Pour constituer le dossier d’appel d’offres, Il convient tout d’abord de souligner qu’il existe deux façons d’appréhender le terme “dossier d’appel d’offres”.
La première concerne le dossier de consultation des entreprises (DCE) transmis par l’acheteur public ou privé aux candidats qui souhaitent répondre à l’appel d’offres, et la seconde concerne le dossier de réponse à l’appel d’offres, établi par les entreprises candidates.
Quels sont les éléments d’un dossier d’appel d’offres ?
Pour répondre à cette première question, nous allons nous concentrer sur le DCE, c’est-à-dire le dossier transmis par l’acheteur.
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est un dossier constitué par l’acheteur regroupant l’ensemble des pièces nécessaires à la soumission d’une offre en réponse à un appel d’offres.
Les éléments du DCE peuvent varier en fonction du type de marché public ou privé et du niveau de complexité du besoin concerné. Cependant, voici une liste non exhaustive des éléments généralement inclus dans un DCE :
- Le règlement de la consultation (RC) : ce document est considéré comme “les règles du jeu” de l’appel d’offres. Il précise les règles et conditions auxquelles les soumissionnaires doivent se conformer pour répondre à l’appel d’offres.
- Le cahier des charges ou CCTP : ce document décrit les spécifications techniques et fonctionnelles du projet à réaliser ou du besoin à satisfaire.
- Le projet de contrat ou CCAP: ce document énonce les obligations administratives, juridiques et contractuelles auxquelles l’entreprise retenue pour le marché et le client devront se soumettre.
- La trame de l’offre financière ou DPGF/BPU : ce document est une trame contenant les prestations à réaliser ou les fournitures à fournir. Les prix proposés par les sociétés candidates doivent y être renseignés.
- Le planning d’exécution : ce document détaille les différentes étapes du projet et les délais impartis pour leur réalisation. Ce document est souvent intégré dans le cahier des charges ou CCTP.
- Autres pièces : Dans certains appels d’offres nous pouvons y trouver des plans, des schémas, des photos, et toute autre pièce importante pour comprendre le besoin et y répondre au mieux.
Le DCE est un élément important pour les entreprises soumissionnaires, car il leur permet de comprendre les besoins et exigences de l’acheteur. Il leur permet alors de constituer une offre pertinente et conforme aux attentes de l’acheteur.
Après avoir vu le dossier d’appel d’offres que constitue l’acheteur, passons à présent à l’étude du dossier d’appel d’offres que les entreprises doivent constituer en réponse à l’appel d’offres.
Comment préparer et monter un dossier d’appel d’offres pour un marché public ?
Le montage d’un dossier d’appel d’offres pour répondre à un marché public est une tâche nécessitant une attention particulière de la part des entreprises candidates. Voici les étapes clés pour monter un dossier complet et de qualité :
- 1) Analyser les documents de l’appel d’offres : Avant de commencer à monter votre dossier de réponse, il est crucial de bien comprendre les exigences de l’appel d’offres. Analysez attentivement les documents de l’appel d’offres, tels que le cahier des charges et le règlement de la consultation, pour comprendre les besoins de l’acheteur et les critères d’évaluation utilisés et leurs pondérations pour noter votre proposition.
- 2) Organiser les informations : Après avoir compris les exigences de l’appel d’offres et vous être assuré de votre capacité à y répondre, regroupez puis organisez les informations nécessaires pour répondre à l’appel d’offres. Nous vous conseillons d’être méthodique et synthétique. Vous pouvez par exemple faire une liste de toutes les pièces à fournir et de toutes les informations demandées.
- 3) Rédiger les documents de réponse : Rédigez les éléments spécifiques requis pour répondre à l’appel d’offres. Le plus souvent l’acheteur demande à ce que ces éléments soient intégrés dans un document appelé « mémoire technique » ou une autre appellation similaire tel que « note méthodologique ». L’objectif de ce document est de présenter votre offre sur ces aspects purement technique. Le rôle de ce document est de décrire votre méthodologie, les moyens humains et techniques employées, le calendrier prévisionnel et toute autre informations demandées par l’acheteur pour prouver votre capacité à répondre à son besoin.
- 4) Constituer le dossier administratif: Regrouper dans un même document toutes les pièces administratives demandées par l’acheteur. Le plus souvent l’acheteur vous demandera de lui transmettre l’acte d’engagement, le DC1, le DC2 et le DC4 dans le cas où vous sous-traiter une partie du marché. Vous devez également fournir un Kbis récent, une attestation d’assurance couvrant l’activité concernée, une attestation de régularité fiscale délivrée par l’administration fiscale et une attestation de régularité sociale délivrée par l’URSSAF.
- 5) Respecter les délais : Il est important de respecter les délais fixés par l’acheteur pour le dépôt des offres. Assurez-vous de bien comprendre les dates limites pour la remise des offres et pour la formulation de questions éventuelles pour éclaircir d’éventuelles zones d’ombres. Vous trouverez l’ensemble de ces informations dans le règlement de consultation.
- 6) Vérifier et relire : Avant de soumettre votre dossier d’appel d’offres, il est important de vérifier que toutes les pièces demandées ont été fournies et que votre dossier est complet et cohérent. Relisez attentivement tous les documents pour éviter les erreurs ou les omissions.
- 7) Soumettre votre dossier : Pour finir, soumettez votre dossier dans les délais impartis, en respectant les procédures de soumission de l’acheteur. Assurez-vous que votre dossier est présenté de manière professionnelle et que tous les documents sont clairement organisés.
En suivant ces étapes, vous pouvez monter un dossier d’appel d’offres efficace qui répond aux exigences de l’acheteur et maximise vos chances de remporter le marché.
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