mairie, qui a donné satisfaction, et qui entretient des liens réguliers avec celle-ci, aura à priori plus de chances de remporter un nouveau marché qu’une société candidate inconnue au bataillon. Sous condition qu’elle ait une charge de travail et des ressources disponibles qui lui permette d’assurer le marché…

La société déjà connue par la mairie aura intérêt à être alerte des futures consultations qui sortiront en entretenant les discussions avec elle en amont de la consultation. Elle percevra alors déjà le besoin éventuellement implicite du cahier des charges à venir.

Quant à la société encore non connue, elle aura tout intérêt à remettre un mémoire technique complet, professionnel et personnalisé au besoin. Elle aura également tout intérêt à prendre contact avec l’acheteur comme nous l’avons préconisé en première solution. Cette réponse lui permettra de se faire connaitre par l’acheteur dans un premier temps, et de mettre en avant ses compétences et ses qualités. Et peut-être même de remporter un nouveau marché. Le cas échéant elle devra assurer la bonne exécution du marché pour gagner en légitimité et être à son tour alerte des marchés futurs et des besoins implicites non formulés dans les cahiers des charges à venir.

Soyez patient avec certains acteurs publics, vous allez peut-être perdre les premiers marchés publics auxquels vous allez participer, mais avec persévérance vous allez vous faire connaitre et remporter des marchés.

L’acte d’achat public, différent de celui du domaine privé

Avant de vous lancer dans la réponse à un marché public, vous devez savoir que l’acte d’achat public est particulier et unique pour les raisons suivantes :

  • Le mémoire technique reste l’unique support commercial entre la société candidate et l’acheteur public.
  • Contrairement au marché privé, le contrat public est relativement déséquilibré. Très souvent l’acheteur public considère que l’entreprise doit adhérer aux conditions qu’il va lui-même définir. Il impose ses propres conditions générales d’achat (CGA). Habituellement, dans les marchés privés, les sociétés définissent leurs conditions générales de vente (CGV) et ces dernières laissent place aux négociations.
  • Le contenu de l’expression de besoin appelé « Dossier de consultation des entreprise (DCE)» est plus normé que dans le domaine privé. Il est primordial de comprendre chacune des pièces qui le compose.
  • Le contenu de l’offre est elle aussi plus normée que dans le domaine privé. Vous devez respecter certaines règles et utiliser le vocabulaire des marchés publics (moyens techniques, moyens humains, etc.).

Votre offre sera-t-elle recevable ?

Avant l’évaluation de votre offre, voici quelques pré requis du code de la commande publique sur la recevabilité de votre offre :

Selon l’article Article L2152-2 du code de la commande publique, vous devez également savoir que votre offre est éliminée d’emblée si elle est considérée comme irrégulière, inacceptable ou inappropriée.

Offre irrégulière : Selon l’article Article L2152-2 du code de la commande publique « Une offre irrégulière est une offre qui ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, en particulier parce qu’elle est incomplète, ou qui méconnaît la législation applicable notamment en matière sociale et environnementale ».

Offre inacceptable : Selon l’article Article L2152-3 du code de la commande publique « Une offre inacceptable est une offre dont le prix excède les crédits budgétaires alloués au marché, déterminés et établis avant le lancement de la procédure ».

Offre inappropriée ; Selon l’article Article L2152-4 du code de la commande publique « Une offre inappropriée est une offre sans rapport avec le marché parce qu’elle n’est manifestement pas en mesure, sans modification substantielle, de répondre au besoin et aux exigences de l’acheteur qui sont formulés dans les documents de la consultation ».

Vous trouverez les règles de recevabilité d’une offre dans le code de la commande publique en ligne :

https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000037701019/LEGISCTA000037703645/#LEGISCTA000037703645

Vous devez connaitre l’état d’esprit de l’acheteur public

En tant qu’anciens acheteurs publics il nous semblait important de vous expliquer l’état d’esprit qu’adopte un acheteur lors de la lecture et par conséquent au moment de notation des mémoires techniques. Le but étant que vous compreniez comment il fonctionne et d’adapter votre offre en conséquence.

La première chose que vous devez savoir, c’est que l’acheteur ne lira probablement que quelques passages de votre offre et sûrement pas la totalité. En effet, un acheteur traite souvent plusieurs appels d’offres en parallèle. Il reçoit donc des dizaines et des dizaines d’offres de sociétés, parfois même sur des marchés complètement différents les uns des autres. Il ne lira pas l’exhaustivité de toutes les offres qu’il reçoit. C’est d’ailleurs pour cela que de nombreux acheteurs limitent le nombre de pages des offres techniques afin de pousser les sociétés candidates à synthétiser leur offre et à leur faciliter la lecture et la notation.

En conséquence, nous vous invitons à faire un mémoire clair, aéré et facile à lire pour que l’acheteur puisse trouver les informations qui l’intéressent très rapidement. Cela passe par un sommaire et un plan parfaitement détaillé. Pour un acheteur, le plus long est de devoir chercher les informations dans un mémoire. Si elles ne sont pas facilement trouvables cela risque d’impacter fortement la note technique.

Qui est le décideur final ?

A savoir : Il existe deux types d’acheteurs publics que sont les pouvoirs adjudicateur et les entités adjudicatrices.

  • Les pouvoirs adjudicateurs sont tous les établissements publics de l’état et les collectivités territoriales (Régions, départements, communes et groupements de collectivités territoriales). A eux seuls ils doivent représenter 90-95% du volume d’appels d’offres publics en France. Nous allons donc nous intéresser exclusivement aux pouvoirs adjudicateurs dans le processus de prise de décision que nous développons ci-dessous.
  • Les entités adjudicatrices exercent des activités d’opérateurs de réseaux (transport ou distribution de gaz, d’électricité, d’eau, les services postaux, les aéroports, etc…). Le processus de prise de décision est différent de celui des pouvoirs adjudicateurs. Mais la logique reste relativement la même selon les entités.

 

Derrière le terme « acheteur public » employé dans nos articles, se trouve plusieurs profils. Ils ont chacun leurs rôles et leurs intérêts.

  • Le technicien : C’est la personne qui rédige le cahier des charges et qui sera en charge de la bonne exécution du marché. On l’appelle aussi « prescription technique ». C’est elle qui jugera votre offre technique et qu’il faudra donc convaincre sur la partie technique. Elle établira un rapport d’analyse sur la base des critères d’évaluation inscrit au règlement de consultation. Elle présentera ce rapport en commission d’appel d’offres (CAO) auprès des élus.
  • L’administration : C’est la personne qui lance la procédure achat en s’assurant qu’elle suit les règles internes de l’administration mais surtout le code de la commande publique. Elle se charge d’établir le règlement de consultation et de publier l’avis de marché. C’est votre interlocuteur tout le long du processus achat.
  • La commission d’appel d’offres (CAO) : Elle est composée d’élus. Leur rôle est d’évaluer les offres reçues en tenant compte du rapport technique établit par le technicien. SI vous souhaitez en savoir plus, nous avons rédigé un article sur comment votre offre sera évaluée

Même si in fine, c’est la commission d’appel d’offres qui évaluent les offres, ces dernières sont évaluées sur la base du rapport d’analyse du technicien. En conséquence gardez à l’esprit que c’est le technicien qu’il faut convaincre avant tout.

La rédaction du mémoire technique

Maintenant que vous en savez davantage sur les tenants et les aboutissants de l’offre technique, il est temps de se lancer dans la rédaction du mémoire technique.

Cadre imposé ou carte blanche ?

Lorsque vous répondez à un marché public, deux options peuvent se proposer à vous selon ce qui est inscrit ou non au règlement de consultation.

  • La première, le cadre imposé : L’acheteur impose dans son règlement de consultation une trame de mémoire technique précise. Dans ce cas-là, nous vous invitons fortement à la suivre, sous peine de voir votre offre écartée de l’appel d’offres. Les acheteurs qui imposent des trames de réponses le font pour leur faciliter la lecture et donc l’évaluation des offres. SI vous ne suivez pas le cadre imposé, ça risque de ne pas leur plaire !

Si vous possédez déjà un modèle de mémoire technique il faudra alors récupérer les bonnes sections dans votre document pour l’adapter à celui demandé par l’acheteur. Ça n’est pas la mer à boire, mais c’est un peu plus de travail.

  • La seconde, aucun cadre imposé : Rien dans le règlement de consultation ne fait apparaitre de trame précise à suivre. Vous êtes donc libre d’inscrire dans votre mémoire technique ce que vous souhaitez et dans l’ordre que vous souhaitez. Ça semble super dit comme ça, oui mais ! Beaucoup de sociétés ayant eu affaire à cet exercice se sont retrouvées dans l’impossibilité d’écrire une offre technique, car pris par le fameux syndrome de la page blanche.

Si vous aussi la page blanche vous fait peur, pas de panique ! Dans la section suivante nous vous donnons une trame appréciée par les acheteurs publics et qui est relativement courante dans les réponses aux marchés publics. Elle devrait vous aider grandement dans vos futures réponses

Comment structurer son mémoire technique ?

Avant de se lancer dans la rédaction, il faut comprendre les attentes de l’acheteur public. Même s’il n’y a pas de trame imposée dans le règlement de consultation, il faut suivre une méthodologie bien précise appréciée par ce dernier.

Nous avons détaillé l’ensemble de ces éléments dans un article où l’on vous propose également un exemple de mémoire technique complet. Ce modèle doit vous aider à rédiger votre document.

Retenez surtout que la rédaction d’un mémoire technique est un exercice relativement simple à réaliser si vous mettez en avant les bonnes informations et utilisez les bons leviers.

Mais comment convaincre l’acheteur public ?

Savoir quoi mettre dans un mémoire technique c’est bien, mais savoir comment convaincre c’est mieux ! Voici nos conseils à appliquer pour retenir l’attention de l’acheteur et le convaincre que votre société est la meilleure pour son besoin.

  • Conseil N°1 : Différenciez-vous : Mettez en avant votre avantage compétitif vis-à-vis de vos concurrents. Faites ressortir vos principaux atouts. Si un ou plusieurs de ces atouts correspondent à ce que l’acheteur public attend, concentrez-vous à 100% dessus. Vous pouvez les mettre en avant dans le préambule, dans la présentation de votre entreprise et dans le récapitulatif des avantages de votre offre
  • Conseil N°2 : Personnalisez votre offre : Chaque client est unique. Et chaque client aime se sentir unique. De plus chaque besoin possède ses spécificités. Il est donc primordial d’adapter votre offre au besoin. Autrement vous pouvez être sûr que votre offre ne sera pas retenue.
  • Conseil N°3 : Hiérarchiser les informations de votre offre : Intégrez les éléments les plus importants de votre offre en début de mémoire. Pour cela nous vous invitons à suivre la trame de la partie précédente qui traite de la structure de votre mémoire technique.
  • Conseil N°4 : Rédigez des titres explicites et accrocheurs : L’objectif est de susciter l’intérêt de l’acheteur public.
  • Conseil N°5 : Intégrez des avis d’anciens clients : Il ne faut hésiter à intégrer des avis clients. Lire des recommandations d’anciens clients peut être très convaincant auprès d’un acheteur public.
  • Conseil N°6 : Faites une mise en page soignée : Evitez les gros paragraphes condensés. Privilégiez les graphiques, les photos et les illustrations pour faire ressortir les points essentiels. Jouez également sur les couleurs et n’oubliez pas la page de garde, le pied-de-page, l’en-tête et le sommaire !

Afin de convaincre encore plus, nous avons rédigé un article complet sur les techniques de ventes par écrit.

Un modèle réutilisable…bien évidemment !

Par pitié ne suivez pas les conseils qui vous invite à recréer intégralement un nouveau mémoire technique à chaque consultation, sous prétexte que chaque appel d’offres est unique. Vous y perdrez beaucoup de temps, d’énergie et surtout toute motivation pour continuer à répondre aux marchés publics. D’autant plus si vous essuyez quelques refus à la suite.

Il va de soi que chaque appel d’offres est unique et spécifique. Après avoir lu nos préconisations, vous devez vous dire « quel travail de titan » pour rédiger un mémoire technique. Mais la bonne nouvelle c’est qu’une fois que vous aurez fait l’exercice de le rédiger une première fois pour répondre à un appel d’offres, votre modèle de mémoire technique sera réutilisable.

C’est là que toute la nuance se fait : « modèle » ne signifie pas « document tout prêt, tout cuit, prêt à être envoyé tel quel et occultant les spécificités de chaque appel d’offres ». Voyez plutôt votre modèle comme une trame et du contenu dont une partie est réutilisable et dont une autre est ajustable/personnalisable au regard des spécificités du nouveau marché auquel vous souhaitez répondre.

Cette approche vous permettra de capitaliser sur vos rédactions précédentes et donc de gagner un temps incroyable. Plus le temps passera et plus vous répondrez à des marchés publics ayant des spécificités différentes. Cela étant selon votre métier/votre activité, vous vous apercevrez assez rapidement que des spécificités peuvent être communes à plusieurs marchés. Vous pourrez alors créer des sous-modèles sur la base du « modèle mère » de manière à capitaliser encore plus et à créer votre réponse plus rapidement.

Prenons un exemple pour illustrer nos propos. Vous êtes électricien et souhaitez profiter du levier que représente les marchés publics pour doubler votre chiffre d’affaires.

Après avoir répondu à des dizaines de marchés publics, vous pourriez tout à fait avoir catégorisé vos mémoires techniques reflétant la majorité des besoins exprimés dans les cahiers des charges lus sur vos dernières réponses :

  • Modèle N°1 : Installation neuve courant fort/courant faible (marché pour projet ponctuel)
  • Modèle N°2 : Rénovation / Mise en conformité (marché pour projet ponctuel)
  • Modèle N°3 : Installation réseau domotique (marché pour projet ponctuel)
  • Modèle N°4 : Dépannage (marché pour interventions ponctuelles via un marché cadre de 5 années)

Ces 4 modèles fait sur la base du mémoire de base vous permettront de faire des réponses plus pertinentes et plus rapides. La professionnalisation de vos réponses passe aussi par là.

La relecture, une nécessité

Une des erreurs fréquentes et peu appréciées par les acheteurs est de découvrir dans un mémoire technique, des éléments d’un autre client ou des informations absolument pas adaptées (voire hors-sujet) aux spécificités du besoin exprimé. Soyons clair, si vous commettez l’erreur, il y a de fortes chances pour que vous soyez hors-jeu d’emblée. Selon l’acheteur, il peut considérer que votre mémoire technique est un copier-coller. Il risque même ne pas vouloir continuer à parcourir votre offre technique.

En conséquence, avant chaque envoi de réponse à un marché public, assurez-vous :

1/ Qu’aucun paragraphe ne soit hors-sujet au regard du besoin exprimé

2/ Le cas échéant : Que le nom du client, l’intitulé de sa Direction, son logo et l’intitulé de l’objet du marché sont corrects dans l’ensemble du mémoire technique.

C’est bête mais ça vous évitera bien des surprises. Nous avons vu tellement de petites erreurs d’inattention de cette nature ayant discrédité les offres transmises.

Pour les éviter, la relecture est essentielle.

Nous vous conseillons également de ne pas rédiger votre mémoire technique sur une trame réalisée pour un client précédent.  Votre rédaction doit se faire sur la base de la trame modèle qui est vierge d’informations relatives à un client quelconqu

Vous êtes à présent armé pour rédiger un mémoire technique de qualité !

Si vous préférez vous affranchir de cet exercice de rédaction, par manque de temps pour tout autre raison, nous vous proposons des modèles de mémoire technique complets et adaptés à votre métier.

Modèle mémoire technique Marché public

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