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Note méthodologique : dossier technique pour répondre aux appels d’offres

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Pièce souvent demandée dans les marchés publics, la note méthodologique est un élément clé pour répondre à un appel d’offres.

Ce document permet à l’acheteur d’évaluer les compétences techniques des candidats. Pourquoi soigner votre note méthodologique lorsque vous répondez à un appel d’offres ? Comment la rédiger ?

Nous vous accompagnons et vous aidons à peaufiner une note méthodologique efficace pour augmenter vos chances de remporter un appel d’offres.  

À quoi sert une note méthodologique dans un appel d’offres ?

Parfois appelée mémoire technique, la note méthodologique est destinée à présenter dans un premier temps l’entreprise soumissionnaire, ses moyens financiers et techniques, ses ressources humaines, ses références dans des projets similaires, etc.  

Ensuite, elle sert à exposer la solution proposée par l’entreprise pour répondre aux besoins spécifiques du client qui sont exprimés dans le cahier des charges. La note méthodologique est le document qui va servir de base à l’analyse technique des offres par l’acheteur.

Du côté de l’acheteur, c’est le seul document qui lui permet d’en savoir plus sur l’entreprise qui candidate à l’appel d’offres. C´est en s’appuyant sur le contenu de la note méthodologique que le pouvoir adjudicateur pourra évaluer la partie technique et donner une note sur cette partie-là. A noter que la partie technique est devenu de plus en plus importante dans les appels d’offres. Le prix n’est pas le seul critère de sélection, c’est pour cette raison que votre offre technique doit être bien rédigée.

L’objectif du dossier technique en appel d’offres est aussi de rassurer l’acheteur public sur la qualité de votre proposition, et que vous êtes en mesure d’exécuter le marché.

À titre d’exemple, si un pouvoir public a besoin d’un architecte pour l´extension d’un bâtiment administratif en créant un étage, plusieurs types de bureaux d’architecture pourront répondre à son besoin. Le prix va jouer mais c’est surtout à travers l’analyse de la note technique que la différence va se jouer entre les différents candidats.

Le mémoire technique permet de démontrer au client pourquoi il doit vous attribuer le marché, compte tenu de la valeur ajoutée de votre entreprise, de sa méthodologie de travail et du mode opératoire proposé. Il permet aussi de démontrer la cohérence avec votre prix, notamment au niveau du dispositif (nombre de jours hommes par exemple)

Comment rédiger une note méthodologique ?

La rédaction d’une note méthodologique pour un marché public est un exercice exigeant car elle doit s’adapter aux besoins spécifiques du client pour un marché déterminé. L’improvisation ou la simple reproduction d’une plaquette commerciale ne suffisent pas.

Comme c’est ce qui vous permettra de vous différencier de vos concurrents, ce document doit être à la fois cohérent et adapté à l’appel d’offres. Si le pouvoir adjudicateur n’exige pas une forme particulière, nous vous invitons à soigner la structure de votre note méthodologique.

Bien plus qu’une présentation générale de l’entreprise, il importe de montrer au client que vous avez compris son besoin précis et de lui apporter une solution sur mesure exactement adaptée au projet. Le mémoire technique doit être spécifique et conforme aux exigences du cahier des charges et du règlement de la consultation (RC).

Les notes méthodologiques ont évolué à travers le temps.  Les acheteurs intègrent désormais des exigences de développement durable, des clauses sociales ou des critères d’innovation. Le dossier technique doit donc être adapté, surtout dans un contexte de concurrence accrue qui entraîne une analyse de plus en plus pointue des offres. Il est courant de devoir intégrer dans la note méthodologique des aspects techniques, mais également sociaux ou environnementaux. Nous vous conseillons également de détailler la méthodologie que vous souhaitez mettre en place pour ce marché.

Alors que l’importance de la note méthodologique dans les marchés publics s´accroît, la pratique montre qu’une grande majorité des notes méthodologiques soumises aux acheteurs publics sont peu adaptées aux spécificités du marché et trop généralisées. La présentation du mémoire technique doit être de qualité, il est important de suivre une trame bien précise, que nous allons voir dans la suite de cet article.

Pourquoi le dossier technique est-il important ?

La sélection par l’acheteur se fait en pondérant des critères d’attribution au nombre desquels figure la note méthodologique. Son importance dans la note totale peut varier, mais la pratique montre que la note méthodologique représente souvent 40% à 60% de la note totale. Au-delà du critère financier, l’attribution de plus de la moitié des marchés publics se fait sur base de la note technique.

Cette pondération indiquée dans le règlement de la consultation (RC) permet aux entreprises qui souhaitent candidater de juger du poids de la note méthodologique dans la décision d´attribution.

Si un acheteur entend baser son attribution à 70% sur la valeur technique et à 30 % sur le prix, cela montre que le client considère le prix comme secondaire par rapport à la qualité technique. À l’inverse, si le critère financier est retenu à hauteur de 80 %, cela signifie que le travail de l´entreprise doit se centrer sur le prix final. Dans ce dernier exemple, le dossier technique ne doit pas être négligé car il pourrait départager deux offres au même prix. 

Malgré cela, de nombreuses entreprises se contentent toujours de proposer des prix agressifs et ne comprennent pas pourquoi elles n´ont pas emporté le marché. Vous connaissez désormais la réponse : la notation faible reçue sur la note méthodologique.

Exemple d’une note méthodologique efficace pour appel d’offres

 Nous vous rappelons que la structure de votre note méthodologique doit être précisément adaptée au marché afin de répondre à la demande. Nous vous présentons un exemple de structure de note méthodologique pour un appel d’offres architecture :

Présentation de l’entreprise

  • Présentation générale de l´entreprise : valeurs et organigramme
  • Spécialités et savoir-faire
  • Références 

Moyens humains 

  • Équipe en charge du projet
  • CV des architectes 

Moyens matériels 

Solution technique 

  • Description 
  • Déroulement et organisation
  • Qualité
  • Environnement

Comme nous l’avons vu, la note méthodologique permet de démontrer que votre proposition colle aux besoins de l’acheteur public. Un cahier des charges étant chaque fois spécifique, la rédaction de la note méthodologique doit y répondre avec précision.

S’inspirer d’un modèle de note méthodologique pour un appel d’offres peut aider pour la structure. Vous devez prendre votre temps pour faire un dossier technique de qualité. Plusieurs sociétés répondent à la dernière minute à des appels d’offres et transmettent aux acheteurs des mémoires techniques bâclés. 

Ne tombez pas dans le piège et consacrez à ce document l’énergie, le budget et le temps qu’il mérite. Pour préparer votre dossier d’appel d’offres, nous mettons à disposition un modèle de note méthodologique que nous appelons modèle de mémoire technique.  Cela vous permettra de présenter un dossier technique de qualité en y insérant les spécificités de votre offre.

Chez Qualisatis, nous avons un service pour vous accompagner dans la rédaction de vos mémoires techniques. Si vous souhaitez un accompagnement, vous pouvez nous contacter par mail, ou téléphone. Si vous souhaitez rester autonome, vous pouvez vous procurer directement un mémoire technique dans notre bibliothèque de documents disponible dans la section « nos documents ».

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