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L’accompagnement dans les appels d’offres publics

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Cet article vous intéressera si vous souhaitez un accompagnement ou une assistance pour répondre à un ou plusieurs appels d’offres.

Il vous intéressera d’autant plus si vous souhaitez augmenter vos chances de remporter des appels d’offres.

Vous ne savez pas comment répondre aux appels d’offres ?

Vous savez comment y répondre, mais vous avez connu un ou plusieurs échecs et aimeriez enfin décrocher vos premiers marchés ?

Si vous êtes dans l’un de ces cas, pas d’inquiétude. Nous verrons ici, les différentes possibilités pour atteindre vos objectifs.

Bien souvent, les entreprises ne prennent pas le temps de s’intéresser aux appels d’offres publics.

Pourtant ces derniers représentent une véritable opportunité de développement et de pérennisation du chiffre d’affaires !

Et lorsque certaines entreprises s’y intéressent, elles s’y intéressent souvent en urgence et/ou sans véritable expérience.

Les entreprises s’y intéressent le plus souvent dans les cas suivants :

  • Lorsqu’elles sont en difficulté financière ;
  • Lorsqu’elles ont perdu des clients majeurs ;
  • Lorsqu’un client public qu’elles connaissent leur évoque un appel d’offres précis et les incite à y répondre.

Malheureusement le manque d’expérience en plus du caractère d’urgence, n’est pas favorable pour faire une offre de qualité et donc gagner le marché.

Si vous êtes dans l’un de ces cas ou que vous venez de créer votre société, il est possible que vous ayez besoin d’un accompagnement pour répondre aux appels d’offres. A ce moment-là, deux possibilités peuvent être envisagées. Les voici :

La formation sur les appels d’offres

Première possibilité : Vous former et/ou former vos équipes pour répondre aux appels d’offres publics.

Cette option peut être intéressante dans les deux situations suivantes :

Si les collaborateurs formés ont pour vocation de rester dans l’entreprise à long terme.

Si vos collaborateurs en charge de répondre aux appels d’offres font ce travail de manière récurrente. Car dans le cas contraire, si vous ne répondez pas souvent aux appels d’offres à l’issue de votre formation, vous risquez d’oublier très rapidement toutes les tâches à effectuer. De plus, certaines actions ou certaines règles de la commande publique peuvent évoluer. Vous serez donc contraint de rester informé sur ces éventuelles évolutions et vous mettre à jour régulièrement.

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L’ accompagnement dans les appels d’offres

Deuxième possibilité : Se faire accompagner par une entreprise spécialisée dans les réponses aux appels d’offres.

Les avantages de cette solution :  

Cette entreprise spécialisée réalise cela au quotidien. Elle maîtrise donc parfaitement les réponses aux appels d’offres publics et tous les rouages et astuces qu’il faut connaître pour optimiser ses chances de gagner.

Vous gagnerez un temps précieux dans vos tâches quotidiennes

Vous ne solliciterez plus vos assistant(e)s et collaborateurs pour répondre aux appels d’offres. La grande majorité des assistant(e)s et collaborateurs ne sont pas, selon notre expérience, spécialisés dans la réponse aux appels d’offres publics. Ils pourront donc dédier leur temps à d’autres tâches que celle du développement commercial. Par exemple, votre assistant(e) pourra se concentrer sur des tâches plus pertinentes comme la facturation, la relance des clients, la prise de RDV, etc. Et si vous avez une équipe commerciale, ils auront plus le temps pour s’assurer de l’exécution des marchés, rencontrer les prospects, etc.

Si la charge de travail liée à la réponse aux appels d’offres ne justifie pas un temps plein ou même un mi-temps, faire appel ponctuellement à une société spécialisée dans les réponses aux appels d’offres est la démarche la plus pertinente.

Evidemment cet accompagnement a un coût. Mais vous le rentabiliserez assez rapidement grâce aux marchés que vous remporterez et grâce au temps que vous libérerez pour exercer votre métier plutôt que de répondre à des appels d’offres.

Vous conviendrez qu’il est préférable de passer sa journée à exercer son métier et assurer ses marchés en cours, plutôt que d’utiliser son temps à répondre à des appels d’offres publics qui n’aboutissent pas.

Répondre à un appel d’offres public est relativement simple, mais n’est pas facile à exécuter car cela demande des ressources en temps et un minimum d’expérience. Il est nécessaire de mettre en œuvre une rigueur administrative, une lecture et une compréhension précise des documents pour ensuite établir une offre adaptée et personnalisée à chaque nouvel appel d’offres.

Nos conseils pour y voir plus clair :

Pour les grosses PME, ETI et grandes entreprises :

La formation est une bonne chose si vous êtes une grosse structure et que vous avez besoin d’avoir une équipe en interne qui gère la partie commerciale et les appels d’offres publics.

Malgré cela, beaucoup de sociétés souhaitent désormais externaliser cette activité à des sociétés spécialisés dans l’accompagnement aux appels d’offres.

Pour les TPE et petites PME :

Pour des TPE et petites PME, la meilleure option est de sous-traiter la réponse à vos appels d’offres. Il faut voir ceci comme une opportunité pour vous développer.

Si vous êtes une petite structure, il n’est pas très pertinent de dépenser de l’argent dans la formation. La meilleure solution est de trouver un partenaire qui vous assistera dans vos réponses aux appels d’offres publics. Vos résultats seront meilleurs car ce partenaire connaitra parfaitement les attentes des acheteurs et maitrisera tout le processus d’achat.

L’assistance aux appels d’offres peut se faire ponctuellement sur un seul appel d’offres ou si vous souhaitez travailler sur du long terme avec un partenaire vous pouvez envisager de travailler avec lui sur une plus longue période (6 mois, 1 an ou plus).

Tout dépend de vos besoins, de vos envies de développer votre société et des opportunités d’appels d’offres qui sortent dans votre zone géographique.

Concernant les prix, il est difficile de donner une fourchette de prix car cela dépend de plusieurs paramètres comme le métier, la taille de l’appel d’offres, le temps nécessaire pour répondre, etc.

Sachez que chez Qualisatis nous accompagnons les entreprises à répondre aux appels d’offres sur l’ensemble du processus.

Si vous souhaiter en discuter, contactez-nous :

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