Qu’est ce Chorus Pro ?
Chorus pro est une plateforme mise à disposition gratuitement. Elle a été créée pour simplifier la vie des entreprises et faciliter la transmission des factures aux acheteurs publics.
Elle est l’unique plateforme de transmission des factures électroniques des fournisseurs/prestataires à leurs clients publics. Les sociétés ont l’obligation de passer par cette plateforme depuis le 1er janvier 2020 pour tout dépôt de facture.
La plateforme ne permet pas l’édition et la gestion des factures. Elle ne permet également pas de communiquer avec les acheteurs publics. Il faut voir Chorus Pro comme un simple service de boîte aux lettres permettant de déposer ses factures (travaux, services ou fournitures) ou avoirs, et les factures de ses cotraitants ou sous-traitants.
De son côté, l’acheteur public ne procède pas au paiement de la facture via Chorus Pro. Il récupère simplement la facture sur Chorus Pro pour l’intégrer dans un autre logiciel de paiement.
Certains acheteurs mettent à jour le statut du paiement de la facture sur Chorus Pro mais tous ne le font pas. En conséquence, dans la majorité des cas, si vous souhaitez savoir si votre facture a été traitée, vous devez directement contacter l’acheteur via mail, téléphone ou via le système de messagerie utilisée par l’acheteur.
Les acheteurs publics n’acceptent plus la transmission des factures sous format papier. Vous devez ainsi absolument déposer votre facture électronique sur Chorus Pro. Par ailleurs, si vous souhaitez doubler le dépôt de votre facture électronique par l’envoi d’une facture papier par courrier, vous pouvez le faire. Mais gardez à l’esprit que l’acheteur prendra exclusivement en compte que votre facture électronique sur chorus pro.
Qui doit utiliser Chorus Pro ?
Les émetteurs des factures :
- Les titulaires d’un contrat avec un acteur public
- Les sous-traitants qui bénéficient du paiement direct par l’acheteur public
- Les entreprises qui ont réalisé une prestation pour un acteur public (hors contrat)
- Les acteurs publics eux-mêmes, notamment lorsqu’un acteur public fait appel à un autre acteur public
Les récepteurs des factures :
- L’Etat et ses établissements publics
- Les collectivités territoriales
- Tous les autres acteurs publics.
Il n’y a pas de montant minimum de facturation pour utiliser la plateforme Chorus Pro. Autrement dit, toutes les factures dépassant 1€ doivent être déposées sur cette plateforme.
Comment fonctionne Chorus Pro ?
Il existe 3 modes de dépôt :
- Le portail : c’est la méthode classique. Votre société dépose la facture directement sur le portail Chorus Pro. Vous n’avez pas besoin de configurer quoi que ce soit car l’outil est utilisable en l’état pour déposer votre facture. C’est le mode commun utilisé pas la très grande majorité des sociétés, notamment les artisans, professions libérales, TPE et PME.
- Le système EDI (Echange de données Informatisées). Ce mode de dépôt permet la transmission automatique des données pour éviter des interventions humaines.
- Le système API qui permet de connecter directement Chorus Pro dans votre système d’information.
REMARQUE :
Les deux derniers modes de dépôt sont intéressants pour les entreprises qui déposent de nombreuses factures sur Chorus Pro. En effet, grâce à ces deux options vous pouvez injecter en masse vos factures provenant de votre propre logiciel vers la plateforme Chorus Pro.
Ces deux derniers modes de dépôts représentent un coût de développement informatique relativement élevé. Ils sont donc adaptés qu’aux sociétés ayant le budget pour leur mise en place et qui éditent un gros volume de factures à destination de clients publics.
Comment est organisé le portail Chorus Pro ?
La plateforme Chorus pro s’organise de la manière suivante :
La structure
Dans l’outil le terme « structure » représente votre société qui est identifiée par son numéro de SIRET.
Les utilisateurs
Il existe 2 types d’utilisateur, le gestionnaire principal et l’utilisateur simple. Ils sont rattachés à la structure et doivent se connecter avec une adresse email et un mot de passe. Le créateur de la structure est désigné par défaut comme le gestionnaire principal qui a un rôle d’administrateur. Ce dernier peut ensuite créer plusieurs utilisateurs simples. Un utilisateur peut être rattaché à plusieurs structures. C’est une option intéressante pour les entreprises qui ont différentes structures (SIRET différents).
Les espaces de travail de Chorus Pro
- L’espace « mon compte »
Vous pouvez gérer les informations de votre compte : vos informations personnelles, le rattachement à une structure ou l’abonnement à un espace du portail.
Vous pouvez accéder à cet espace en cliquant sur « mon compte » ou sur votre nom/prénom.
- L’espace « Activités du gestionnaire »
Espace accessible uniquement pour le gestionnaire principal. Via cet espace il peut habiliter les autres utilisateurs à accéder à d’autres espaces, organiser les espaces et l’ensemble de la structure dont il a l’administration.
- L’espace « Factures émises »
Vous pouvez y déposer et y consulter le traitement de vos factures « simples ». Il s’agit de toutes les factures dont l’objet n’a pas fait appel à un quelconque intermédiaire (ex : un maitre d’œuvre dans le domaine des travaux). Autrement dit, si vous facturez en direct votre client public, vous devez déposer votre facture dans cet espace, y compris pour les factures travaux (et non dans l’espace « factures de travaux » qui est dédié aux factures avec intermédiaire).
- L’espace « Factures à valider »
Espace dédié aux sociétés qui sont mandataires d’un groupement ou pour les sociétés qui ont des sous-traitants bénéficiant du paiement direct. Vous devez gérer les factures de vos sous-traitants ou co-traitants dans cet espace.
- L’espace « Sollicitations émises »
Cet espace est disponible dans le cas où vous auriez besoin d’une assistance du support Chorus pro ou si vous souhaitez avoir une information sur une facture émise auprès de votre client.
- L’espace « Facture de travaux »
Vous devez y déposer vos factures qui rentrent dans le cadre du CCAG Travaux. Si vous ne facturez pas dans le cadre CCAG Travaux, vous devez utiliser l’espace « factures émises ». Pour rappel, comme précisé précédemment, les « factures travaux » sont toutes les factures avec intermédiaire. Lorsqu’il y a par exemple l’intervention d’un maitre d’œuvre, vous devez déposer votre facture sur cet espace. Dans le cas contraire, vous devez déposer votre facture dans l’espace « Factures émises ».
- L’espace « Engagements »
Vous pouvez consulter la liste de vos engagements juridiques lorsque la facture arrive au statut « Mise en paiement ».
- L’espace « Mémoire de frais de justice »
Vous pouvez transmettre ici les demandes de paiement pour une prestation réalisée dans le cadre d’une décision de l’autorité judiciaire.
- L’espace « Raccordement EDI et EPI »
Comme vu précédemment, si vous souhaitez faire une passerelle entre votre outil de facturation et Chorus Pro, vous pouvez en faire la demande dans cet espace.
- L’espace « suivi des flux »
Si vous avez mis en place l’option EDI, vous pouvez suivre le statut des flux des factures émises dans cette partie
A SAVOIR :
Lorsque vous créez un nouveau compte Chorus Pro vous aurez deux espaces activés par défaut (Factures émises et Sollicitations émises).
Si vous avez besoin d’ouvrir de nouveaux espaces, il est possible de le faire avec un compte principal (administrateur).
Lors de la configuration d’ouverture, le portail vous le proposera mais si vous ne le faite pas à ce moment-là, il vous sera possible de le faire ultérieurement dans les options.
Comment bénéficier d’une assistance sur Chorus Pro ?
Si vous rencontrez des problèmes sur la plateforme Chorus Pro, vous pouvez contacter leur support de trois manières différentes :
- Discuter en ligne avec l’assistante virtuelle « ClaudIA ». Elle est disponible 7 jours sur 7 et 24h sur 24.
- Echanger avec un agent en ligne du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30.
- Transmettre une demande d’aide via un formulaire. Vous pouvez suivre le traitement de votre ticket via votre espace Chorus Pro.
