Etape 1 appel d’offre : Faire de la veille pour en trouver
Les appels d’offres publics permettent aux entreprises de remporter des marchés publics pour des dépenses dépassant 40 000€ HT pour les services et 100 000 € HT pour les travaux.
Les acheteurs publics ont l’obligation de publier leurs appels d’offres au-delà de ce montant sur des plateformes en ligne. Ces publications sont nommées « avis de marché ».
La première étape des entreprises pour trouver des appels d’offres publics est de se rendre sur des sites tels que le BOAMP, le JOUE ou la plateforme PLACE, mais aussi sur des sites privés tels que France Marchés ou Marchés Online.
Il est aussi possible d’effectuer une recherche par zone géographique plus précise en se rendant sur les plateformes de la Région ou du Département concerné(e).
Astuce
Pour faciliter la recherche, il est recommandé de paramétrer les alertes automatiques sur ces plateformes. Les notifications des avis de marchés qui correspondent aux critères choisis seront alors envoyées par email, évitant ainsi de devoir se connecter régulièrement sur chaque plateforme et de manquer d’éventuelles opportunités publiées.
Etape 2 appel d’offre : Comprendre les contours du marché identifié
Une fois que l’entreprise a identifié un appel d’offres, qui correspond à ses critères, elle doit télécharger le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises), qui comprend toutes les pièces relatives à l’appel d’offres. Ce dossier contient notamment le règlement de consultation, l’acte d’engagement, le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), le bordereau de prix unitaire et/ou la décomposition du prix global et forfaitaire.
Les deux pièces principales à analyser sont le cahier des charges pour comprendre le besoin exact et le règlement de consultation pour comprendre les règles de l’appel d’offres.
Avant de répondre à l’appel d’offres, il est recommandé de faire le point sur plusieurs aspects tels que la zone géographique dans laquelle doit s’effectuer le marché, le besoin, le montant du marché, les exigences/prérequis obligatoires, les critères d’évaluation de l’offre, les délais de réponse, les pénalités éventuelles, les clauses éventuelles de révisions de prix, les options ou encore les reconductions du marché, etc. Une fois que ces informations sont connues, l’entreprise peut décider de répondre à l’appel d’offres ou de passer son tour.
Il est important de bien comprendre les exigences et les prérequis obligatoires avant de soumettre une offre pour un appel d’offres, afin d’éviter tout rejet de l’offre. Il est également important de prendre en compte les délais de réponse, qui peuvent parfois être relativement courts, et de s’assurer que toutes les pièces demandées sont incluses dans l’offre. Si des documents sont manquants ou que des informations sont incorrectes, cela peut entraîner le rejet de l’offre.
Par ailleurs, il est recommandé de vérifier si le marché proposé est en cohérence avec les activités de l’entreprise et si l’entreprise dispose des ressources techniques et humaines nécessaires pour répondre aux exigences de l’appel d’offres. Les entreprises doivent également prendre en compte les risques et les opportunités liés à l’appel d’offres, en évaluant les concurrents potentiels, les chances de remporter le marché et le coût de la participation à l’appel d’offres. Enfin, il est important de bien comprendre les clauses éventuelles de révisions de prix et de reconductions du marché, afin d’éviter toute mauvaise surprise lors que de l’exécution du marché.
Etape 3 appel d’offre : Constituer sa réponse
Enfin, vient la rédaction de l’offre technique, commerciale et administrative. C’est l’étape clef dans le processus de réponse. Cette dernière doit contenir un dossier de candidature, un mémoire technique et une offre commerciale. Il est recommandé de démontrer ses capacités à répondre aux besoins du marché et de répondre aux exigences de l’appel d’offres en détaillant les méthodes, les outils et les moyens que l’entreprise mettra en place pour réaliser le marché. Il est également important de proposer un prix compétitif et de respecter les délais fixés.
Il est essentiel de soigner la présentation de son offre technique, commerciale et administrative en respectant les consignes précisées dans le règlement de consultation. Les acheteurs publics peuvent être très exigeants sur la forme des documents et les exigences à respecter peuvent varier selon les appels d’offres. Il est donc important de vérifier que tous les documents sont complets et bien organisés, pour faciliter sa lecture et son évaluation par l’acheteur public.
Dans le mémoire technique, il est conseillé de démontrer une compréhension approfondie des besoins du marché et de proposer des solutions innovantes et efficaces. Il est également important de mettre en avant les compétences de l’entreprise, ses expériences réussies et ses références, pour prouver sa capacité à réaliser le marché.
Concernant l’offre commerciale, il est important de proposer un prix compétitif en respectant les exigences du cahier des charges et en faisant la projection de votre offre commerciale par rapport au montant publié dans l’avis de marché. Il est également recommandé de proposer des options (dans le cas où elles sont acceptées) pour donner plus de choix à l’acheteur public et augmenter les chances de remporter le marché.
Étape 4 appel d’offre : Déposer votre offre sur la plateforme dédiée
Une fois que vous avez rédigé votre offre technique, commerciale et administrative, il est temps de la déposer. Pour cela, vous devez respecter scrupuleusement les consignes précisées dans le règlement de consultation. Les modes de dépôt peuvent varier selon les appels d’offres, mais en général, les acheteurs publics acceptent les offres sous forme électronique via des plateformes dédiées.
Il est important de respecter les délais de remise des offres et de vérifier que tous les documents demandés sont bien inclus. En cas d’oubli, votre offre peut être rejetée.
Si vous avez des questions concernant le dépôt de votre offre, n’hésitez pas à contacter l’acheteur public pour obtenir des précisions. Il est important de prendre en compte que les réponses aux questions posées par les candidats sont communiquées à tous les candidats sur la plateforme où l’appel d’offres a été publié.
Après le dépôt de votre offre, il vous faudra patienter jusqu’à la date de clôture de l’appel d’offres. L’acheteur public examinera ensuite toutes les offres reçues et attribuera le marché au candidat retenu, en fonction des critères d’évaluation précisés dans le règlement de consultation.
Il est également essentiel de garder une trace de la date et de l’heure de dépôt de votre offre, ainsi que de toute communication avec l’acheteur public. Cela peut être utile en cas de litige ou de contestation ultérieure.
Par ailleurs, il est important de se conformer aux règles de confidentialité et de non-collusion lors du dépôt de votre offre. Tout échange d’informations entre candidats concurrents peut être considéré comme de la collusion, ce qui pourrait entraîner la disqualification de votre candidature.
Enfin, il est important de prendre en compte que l’étape du dépôt de l’offre ne marque pas la fin du processus d’appel d’offres. En effet, il peut y avoir des étapes supplémentaires telles que des négociations ou des clarifications avec les candidats avant l’attribution finale du marché.
➡️ En résumé
Chacune des étapes d’un appel d’offres est cruciale pour le succès d’une entreprise dans sa candidature à un appel d’offres public.
En effet, chaque étape constitue une opportunité de démontrer son expertise, sa capacité à répondre aux exigences du marché et sa compétitivité. Si une entreprise néglige une étape d’un appel d’offre, cela pourrait compromettre sa candidature et la priver d’une opportunité commerciale importante.
Il est donc essentiel pour les entreprises de respecter chaque étape d’un appel d’offre et de se préparer soigneusement à chacune d’entre elles pour maximiser leurs chances de succès.
