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Cadre de réponse à un appel d’offre public : Modèle Mémoire technique

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Vous souhaitez répondre à un appel d’offres public ? nous allons voir ensemble dans cet article toutes les étapes pour le faire. La méthode est simple à mettre en place. Nous vous invitons à l’appliquer pour réussir votre réponse à l’appel d’offres.

Etape 1 : La phase de recherche d’appel d’offres

Cette première étape est importante, car c’est celle qui vous permettra d’identifier un appel d’offres qui vous intéresse. Il existe de nombreux sites pour trouver des avis de marché en ligne. Les 3 principaux sites sont :

  • Le BOAMP : Bulletin officiel des annonces des marchés publics. C’est le site avec le plus grand nombre d’avis de marché ;
  • Le JOUE : Journal officiel de l’Union Européenne. Vous y trouverez des marchés avec des montants conséquents ;
  • PLACE: C’est la plateforme sur laquelle on retrouve tous les marchés de l’Etat.

Sur ces 3 sites vous pouvez également mettre en place des alertes automatiques afin d’être alerté dès qu’un nouveau avis de marché parait en ligne. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur la veille et la mise en place d’alertes automatiques.

Par ailleurs, sachez que chaque région Française (parfois même les départements) a des plateformes en ligne sur lesquelles vous pouvez trouver des avis de marché. Pour retrouver ces sites, vous pouvez renseigner sur votre moteur de recherche le nom de votre département + « marchés publics ».  Par exemple si vous renseignez « gironde marchés publics », vous trouverez la plateforme contenant les avis de marché du département de la gironde.

Une fois que vous avez trouvé un avis de marché qui vous intéresse, voici les étapes à suivre pour faire une réponse à un appel d’offres.

Etape 2 : Analyser les exigences et les attentes de l’acheteur avant de répondre à l’appel d’offres

Cette étape vous évitera de vous lancer dans une réponse en commettant des erreurs. Pour cela, la première chose à faire est de télécharger le DCE qui est le dossier de consultation des entreprises. Vous pouvez télécharger ce dossier gratuitement en ligne sur la plateforme de l’acheteur.

Il y a la possibilité de télécharger le DCE sans créer de compte. Cependant si vous souhaitez recevoir les éventuelles notifications pour vous avertir des mises à jour que pourrez faire l’acheteur, vous devez créer un compte et télécharger le DCE via ce compte. Si l’acheteur modifie par exemple le planning de la consultation, vous recevrez une notification vous avertissant de cela. Si vous êtes pressé et que vous souhaitez uniquement jeter un coup d’œil sur le DCE, le téléchargement en quelques clics sans inscription est plus adéquat.

Maintenant le DCE téléchargé, nous allons vous aider à l’analyser pour gagner du temps. Vous trouverez dans ce dossier les éléments suivants :

  • Règlement de consultation (RC) : il s’agit du document le plus important, car vous trouverez toutes les règles pour répondre à l’appel d’offres.
  • L’acte d’engagement (ATTR1) : c’est le document qui va vous engager dans votre offre de prix et les clauses du marché
  • Le CCTP (Cahier des clauses techniques particulières): c’est le cahier des charges où vous trouverez la description du besoin. Le mémoire technique que vous rédigerez pour répondre à l’appel d’offres devra reprendre toutes les exigences formulées dans le cahier des charges.
  • CCAP (Cahier des clauses administratives particulières) : c’est le document qui regroupe toutes les clauses du marché qui sont liés aux délais de paiement, aux pénalités, aux garanties, etc.
  • La DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire) : c’est le document qui sera votre proposition commerciale. Vous devez la compléter et la transmettre à l’acheteur.
  • Le BPU (bordereau de prix unitaire), c’est un complément de la DPGF mais avec les prix unitaires. Ce dernier document n’est pas présent pour tous les marchés dans lesquels la DPGF est demandée. Par ailleurs, dans certains cas exceptionnels il se peut que ce soit l’unique document demandé (tout comme le DPGF, qui lui en revanche est demandé dans la majorité des marchés). C’est le cas notamment pour les marchés pour lesquels l’acheteur ne connait pas précisément la nature exacte et/ou les quantités dont il aura besoin à l’avenir et en cours de marché. Dans ce dernier cas, il demande aux sociétés candidates de chiffrer de nombreuses choses et se réserve la possibilité de commander ou non.

Maintenant que vous connaissez les documents qui se trouvent dans le dossier de consultation, et avant de vous lancer dans la réponse à l’appel d’offres, vous devez avoir le reflexe de vérifier les éléments suivant dans le RC :

  • La date de remise des offres et les modalités de dépôt ;
  • L’allotissement du marché et les délais d’exécution du marché ;
  • Les prérequis de participation à l’appel d’offres, les critères d’attribution du marché ainsi que les pondérations associées à chaque critère ;
  • Les éléments liés à la dématérialisation : la taille et les formats des documents, l’utilisation ou non de la signature électronique.

Et dans le cahier des charges (CCTP), vous devez regarder :

  • Le périmètre, le lieu, la période, les délais et les modalités d’exécution du marché
  • Les clauses particulières et les besoins spécifiques de l’acheteur

Une fois que vous avez l’ensemble de ces informations à votre connaissance et que ces derniers ne sont pas contraignants pour vous, vous pouvez commencer à faire votre réponse à l’appel d’offres.

Etape 3 : Faire une candidature pour répondre à l’appel d’offres

Dans cette partie, l’acheteur évaluera votre capacité financière et technique. Vous devez donc présenter votre société sur plusieurs aspects et transmettre tous les documents administratifs demandés.

  • La partie administrative
    • Transmettre le DC1, le DC2 et le DC4 (si vous faites appel à des sous-traitants)
    • Attestation fiscale et sociale
    • Le Kbis, l’immatriculation de votre société
    • Les 3 dernières liasses fiscales
    • L’attestation de responsabilité civile
  • La capacité financière
    • Le chiffre d’affaires
    • Le résultat d’exploitation
    • Les chiffres d’affaires faits avec vos clients
    • Note financière (COFACE ou autre)
  • La capacité technique
    • Les moyens humains (les effectifs, etc.)
    • Les moyens matériels (les locaux, les moyens matériels, les moyens informatiques, véhicules, etc.).
    • Les références
    • Les certifications

Les acheteurs apprécient recevoir des candidatures complètes et lisibles. Ne négligez donc pas cette partie, qui permet à l’acheteur de vous connaitre avant même de prendre connaissance de votre offre technique et commerciale. Une candidature de qualité est la première étape pour taper dans l’œil de l’acheteur. Nous vous invitons vivement à la soigner.

Vous pouvez retrouver votre modèle de dossier de candidature prêt à l’emploi qui vous permettra de faire une candidature structurée et de qualité dans la section « nos documents ».

Etape 4 : Faire un mémoire technique pour gagner un appel d’offres

En plus de votre offre commerciale/financière via le DPGF et/ou le BPU, la dernière étape pour faire une réponse à un appel d’offres est l’offre technique. Cette offre doit être présentée dans un mémoire technique. Il s’agit du document le plus important dans votre réponse à l’appel d’offre car c’est l’unique document vous permettant de répondre point par point aux attentes de l’acheteur public. (Je télécharge mon mémoire technique).

Trame mémoire technique

Trame de mémoire technique

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Si vous rencontrez des difficultés pour rédiger votre mémoire technique ou si vous souhaitez l’améliorer, voici ce que vous devez savoir :

Comment structurer un modèle de mémoire technique ?

Que mettre dans un mémoire technique ? et comment le structurer ? Voici les fameuses questions que toute société qui se lance dans la rédaction de son mémoire technique se pose. Elles auraient d’ailleurs bien tort de ne pas se les poser car l’acheteur public, même s’il n’impose pas une trame précise de réponse, attend un certain nombre d’informations pour apprécier leurs offres. L’ensemble de ces informations à transmettre sont les suivantes :

Le Préambule : Il doit faire une page ou deux, pas plus. Il doit présenter synthétiquement les valeurs et l’état d’esprit de votre société. Vous pouvez préciser la raison de votre candidature et votre avantage compétitif en lien avec le marché auquel vous répondez. En fin de partie, n’hésitez pas à rappeler les coordonnées de l’interlocuteur de votre société qui sera en charge de l’appel d’offres tout au long de la procédure.

La compréhension des enjeux et des besoins : Dans cette partie vous devez démontrer à l’acheteur que vous avez compris avec finesse leur besoin et les enjeux associés. N’hésitez pas à repérer des redites ou des redondances dans leur cahier des charges. Souvent cela signifie que ces points sont importants à leurs yeux. Appuyez donc sur les 3-4 points qui ressortent (ces points portent souvent sur les dates d’échéances, la qualité, la mise sous contrôle des prestations). 2-3 pages suffisent.

La présentation de l’entreprise : Votre présentation d’entreprises doit être assez brève (3-4 pages) mais doit en dire assez pour rassurer l’acheteur. Citez quelques chiffres comme votre dernier chiffre d’affaires, l’évolution de celui-ci, le nombre d’effectif, etc…Intégrez un organigramme anonymisé. Mettez en avant les secteurs d’activités de vos clients habituels et vos champs de compétences.

Les références : Citez des références qui sont similaires à celle du marché auquel vous répondez. N’hésitez pas à indiquer le secteur d’activité, la période, la durée, le montant du marché et les facteurs clefs de réussites de chaque projet. Un minimum de 5-6 références significatives semble raisonnable pour la majorité des acheteurs.

Les moyens humains : Présentez l’organisation humaine que vous mettrez en place pour assurer la bonne exécution du marché. Vous pouvez mettre en avant la répartition des rôles et le plan de charge de chacun. Vous pouvez également intégrez des CV anonymisés si la prestation s’y prête. Cette partie doit être ajustée au plus proche du cahier des charges du marché public auquel vous répondez.

Les moyens matériels : Il s’agit de prouver à l’acheteur que vous possédez tous le matériel nécessaire pour mener à bien votre mission. Vous pouvez citer votre parc immobilier, votre parc de véhicules, vos moyens informatiques et tous autres matériels relatifs à la bonne exécution de la prestation.

La méthodologie de réalisation de projet : C’est le nerf de la guerre. C’est sur cette partie que l’acheteur va s’attarder le plus. Vous devez préciser avec un maximum de précision comment vous comptez assurer l’exécution du marché qui fait l’objet de l’appel d’offres. Cette partie doit être ajustée au plus proche du cahier des charges du marché auquel vous répondez.

Le système de management qualité : Présentez les dispositions que vous prenez pour vous assurer que l’exécution du marché respecte le niveau de qualité attendu par l’acheteur. S’ils existent, vous pouvez par exemple mettre en avant vos procédures de fonctionnement de votre activité, l’organisation de vos réunions périodiques et les comptes-rendus qui en découle, etc…

La démarche de prévention hygiène/sécurité : Présentez les dispositions que vous prenez pour assurer la bonne hygiène/sécurité de vos salariés et de ceux du client public lors de l’exécution du marché. Vous pouvez par exemple mettre en avant la formation que vous dispensez auprès de ces derniers.

La politique RSE : Présentez les dispositions de votre politique sociale, sociétale et environnementale. Si le marché vous le permet, mettez l’accent sur vos dispositions prises relatives au marché auquel vous répondez. Les conditions de travail de vos collaborateurs, la diversité, l’insertion des jeunes et des handicapés, le tri des déchets, l’utilisation de fournitures écologiques sont autant d’éléments appréciés par les acheteurs.

Le Récapitulatif des avantages de votre offre: Vous pouvez rajouter en guise de conclusion un récapitulatif de l’ensemble des éléments de votre offre que vous considérez comme des avantages.

Trame mémoire technique

Trame de mémoire technique

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Voici un exemple de trame complète et générique qui reprend les éléments que nous venons de présenter. Vous pouvez vous l’approprier et l’adapter à votre métier/activité pour rédiger votre propre modèle de mémoire technique. Nous espérons qu’elle vous aidera dans vos futures réponses :

  • Préambule
  • Compréhension des enjeux et des besoins
    1. Le contexte
    2. Le projet dans son ensemble
    3. Les objectifs du projet
    4. Les délais des travaux
    5. Les missions confiées qui nous seront confiées
  • Présentation de l’entreprise
    1. Notre entreprise en quelques mots / quelques chiffres
    2. Organigramme des collaborateurs
    3. Les secteurs dans lesquels nous intervenons et nos domaines d’expertises
    4. Nos certifications et formations professionnelle
  • Les références similaires à votre projet
  • Moyens humains affectes à votre projet
    1. L’équipe projet
    2. La répartition des rôles
    3. Disponibilités de l’équipe projet
    4. Le plan de charge de l’équipe projet
    5. Cv anonymes
    6. Gestion de la sous-traitance
  • Moyens matériels affectes a votre projet
    1. Locaux immobiliers
    2. Moyens informatiques et de communication
    3. Équipements de protection individuelle
    4. Autres matériels
  • Méthodologie de réalisation du projet
    1. Mode opératoire
    2. Management de projet
      1. L’organisation du projet
      2. Planning d’intervention
      3. Plan d’assurance qualité (PAQ)
      4. Communication
    3. Dispositions environnementales pour votre projet
  • Notre système de management qualité
    1. Organisation du système qualité
    2. Nos documents de cadrage
    3. Contrôles internes
    4. Amélioration continue des prestations
  • Notre démarche de prévention hygiène/sécurité
  • Notre politique RSE
    1. Démarche sociale
    2. Démarche environnementale
  • Récapitulatif des avantages de votre offre

Vous êtes à présent armé pour rédiger un modèle de mémoire technique complet. Si vous préférez vous affranchir de cet exercice de rédaction, par manque de temps pour tout autre raison, nous proposons des modèles de mémoire technique complets et adaptés à votre métier. Vous les retrouverez dans la section « Les documents ».

Vous êtes à présent armé pour rédiger un modèle de mémoire technique complet !

Si vous préférez vous affranchir de cet exercice de rédaction, par manque de temps pour tout autre raison, nous proposons des modèles de mémoire technique complets et adaptés à votre métier. Vous les retrouverez dans la section « Les documents ».

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