Le principe et les objectifs de la procédure de sourcing
Pour un acheteur public, l’utilisation du sourcing achat (appelé aussi « sourçage »), a pour objectifs principaux de calibrer ses achats en adéquation avec son véritable besoin et d’en réduire le coût général.
In fine, le sourcing doit permettre à l’acheteur de tendre vers un achat efficace et optimal. Aussi bien sur l’aspect financier que technique.
Pour les sociétés, le sourcing leur permet de créer un lien avec l’acheteur, de se faire connaitre, de faire connaitre ses produits/services. Il permet également d’être considéré comme un partenaire de confiance aux yeux de l’acheteur.
Cette procédure s’effectue en amont de la procédure d’achat. Elle s’effectue avant même la traduction juridique et technique du besoin dans le DCE (dossier de consultation des entreprises).
Même si cette démarche se fait en amont de la procédure achat, elle revêt un rôle important dans la gestion de la relation fournisseur.
Cette démarche se fait à l’initiative des acheteurs à laquelle les sociétés sont libres de répondre ou pas.
La procédure de sourcing fait le plus souvent l’objet d’une publicité qui généralement est publiée quelques jours ou quelques semaines sur le profil acheteur de l’acheteur public. Ce profil acheteur est le site internet sur lequel il publie ses publicités d’appels d’offres et ses appels à candidatures pour des procédures de sourcing.
Vous pouvez également retrouver des appels à candidatures de procédures de sourcing dans les chambres des métiers ou à la chambre des commerces et des industries (CCI).
Précision :
L’exercice du sourcing est subtil car il ne doit aboutir à aucune forme de favoritisme pour la consultation du marché à venir. C’est pour cela que durant cette phase de sourcing, l’acheteur public est soumis à des règles et doit respecter un cadre juridique. C’est ce nous allons développer dans la section qui suit.
Les règles juridiques de la procédure de sourcing
Il faut savoir qu’initialement le sourcing est issu du domaine privé. Jusqu’à l’apparition de l’article 4 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016, relatif aux marchés publics, il n’existait pas de fondements juridiques dans le domaine public.
Depuis son apparition, la priorisation est faite sur la bonne intelligence économique au profit du simple strict cadre juridique. Ainsi, dorénavant, les acheteurs publics peuvent échanger avec les fournisseurs, sonder le marché et faire part de leurs besoins et de leurs exigences.
Cela étant, l’Article 5 du même décret précise que l’acheteur doit prendre toutes les mesures appropriées pour ne pas fausser le jeu de la concurrence et donner des informations qui seraient ignorées des autres candidats participants à la procédure de sourcing.
Il s’agit donc de respecter les principes fondamentaux de la commande public durant la procédure de sourcing, même si cette dernière n’est pas une procédure d’achat public. Pour rappel les principes fondamentaux de la commande public sont les suivants :
- Liberté d’accès à la commande publique
- Egalité de traitement des candidats
- Transparence des procédures.
Par ailleurs sachez que l’acheteur public est tenu de respecter ses obligations statutaires issues de la loi du 13/07/1983 relatif aux droits et obligations des fonctionnaires.
Il doit également respecter la loi SAPIN 2 du 20/04/2016 sur la déontologie des fonctionnaires. En conséquence, l’acheteur public doit exercer ses fonctions avec :
- Dignité : L’acheteur public ne doit pas par son comportement porter atteinte à la réputation de son administration
- Impartialité : L’acheteur public doit se départir de tout préjugé d’ordre personnel et adopter une attitude impartiale face aux sociétés participant au sourcing.
- Intégrité et Probité : L’acheteur public doit être incorruptible et ne doit donc pas percevoir certains avantages en vue du marché à venir, à l’issue du sourcing.
- Neutralité : Par exemple l’acheteur public doit rester neutre face à des propositions de solutions en lien avec son besoin. Il ne doit pas montrer son enthousiasme ou au contraire sa déception.
Les bénéfices et les risques pour l’acheteur public
Les bénéfices recherchés par les acheteurs peuvent être nombreux. Ils sont les suivants :
- Une meilleure connaissance du marché fournisseurs
- Un élargissement du panel fournisseurs
- Percevoir des techniques, solutions ou procédures innovantes
- Amélioration des relations avec les fournisseurs
- S’assurer de la cohérence entre les offres existantes et le besoin de l’acheteur. Cela peut amener l’acheteur public à adapter son besoin en fonction du marché.
- Percevoir les éléments de différenciation des entreprises et identifier celles qui correspondent à son besoin. Cela permettra à l’acheteur, en phase d’élaboration de la stratégie, de définir des critères de sélection des offres en rapport avec ces différenciations.
- Percevoir les éléments communs des entreprises. Cela doit amener l’acheteur à les intégrer dans le cahier des charges.
- Savoir s’il est pertinent ou non d’allotir le marché ou de dédier le marché ou une partie du marché à une société adaptée.
- Cerner les contraintes des fournisseurs (tels que les délais de livraison, les périodes de commandes, les contraintes techniques, etc…)
- Commencer à se renseigner sur les fourchettes et structures de prix.
- Savoir s’il peut être pertinent d’ouvrir le marché aux variantes.
In fine, l’objectif de tous ces bénéfices et d’établir une expression de besoin optimale via un cahier des charges performant qui tient compte de tous ces renseignements en rapport avec le besoin de l’acheteur.
Les risques identifiés, quant à eux, sont moins nombreux. Ils sont les suivants :
- Risque juridique concernant la sécurité de la procédure de passation (rupture d’égalité de traitement par exemple).
- Risque juridique pénal (délit de favoritisme), une fois le marché attribué.
A savoir :
Ces risques, si les règles juridiques présentées précédemment sont respectées, sont inexistants. Pour autant, encore de nombreux acheteurs sont paralysés par ces risques et décident de ne pas établir de procédure de sourcing sur des besoins qui pourtant en auraient besoin.
Les bénéfices et les risques pour les sociétés
Les bénéfices du sourcing pour les sociétés sont les suivants :
- Se faire connaitre commercialement auprès des acheteurs publics
- Faire connaitre ses produits/prestations
- Assurer une relation client en amont de l’achat (conseil/diffusion de l’information)
- Récolter un maximum d’informations pertinentes afin de les faire apparaitre dans votre seul est unique force de vente en réponse à l’appel d’offre à venir : le mémoire technique.
Tous ces bénéfices, s’ils sont faits avec professionnalisme, peuvent augmenter significativement les chances pour une société de remporter un marché public.
La principale crainte des sociétés dans la procédure de sourcing est le risque de la violation du secret des affaires par la diffusion d’information par l’acheteur. Cette crainte est légitime.
Mais sachez que l’acheteur est tenu par le secret des affaires. Il est donc tenu de demander aux sociétés leur accord préalable avant de publier publiquement tous renseignements sur cette société et sur son activité. Pour se prémunir de ce risque, veuillez-vous référer à notre conseil N°4 de la section suivante.
Provoquer le besoin et profiter du sourcing
Maintenant que vous êtes conscient du levier que représente le sourcing pour votre société, voici nos conseils pour en profiter et pour se prémunir de risques éventuels :
Conseil N°1 : Identifier vos clients actuels ou des clients publics qui ne sont pas encore vos clients et qui pratiquent le sourcing. Pour se faire, vous pouvez faire de la veille régulière. Cette veille peut se faire hebdomadairement voire quotidiennement pour les plus motivés. Cette veille doit se faire en surveillant les publicités sur leur profil acheteur (site internet sur lequel ils les publient) et constater s’ils publient ou non des procédures de sourcing. Généralement elles ne restent pas plus de quelques jours en ligne, donc soyez attentifs.
Nous vous conseillons de regarder l’ensemble des activités et non pas seulement celle de votre société. L’objectif ici, est de savoir si l’acheteur public est coutumier de cette procédure. Le cas échéant ce sera probablement plus simple de le convaincre d’engager une procédure de sourcing, à condition que cette procédure ait du sens pour le marché concerné. Car oui, la procédure de sourcing n’est pas seulement à l’initiative de l’acheteur. Une entreprise peut tout à fait solliciter un acheteur pour qu’il entreprenne un sourcing.
Dans tous les cas, même si vous n’avez pas relever d’indices vous permettant de conclure que l’acheteur pratiquait la procédure de sourcing, vous pouvez lui en proposer à l’issue d’une discussion que vous auriez éventuellement eue avec lui et qui vous laisse penser qu’il aurait tout intérêt à en faire sur un appel d’offres à venir. L’acheteur est alors libre d’accepter ou de refuser.
Pour motiver l’acheteur n’hésitez pas à jouer sur les bénéfices que la procédure de sourcing lui procure et que l’on a listé un peu plus haut.
Vous trouverez également ci-dessous un certain nombre d’éléments qui peuvent nourrir un peu plus votre argumentaire afin de le convaincre. Vous pouvez ainsi lui rappeler avec subtilité les risques liés à l’absence de sourcing. Ces risques sont les suivants :
- Un cahier des charges non adapté au marché, qui peut rendre la consultation infructueuse
- Des demandes inutiles entrainant des surcoûts ou à contrario des demandes incomplètes aboutissant à des avenants de régularisation qui viendront également alourdir la facture in fine.
- Des offres inadaptées qui ne répondent pas aux besoins des utilisateurs
- Une mise en concurrence inefficace avec peu ou pas de sociétés candidates qui conduirait l’acheteur à rendre l’appel d’offres infructueux
- La réception d’offres disparates qui seraient alors difficiles à comparer.
Conseil N°2 : Si vous tombez sur un appel à candidature pour une procédure de sourcing sur les plateformes telles que le BOAMP, PLACE ou le JOUE, nous vous préconisons de bien réfléchir avant de vous positionner.
Vous pourriez perdre du temps et de l’énergie (sauf si le sujet est ultra spécifique et correspond à vos compétences). Les acheteurs qui publient leur procédure de sourcing sur ce type de plateforme se retrouvent le plus souvent avec des dizaines et des dizaines de candidats voulant y participer. C’est tout ce qu’il faut éviter.
Privilégiez plutôt les sites internet du type « profil acheteur » des acheteurs publics, comme vu précédemment. Car en publiant sur ce type de plateforme, l’acheteur recherche le plus souvent entre 2 et 6 sociétés candidates. Ça doit plutôt être ce type de publicité qui vous intéresse.
Conseil N°3 : Lors de vos réponses aux sourcing, il vous faudra prendre des précautions rédactionnelles lors de l’élaboration des documents destinés à l’acheteur. En d’autres termes, il ne faudra pas révéler de procédés techniques ou de données industrielles et commerciales précises dans des livrables/document demandés par l’acheteur.
Conseil N°4 : Sachez que toutes les informations partagées à l’acheteur par les sociétés participantes au sourcing sont confidentielles. L’acheteur ne doit pas les partager avec les autres candidats. Cela étant nous vous recommandons de prévoir une clause de confidentialité dans les documents élaborés en phase de sourcing. Cette clause doit délimiter les informations couvertes par le secret des affaires dont vous refusez strictement la réutilisation ou la diffusion publique.
