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Tutoriel : Comment compléter le DUME pour les marchés publics

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Qu’est-ce que le DUME ?

Le DUME qui signifie « Document unique de marché européen » est un formulaire unique auto-déclaratif qui permet aux entreprises candidates d’attester de leur capacité à répondre à un marché public. Il s’agit de la réponse administrative à la consultation. Ce formulaire a pour but de remplacer à terme, le DC1, DC2 et DC4 mais également le système MPS (marché public simplifié).  Le DUME se présente sous la forme d’un fichier électronique (format XML).

Pour rappel :

  • Le DC1 est la lettre de candidature. Elle sert également à désigner le mandataire par ses cotraitants
  • Le DC2 est la déclaration du candidat individuel ou du membre de groupement
  • Le DC4 est la déclaration de sous-traitance, le cas échéant.

Le DUME a pour vocation de remplacer le rôle et le contenu de ces 3 déclarations. Son objectif est de simplifier la fourniture de documents et certificats attestant de l’éligibilité d’une entreprise à un marché public. Cela représentera un gain de temps important pour les sociétés. En effet, si vous passez par le DUME, vous gagnerez un temps important ce qui vous laissera plus de temps pour des tâches à plus hautes valeur ajoutées telles que la rédaction de votre mémoire technique ou l’établissement de votre offre financière.

Il existe 2 types de DUME, le DUME Acheteur et le DUME Opérateur économique :

  • Le DUME acheteur est généré par ce dernier et va lui permettre d’indiquer les informations sur le marché et les critères d’évaluation. Chaque acheteur possède un identifiant unique appelé matricule. Grâce à ce dernier, vous pouvez retrouver toutes les informations d’un appel d’offres. Ce DUME acheteur sera intégré dans le dossier de consultation.
  • Le DUME opérateur économique, quant-à-lui, est celui que va utiliser les candidats pour répondre à un appel d’offres public.

Toutes les sociétés d’un groupement doivent compléter un DUME, et c’est aussi le cas des sous-traitants qui répondent avec le candidat. Le format de DUME est unique et commun pour tous les pays de l’Union Européenne. Si vous souhaitez répondre à un appel d’offres dans un autre pays de l’UE, le DUME vous sera d’une grande aide.

A quoi sert le DUME ?

Le DUME permet à l’acheteur de vérifier pendant la procédure de passation de marché public que la société candidate remplie tous les critères de sélection et qu’elle n’entre pas dans un cas prévu d’interdiction de soumissionner à un marché public. Une fois que cette vérification est réalisée, l’acheteur prendra connaissance de votre offre technique et commerciale.  Par ailleurs, grâce au DUME, l’ensemble de vos candidatures seront harmonisées.

Le DUME est-il obligatoire ?

Il n’y a pas d’obligation d’utiliser le DUME. Vous pouvez continuer à utiliser le DC1, DC2 et DC4. Mais dans un contexte de dématérialisation des marchés publics, il est intéressant de l’utiliser car le format du DUME a été créé pour cela. Par ailleurs, certaines entités publiques peuvent demander l’utilisation du DUME. Dans ces cas-là il est vivement conseillé de suivre les consignes. Même si le DUME n’est pas obligatoire. D’autant plus qu’il plus efficace que l’utilisation des DC1, DC2 et DC4.

Quelle est la structure du DUME ?

Le DUME se décompose en cinq parties distinctes. Voici comment elles s’articulent :

SECTION I)

Partie 1 : informations sur l’acheteur et le marché :

  • Le numéro de l’avis de marché
  • Le nom officiel de l’acheteur
  • Le type de procédure

La section I) est renseignée par l’acheteur, mais il se peut que ce dernier laisse la main aux candidats pour la compléter.

SECTION II)

Partie 2 : Informations sur l’opérateur économique (le candidat)

  • Information administrative
  • Information sur la société
  • Information commerciale

Partie 3 : Les motifs d’exclusion

  • Les motifs d’exclusion du marché fixés par l’acheteur

Partie 4 : Les critères de sélection

  • Les critères de sélection du marché qui permettent à l’acheteur d’évaluer les candidatures (exemple : les expériences antérieures, le chiffre d’affaires, etc.).

Partie 5 : La déclaration sur l’honneur

  • Il s’agit d’un équivalent de déclaration sur l’honneur qui permet de certifier que tout ce qui est indiqué dans le formulaire est conforme à la réalité.
  • Vous devez la compléter par une signature électronique, mais elle n’est pas toujours exigée par l’acheteur.

La section II) doit être complétée par le candidat.

Comment remplir et utiliser le DUME ?

Deux situations peuvent se présenter lors du remplissage du DUME.

La première est celle où l’acheteur a publié le DUME acheteur au préalable (section I du document). Dans ce cas, en tant que société candidate, vous complèterez les informations qu’il reste à renseigner (section II du document). Nous vous préconisons de remplir un DUME dans ce cas-là.

La seconde est celle où l’acheteur n’a pas publié de DUME acheteur et que l’initiative de le remplir vient de vous. Dans ce deuxième cas, il vous faudra remplir l’exhaustivité des informations qui sont demandées (Sections I et II). Pour compléter les informations de la section I, vous pourrez récupérer les renseignements du marché présents dans les autres documents de consultation.

Vous pouvez créer votre DUME de deux manières différentes :

  • Première méthode : Sur les plateformes en ligne des acheteurs (appelées « profils acheteurs »). C’est le moyen le plus facile, car le DUME est déjà intégré dans votre cadre de réponse. Ainsi, lors de la saisie, un certain nombre d’informations seront déjà préremplies. Les plateformes des acheteurs laissent la possibilité d’y intégrer l’ensemble des attestations (Kbis, Attestation fiscale et sociale, etc…) qui sont demandées par l’acheteur. Nous vous recommandons de compléter votre DUME via ce profil acheteur autant que possible. En revanche, dans les cas où vous ne pouvez pas avoir recours au profil de l’acheteur, vous avez la possibilité de faire via une deuxième méthode.
  • Deuxième méthode : Sur l’utilitaire « Service DUME » qui est accessible via le portail chorus pro. Sur cette plateforme, vous pouvez créer, visualiser et télécharger votre DUME complété afin de le joindre à votre réponse dans le profil acheteur vu précédemment. Cependant, sur l’utilitaire « Service DUME », le DUME n’est pas connecté à votre profil acheteur. Vous devez renseigner l’ensemble des éléments du DUME et les transférer vous-même sur le profil acheteur.  Ce service DUME ne vous permet donc pas le rapatriement automatique des informations de votre société, des attestations, etc.

Lorsque les informations du DUME sont renseignées, elles sont enregistrées et sont toujours valables. Vous pouvez ainsi réutiliser le DUME sans problème pour de prochains marchés. Vous gagnerez du temps à faire cela et les outils en ligne, mis à votre disposition, vous permettront de le faire.

Pour résumé, voici les 3 possibilités que vous avez pour les deux méthodes présentées :

▶️ Première possibilité : Vous créez votre DUME via le DUME acheteur sur la plateforme profil acheteur. Vous complétez que les informations demandées par l’acheteur public. Votre réponse sera adaptée à celles demandées par l’acheteur. Cette méthode est la meilleure et la plus optimale, notamment si vous n’avez pas de modèle type de DUME et que vous souhaitez faire une réponse strictement adaptée à la demande de l’acheteur.

▶️ Deuxième possibilité : Vous remplissez un DUME via « service DUME » pour créer et garder un modèle type. Vous intégrez ensuite ce modèle dans toutes vos réponses. Cette technique n’est pas la plus optimale car le DUME ne sera pas parfaitement adapté à celui de l’acheteur

▶️ Troisième possibilité : Vous fusionnez votre modèle type avec le DUME acheteur, ce qui va permettre de garder que les informations demandées par l’acheteur. Cette fusion est possible via les outils en ligne mis à disposition. Si vous avez un modèle type de DUME et que vous souhaitez l’utiliser tout en l’adaptant à la trame du DUME demandé par l’acheteur, cette option est faite pour vous.

Si vous répondez très fréquemment à des marchés publics, vous pouvez remplir un DUME type et le modifier si nécessaire lorsqu’il y a des modifications à effectuer. Cependant si vous ne répondez pas souvent à des marchés publics, nous vous préconisons de candidater via le DUME qu’en réponse à un DUME acheteur car l’acheteur public définira ce qu’il attend. Vous n’aurez alors plus qu’à compléter les éléments qu’il demande. Cela vous prendra moins de 5/10 minutes.

Si vous ne répondez pas à un DUME Acheteur, vous remarquerez qu’il y a une cinquantaine de champs proposés dans le DUME, vous devez tout compléter car vous n’allez pas connaitre les attentes de l’acheteur et cela risque de vous prendre du temps.

Comme précisé en introduction le DUME dématérialisé est sous format XML. Il s’agit d’un fichier informatique contenant du texte brut. En l’état, le fichier n’est pas vraiment fait pour être lu par un humain. Lorsque vous le compléterai en ligne ça ne sera pas le format XML qui s’affichera sur votre écran mais plutôt un formulaire informatique classique avec des champs à compléter. Une fois que vous aurez terminé de le compléter, vous le téléchargerai sous format XML. C’est tout à fait normal. Dans votre réponse finale vous devez joindre bien évidemment le fichier XML qui est le format officiel.

Vous avez désormais toutes les informations nécessaires pour vous lancer dans la réalisation de vos DUME et pour répondre aux marchés publics.

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