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Réussir la reprise du personnel dans les marchés publics et privés

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Si vous souhaitez répondre à un marché ou si vous en avez remporté dans les domaines du nettoyage, de la sécurité, de l’accueil ou de la restauration, vous devriez être soumis à l’obligation de reprise du personnel.

L’obligation de reprise du personnel au sens large émane de la loi L 1224-1 du code du travail (notamment lors de transfert, vente, fusion d’une entreprise).

Dans le cadre plus spécifique qui est celui d’un transfert de marché obligeant à une reprise de personnel, chaque convention collective relative au métier concerné en précise les règles et méthodes à suivre.

Cette reprise a pour vocation d’assurer la reprise de certains salariés qui travaillaient chez le prestataire du marché précédent. On appelle également ce dernier « prestataire sortant ». Cette reprise doit se faire selon des règles claires et définies inscrites dans la convention collective du métier qui est concerné. Nous y reviendrons.

Nous allons voir dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la reprise du personnel.

Sachez que dans le secteur du nettoyage l’expression pour désigner la mise en place de la reprise du personnel est habituellement connu sous « Application de l’annexe 7 ».

Reprise du personnel : qu’est-ce que c’est ?

La reprise du personnel se présente lorsqu’une entreprise doit céder un marché à une autre entreprise qui vient de le remporter.

Le nouveau prestataire reprenant l’activité doit garantir à certains salariés de l’ancienne entreprise un emploi avec les mêmes conditions que son contrat de travail précédent.

Les équipes RH de la société sortante font un travail en amont pour identifier toutes les personnes concernées par les conditions justifiant de la reprise du personnel.  Des propositions sont alors faites aux salariés souhaitant intégrer la nouvelle entreprise titulaire du marché.

Les personnes identifiées par la société sortante bénéficiant de la reprise du personnel doivent être portées à la connaissance de l’acheteur public. Le fichier ne doit pas comporter les informations personnelles des salariés. L’acheteur devra ensuite communiquer ces informations aux entreprises candidates à l’appel d’offres. Ces dernières pourront alors considérer ces éléments dans leurs offres financières.

La reprise du personnel est un point RH important pour les entreprises concernées, car l’intégration du personnel déjà en poste peut être un facteur de réussite du démarrage du nouveau contrat. En effet, les salariés qui resteront dans les effectifs auront déjà leurs habitudes, et aideront à ce que le changement de prestataire ne soit pas une difficulté pour le client.

La reprise du personnel a pour objectifs de lutter contre la hausse du taux de chômage, garantir la sécurité de l’emploi et lutter contre la précarité des employés.

Sachez par ailleurs, que la reprise du personnel concerne à la fois les marchés publics mais également privés.

Qui sont les salariés concernés par la reprise du personnel ?

L’entreprise qui remporte le nouveau marché doit intégrer les salariés de l’ancienne entreprise qui sont en CDI ou en CDD de remplacement. Pour pourvoir bénéficier de cette reprise, ces salariés doivent répondre à l’ensemble des conditions suivantes :

  • Posséder des pièces d’identité et des autorisations de travail ;
  • Posséder les agréments professionnels requis pour le métier exercé. C’est par exemple le cas dans le secteur de la sécurité et du gardiennage, dans lequel les agents doivent posséder une carte professionnelle à jour.
  • Être à jour dans les formations règlementaires ;
  • Avoir réalisé plus de 50% du temps de travail les 3 derniers mois, sur le périmètre que va récupérer la nouvelle entreprise.
  • Ne pas avoir d’inaptitude à travailler sur le poste concerné.

Les salariés ne rentrant pas dans le dispositif de reprise du personnel sont :

  • Les salariés qui sont en cours de rupture conventionnelle, préavis de départ ou licenciement.
  • Les salariés qui sont en contrat d’alternance

Ce que doit faire l’entreprise sortante :

L’entreprise sortante doit fournir à l’entreprise entrante, et pour chaque salarié bénéficiant du dispositif de reprise du personnel, les documents suivants :

  • Les derniers bulletins de salaire (au minimum les 3 derniers)
  • La copie du contrat de travail
  • Les justificatifs de formation
  • Les demandes de congés
  • La fiche d’aptitude ou de visite médicale

Par la suite cette même entreprise sortante doit transmettre à ses salariés concernés un courrier pour les avertir du transfert. Doivent être mis à sa connaissance les informations suivantes :

  • La date à laquelle l’entreprise sortante a reçu l’information de la nouvelle entreprise titulaire du marché de la reprise du personnel.
  • La date prévisionnelle du transfert de personnel.

Ce que doit faire l’entreprise entrante :

L’entreprise entrante vérifie l’ensemble des pièces qui lui ont été transmises par l’entreprise sortante. Si toutes les conditions de reprise sont remplies, l’entreprise peut alors convoquer les salariés pour les rencontrer dans le cadre d’un entretien.

Ensuite l’entreprise entrante informe individuellement par un courrier recommandé avec avis de réception ou par un courrier remis en main propre contre signature, le transfert du salarié dans ses effectifs. Dans ce courrier la société peut transmettre l’avenant au contrat de travail des salariés. Cette proposition doit avoir un délai maximal de réponse de quelques jours.

A l’issue de ce délai de réponse, l’entreprise entrante informe, avec Lettre Recommandé avec Accusé de Réception, l’entreprise sortante de la liste des salariés ayant acceptés ou refusés le transfert.

Quelles sont les conditions à la charge de l’entreprise entrante dans le cadre de la reprise du personnel ?

L’entreprise entrante doit absolument prendre en compte l’ensemble de ces éléments dans la proposition aux salariés :

  • Reprise de l’ancienneté
  • Reprise des niveaux, échelon, et coefficient
  • Reprise des salaires de base
  • Reprise des primes constantes soumises à cotisation, payées chaque mois et figurant sur les derniers bulletins de paie
  • Reprise d’éventuels éléments de rémunération contractuels

Que doit transmettre la société sortante aux salariés qui quittent l’entreprise ?

L’entreprise sortante doit transmettre un certain nombre d’éléments aux salariés qui quitteront leurs entreprises. Nous pouvons citer notamment :

  • Les congés payés acquis
  • Les primes dues
  • Toutes les indemnités qui ont été acquises par le salarié avant la mise en place du transfert.
  • Une attestation de travail.

Si vous avez des questions sur la reprise du personnel dans le cadre d’appels d’offres publics ou privés, vous pouvez nous contacter. Nous serions heureux de vous accompagner dans vos démarches.

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