La gestion des appels d’offres publics consiste à déléguer le pilotage de l’activité à une entreprise ou une ressource spécialisée dans le domaine des marchés publics.
Passer par les services d’une entreprise ou d’une personne qui s’occupe de la gestion des appels d’offres peut s’avérer très avantageux pour votre activité. En effet, le fait d’externaliser la gestion des appels d’offres vous permettra de déléguer toutes les tâches administratives et commerciales liées aux marchés publics. L’entreprise ou la personne qui vous accompagnera le fera plus efficacement et rapidement car c’est son quotidien.
Pourquoi passer par un service de gestion des appels d’offres ?
La personne qui vous accompagnera dans la gestion des appels d’offres est le plus souvent appelée « gestionnaire d’appels d’offres » ou « chargé d’appels d’offres ». Elle a à sa charge toutes les étapes du processus de gestion de l’appel d’offres. Son travail consiste à ce que la réponse administrative, technique et commerciale soit de très bonne qualité, que l’ensemble des documents soient correctement remplis et envoyés à temps, tout en respectant le règlement de consultation de l’acheteur.
Le gestionnaire est garant du pilotage de votre réponse à l’appel d’offres.
Avoir recours aux services d’un gestionnaire d’appel d’offres est un investissement financier qui peut être rentabilisé assez rapidement. En effet, le gestionnaire d’appel d’offres à un objectif précis : vous aider à gagner des appels d’offres et donc augmenter votre chiffre d’affaires.
Cet investissement peut donc être déterminant si vous souhaitez faire grandir votre société.
Répondre aux marchés publics est un acte de développement commercial. Il est donc essentiel pour toute entreprise de s’y intéresser et de mettre en œuvre les moyens humains et/ou financiers pour profiter des opportunités que cela représente.
Répondre aux marchés publics nécessite beaucoup de temps et une connaissance assez pointue du fonctionnement des marchés publics. Si vos équipes commerciales en interne manque de temps et ne sont pas sensibilisées aux marchés publics, faire appel à un spécialiste externe pour la gestion de vos appels d’offres publics peut-être une décision intelligente.
Vos équipes pourront alors se concentrer sur les tâches qu’elles maîtrisent.
Quelles sont les missions d’une personne ou entreprise assurant la gestion des appels d’offre ?
Les missions d’un gestionnaire d’appel d’offres consistent à gérer toutes les tâches administratives et commerciales liées aux réponses aux appels d’offres publics pour le compte d’une entreprise. Concrètement, voici quelques missions que réalise un chargé ou gestionnaire pour la gestion de vos appels d’offres :
- Participe à la veille commerciale : avant de répondre aux marchés publics, vous devez mettre en place une veille efficace. La chargé d’appel d’offres se charge de mettre en place une stratégie de veille pertinente et de qualité.
- Rédige les réponses administratives, techniques et commerciales : Rédige et s’assure que tous les documents sont clairs, complets et respectent les critères exigés par l’acheteur qui est à l’origine de la consultation.
- Vérifie la conformité des documents : Vérifie que les documents nécessaires sont présents et qu’ils respectent les demandes de l’acheteur inscrits dans le règlement de consultation.
- Met en forme du dossier : Met en forme les documents pour que l’ensemble du dossier soit cohérent et lisible. La mise en forme du dossier comme la numérotation ou le nommage des documents prennent du temps mais cela participe à la qualité de votre réponse.
- Accompagne sur un aspect technique ou juridique : Peut accompagner l’entreprise en apportant son expertise et en répondant aux éventuelles questions qui peuvent se poser pendant la procédure. Son expérience est un atout pour débloquer certaines problématiques.
- Gère les délais : S’assure que les réponses sont envoyées à temps et que toutes les autres échéances sont respectées.
- Réalise le suivi du marché : Gère les relances, le cas échéant établit une synthèse des refus pour améliorer vos futures offres, suit la contractualisation.
Doit-on utiliser un logiciel de gestion des appels d’offres ?
Le marché des logiciels permettant la gestion des appels d’offres ne couvre malheureusement pas l’ensemble des tâches que nous venons de présenter. Il vous sera difficile de trouver un outil complet qui remplacera totalement le rôle d’un chargé d’appel d’offres. Le plus souvent, vous pourrez trouver des outils pour faire la veille automatique des appels d’offres qui sont publiés ou pour constituer votre offre technique.
Malheureusement ces outils remplacent difficilement un gestionnaire qui connait parfaitement les règles et normes régissant les appels d’offres publics, les exigences des acheteurs et les subtilités à comprendre et à apporter dans chacune de vos réponses aux appels d’offres.
Votre proposition technique et commerciale doit être convaincante et c’est le rôle du gestionnaire d’appels d’offres d’apporter et de mettre en perspective les valeurs ajoutées de votre offre et de votre entreprise.
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En résumé, faire appel à une entreprise de gestion des appels d’offres est une bonne idée si vous souhaitez développer votre activité.
En déléguant cette tâche à un professionnel dont c’est le métier vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier tout en optimisant vos chances de gagner des marchés.
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