L’externalisation de la gestion administrative : tout ce qu’il faut savoir

Gérer une entreprise est une activité prenante. À l´activité économique proprement dite, viennent se greffer de nombreuses missions obligatoires et indispensables à la vie de l´entreprise. Parmi celles-ci figurent les tâches administratives de la société qui sont d´autant plus chronophages qu’elles doivent constamment s’adapter aux nouvelles réglementations. Une solution consiste à recourir à l’externalisation administrative.

De quoi s’agit-il ? Pourquoi externaliser son service administratif ? Quels sont les avantages et inconvénients ? Comment la mettre en œuvre ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Définition : qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative consiste à confier à un prestataire externe la réalisation des tâches administratives de votre entreprise. Concrètement, nous parlons notamment de :

  • Gestion des commandes et des approvisionnements
  • Bons de livraison
  • Factures entrantes et sortantes
  • Pointages
  • Respect des échéances de paiement
  • Gestion des créances clients avec relances et recouvrement
  • Activité de secrétariat : courrier entrant, classement, archivage, etc
  • Enregistrement des données comptables
  • Suivi de la trésorerie
  • Veille réglementaire
  • Gestion des agendas et des mails des responsables
  • Standard téléphonique
  • Réservation des billets d’avion ou de train
  • Organisation de réunion ou de séminaire d’équipe
  • Etc…

Externaliser les activités administratives permet de disposer des services d’un spécialiste qui dispose à la fois du temps nécessaire, des connaissances nécessaires et d´une organisation adaptée.

Pourquoi faire le choix de l’externalisation administrative ?

Nous l’avons vu, l´administration d´une entreprise au quotidien est multiforme. C´est ce qui la rend si complexe eu égard aux réglementations en vigueur et à leurs constantes modifications. C´est un métier de spécialistes à même d´exercer cette mission avec fiabilité et qualité. 

Le cœur du métier d’une entreprise n´est pas de jongler avec les courriers, les factures ou encore les bons de livraison.  Cela consiste à développer des projets et à assurer les projets en cours.  C´est aussi mettre en place des stratégies afin de développer l´entreprise, améliorer ses produits/services et son chiffre d’affaires.

Le recours à l’externalisation du service administratif permet de libérer du temps précieux pour les dirigeants et les salariés avec deux conséquences directes : une augmentation de la rentabilité et le développement de l´entreprise.

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Avantages et inconvénients de l'externalisation administrative

Des avantages clairs

Nous pouvons résumer les avantages de l’externalisation de la gestion administrative en trois mots : efficacité, expertise, économies.

  1. L’avantage premier d’une gestion administrative externalisée est le gain de temps pour le chef d´entreprise ou pour les salariés. En déléguant ce pan entier de l’activité de l’entreprise, les collaborateurs se rendent plus disponibles pour les tâches qui constituent le cœur de métier de la société. Pourquoi se mettre la tête sous une tonne de courriers en retard quand on peut utiliser ce temps pour concevoir une nouvelle stratégie commerciale ou le développement d’un nouveau produit/service ?

    La tentation pourrait être de gérer en interne les tâches administratives. Outre le risque de confier cet aspect important de l’entreprise à des non-spécialistes, n’est-il pas préférable de concentrer les forces humaines de l’entreprise sur son cœur de métier ? C´est là que vos collaborateurs sont les plus performants à travers la recherche de nouveaux clients, le développement de nouveaux produits ou services, la mise en place d´une stratégie de communication par exemple.

    C´est de la valeur qui est ajoutée à votre entreprise lorsque vous investissez dans un service administratif externalisé qui se concentrera sur des tâches peu visibles en termes de résultats tout en étant fastidieuses.

  2. Ensuite, l´externalisation administrative permet de recourir à des experts du secteur. Des professionnels compétents formés à la gestion administrative et dotés d´une expérience avérée. Pour l´entreprise, c´est un gage de réactivité et de flexibilité.

    Parlons à nouveau de la gestion en interne pour nous rendre compte de la difficulté de recruter des personnes ayant les compétences nécessaires. Or, le risque d’erreur est directement lié au manque d´expertise, tout comme l´est le temps passé sur chaque tâche. Tout cela se traduit en fin de mois par un véritable manque à gagner pour l´entreprise.

  3. Le choix de l’externalisation administrative, c´est aussi celui des économies.  En s’appuyant sur une structure externe prête à fonctionner, l’entreprise évite des coûts importants de personnel, ce qui englobe à la fois les frais de recrutement et de formation qui peuvent s’avérer très élevés. C’est particulièrement vrai pour les entreprises au budget limité comme le sont certaines TPE ou PME.

    De plus, l’externalisation permet d’économiser en évitant de devoir financer des outils spécifiques comme des logiciels ou un système informatique adapté. Cela permet donc de continuer à investir dans l’activité principale de l´ entreprise.

Des freins à dépasser

Une première crainte de la part des entreprises est de perdre le contrôle en externalisant l´administration. C’est en réalité l’inverse qui se produit quand ils confient les tableaux de bord de l´entreprise à des experts.

Certaines sociétés hésitent à externaliser au motif d’un risque de perte de qualité ou de délais de traitement allongés. Tout comme le point précédent, il convient de souligner que les défaillances qualitatives peuvent être facilement évitées en faisant le bon choix du partenaire externe. Pour les délais, c´est la même chose.

Vous n’êtes également pas obligé d’externaliser 100% des activités administratives. Vous pouvez par exemple choisir celles qui vous prennent le plus de temps au quotidien. Certaines tâches administratives peuvent être gardées en interne. Discuter avec votre partenaire sur ce sujet pour adapter l’externalisation à vos besoins.

L’externalisation de la gestion administrative des appels d’offres

Les commandes publiques sont encadrées par des règles et procédures spécifiques. Cela implique pour les entreprises qu’une réponse à un appel d’offres public demande à la fois un temps certain et du personnel compétent. C´est également le cas pour le suivi du marché lors de son exécution.

Au stade de la réponse à l’appel d´offres, de nombreux documents doivent être examinés : notamment l’avis d’appel à la concurrence, le règlement de la consultation, l’acte d’engagement ou encore les cahiers des clauses particulières et leurs annexes éventuelles. 

L’examen attentif de tous les documents est essentiel car ils permettent de déterminer la nature et l’étendue du besoin. C´est ce qui conditionnera le choix de participer ou non.

Le stade suivant est, lui aussi, chronophage et requiert des documents dont les principaux sont la lettre de candidature (DC1), la déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement (DC2), la déclaration de sous-traitance (DC4). 

N’oublions pas le mémoire technique du candidat qui lui permet de sortir du lot. Sa rédaction est essentielle car elle permet de convaincre l’acheteur public.

Répondre à des appels d´offres est une activité qui prend du temps, sans garantie de résultat. C´est une tâche parfaite pour être confiée à un service administratif externalisé qui, en outre, est rompu à l´exercice.

Si vous êtes intéressé pour sous-traiter vos réponses aux appels d’offres, sachez que nous sommes spécialisés dans ce domaine. Vous pouvez totalement externaliser cette activité au sein de nos équipes.

Comment trouver un prestataire d’externalisation administrative ?

Après la décision de recourir à l’externalisation administrative, vient le choix du partenaire. C´est un choix important qui doit se préparer.

Il faut commencer par déterminer ce que vous souhaitez externaliser. Cela passe par la rédaction d´un cahier des charges qui vous permet de recevoir des offres adaptées à vos besoins. De plus, cela vous permettra de comparer les chiffres proposés par les prestataires.

Ce n’est qu’ensuite que vous choisirez votre partenaire d’externalisation en gardant à l´esprit que le prix n´est pas tout. La qualité d´un prestataire passe par son expertise, mais aussi par ses références.

Un autre critère de choix est la capacité d´évolution. Peut-être allez-vous déléguer la veille des marchés publics dans un premier temps, avant d’envisager d’externaliser la gestion des réponses aux appels d’offres publics ? Votre partenaire est-il capable de vous offrir cette évolution ?

La dernière étape est contractuelle. Il convient de disposer d´un contrat qui décrit les prestations, tout en prévoyant les outils d´analyse de la mission confiée. De nombreuses questions se posent : est-ce une aide ponctuelle ou un engagement à long terme ? Quelles sont les possibilités d’adaptation et d’évolution ?

Quel est le tarif d’une externalisation de la gestion administrative ?

Il n’y a pas de tarif standard pour un service d’externalisation administrative. Tout dépend de vos besoins quotidiens et de la durée de votre engagement.

En outre, les tarifs varient suivant de nombreux critères. Combien de collaborateurs travaillent pour vous ? Quels sont les outils mis à votre disposition ?  C’est du sur mesure. 

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