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Formulaire de déclaration de sous-traitance : comment compléter le DC4

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Le remplissage du DC4 concerne uniquement les sociétés qui ont recours à la sous-traitance. Si ce n’est pas votre cas, le DC4 ne vous concerne pas.

Le DC4 est le formulaire de déclaration de sous-traitance dans le cadre des marchés publics. Ce document est renseigné par les candidats ou le titulaire du marché afin de déclarer le ou les sous-traitants. Cette déclaration est obligatoire pour le paiement direct des sous-traitants directement par l’acheteur. Un DC4 par sous-traitant doit être réalisé, vous ne pouvez pas rassembler l’ensemble des sous-traitants dans un seul document.

Ce document doit être signé par le sous-traitant et l’entreprise qui se porte candidate lors de la déclaration en phase de candidature. Notez que la déclaration de sous-traitance peut également se faire lors de l’exécution du marché si le sous-traitant n’a pas été déclaré en amont, notamment s’il n’avait pas été identifié clairement à ce moment-là.

Le formulaire DC4 est téléchargeable en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Il est accompagné d’une notice explicative pour vous aider à le compléter. Mais ce tutoriel vous aidera à le faire plus facilement et avec fluidité pour ne pas commettre d’erreur.

 

Il y a 12 rubriques à remplir allant de la rubrique A à la rubrique L. Nous allons voir ensemble comment les compléter.

La rubrique A concerne l’identité de l’acheteur

Vous devez compléter l’identité de l’acheteur et ses coordonnées. Vous trouverez ces informations dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans le règlement de consultation. Vous récupérez l’information indiqué par l’acheteur lui-même dans la partie « identité de l’acheteur » et vous l’inscrivez dans la rubrique A.

Ou si vous avez déjà complété le DC1 ou le DC2, vous faites un simple copier-coller du DC1 ou du DC2 vers le DC4 de l’identité et des coordonnées de l’acheteur.

Partie A du DC4

Dans cette rubrique A, vous avez également un renseignement complémentaire à indiquer. Il s’agit de la personne habilitée à donner des renseignements pour le nantissement ou la cession des créances. Il s’agit du représentant légal de l’acheteur public. En général c’est le comptable mais ça peut être le maire ou le président du département. Cette information se trouve dans l’acte d’engagement ou dans le projet de marché public. Dans notre cas nous avons trouvé l’information dans l’acte d’engagement et nous venons le reporter à cet endroit.

Partie A du DC4 personne habilitée

La rubrique B précise l’objet du marché

Comme pour la rubrique A, vous trouverez l’information concernant l’objet du marché sur l’avis d’appel à la concurrence ou le règlement de consultation. Vous reprenez l’intitulé de l’objet du marché et vous le copié dans la rubrique B.

Ou si vous avez déjà complété les DC1/DC2, vous faites un simple copier-coller des DC1/DC2 vers le DC4 de l’objet du marché.

Si la sous-traitance concerne qu’un lot de la consultation, vous devez mettre le lot qui vous intéresse. Dans notre exemple, nous mettons l’objet du marché et le lot concerné en dessous (le lot 1).

Partie B du DC4

La rubrique C précise l’objet de déclaration du sous-traitant

Cette rubrique est à remplir selon qu’on se trouve en phase de consultation ou bien déjà en phase d’exécution du marché.

Il y a 3 cas différents :

  • Premier cas : Au moment du dépôt de votre offre, le DC4 est une annexe de votre dossier.
  • Deuxième cas : Vous êtes déjà attributaire du marché et vous souhaitez informer l’acheteur sur un nouveau sous-traitant intégrant le marché en cours de route : Vous devez transmettre le fichier rempli par courrier en RAR ou en main propre en récupérant un récépissé de l’acheteur.
  • Troisième cas : il s’agit d’une modification d’un ancien DC4, généralement en cas de nouvelle répartition entre le titulaire et le sous-traitant. Ce nouveau DC4 annulera l’ancien. Nous vous invitons à l’indiquer « annule et remplace le DC4 transmis le xx/xx/xx »

 

Dans notre exemple, nous allons transmettre le DC4 dans notre dossier d’offre, nous cochons donc la première case :

Partie C du DC4
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La rubrique D est dédiée à l’identification du soumissionnaire ou du titulaire

Si vous répondez seul ou si vous êtes l’unique titulaire du marché, vous renseignez vos informations.

Si vous êtes membre d’un groupement, vous devez indiquer les informations de l’ensemble des membres du groupement à cet endroit. L’exercice est un peu long mais cela est obligatoire. En dernière ligne, il existe un espace pour indiquer l’identification et les coordonnées du mandataire.

Concernant la signature du DC4, en cas de groupement avec mandataire identifié (dans le DC2) seul ce dernier signe le document. Si vous n’avez pas de mandataire, l’ensemble des membres du groupement doivent signer le document.

 

 

Partie D du DC4

La rubrique E précise l’identification du sous-traitant

La première partie de cette rubrique doit être renseignée de la même manière que la rubrique précédente avec les informations du sous-traitant.

Partie E du DC4

Dans cette deuxième partie de la rubrique E, vous devez renseigner les coordonnées de la personne qui a le pouvoir d’engagement pour le sous-traitant. Parfois l’acheteur peut demander une preuve en annexe. Si c’est le cas vous pouvez attacher en annexe de votre dossier de candidature le KBIS. Cela atteste que le signataire est bien le président ou le gérant de l’entreprise. Si le nom du signataire n’apparait pas dans le KBIS, il est possible de rédiger un pouvoir d’engagement signé par le représentant légal de la société attestant que le signataire peut engager l’entreprise.

Partie E du DC4 personne qui a le pouvoir d’engagement pour le sous-traitant

Vous devez ensuite indiquer si vous être une micro, petite ou moyenne entreprise. Il s’agit des sociétés de moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 50 millions d’euros. Vous devez également cocher « oui » si vous êtes artisan, c’est-à-dire immatriculé au répertoire des métiers ou au registre des entreprises mentionnées au IV de l’article 19 concernant le développement et la promotion du commerce et de l’artisanat.

Partie E du DC4 micro, petite ou moyenne entreprise

La dernière partie de cette rubrique concerne uniquement les marchés de défense et de sécurité provenant du ministère de la défense. Vous devez indiquer si le sous-traitant est lié au titulaire. Nous laissons cette rubrique vide dans notre cas.

Partie E du DC4 Marchés de défense ou de sécurité

La partie F précise la nature des prestations sous-traitées

Dans cette première partie, vous devez renseigner les prestations qui vont être confiées au sous-traitant. La nature et les quantités sous-traitées doivent apparaitre à cet endroit. Si vous avez un contrat de sous-traitance avec cette entreprise, vous devez reprendre les éléments à cet endroit. Si ce n’est pas le cas, vous devez bien décrire la partie que va réaliser le sous-traitant dans le cadre de votre marché.

Partie F du DC4

La deuxième partie de cette rubrique concerne les « données à caractère personnel ». Vous devez indiquer si votre sous-traitant aura accès à ces données. Il faut comprendre ici, toutes les informations qui se rapportent à une personne physique (nom, prénom, numéro de téléphone, etc.). Toutes ces informations doivent rester confidentielles et le sous-traitant ne doit pas les révéler ou les réutiliser.

N’oubliez pas de cocher la case. Vous devez vous garantir que le sous-traitant possède les moyens techniques et organisationnelles pour protéger ces données. Par ailleurs votre contrat de sous-traitance doit être à jour sur ces clauses liées à la RGPD.

Dans le cadre d’un marché de défense et de sécurité, vous devez indiquer le lieu d’exécution de la prestation sous-traitée.

Dans notre cas, le traitement des données personnelles est minime. Nous avons pris la décision de tout de même remplir cette partie-là. Sur certains marchés, le sous-traitant peut avoir accès à des bases de données importantes. Dans ce cas-là, l’acheteur public sera très regardant sur le remplissage de cette partie.

Partie F du DC4 données à caractère personnel

La rubrique G concerne les prix des prestations sous-traitées

Dans la partie a) vous devez renseigner le taux de TVA, le montant HT et TTC de la prestation réalisée par le sous-traitant.

La partie b) ne doit être remplie que si la prestation du sous-traitant rentre dans le cadre de travaux, y compris de réparation, de nettoyage, d’entretien, de transformation et de démolition effectués en relation avec un bien immobilier. Cette partie vous permettra de bénéficier des conditions d’auto-liquidation de la TVA. N’hésitez pas à prendre contact avec votre comptable si vous avez des questions sur ce sujet.

S’il s’agit d’un DC4 modificatif à la suite d’une modification des volumes, vous devez indiquer le montant initial ainsi que le nouveau montant à cet endroit.

Partie G du DC4

Dans cette partie, vous devez indiquer la formule de variation des prix, si elle existe. Celle-ci, peut être imposée par l’acheteur dans les documents de consultation transmis (parfois l’acheteur prévoit dans le cahier de charges, une clause sur la révision des prix).  Dans ce premier cas, vous devez alors indiquer la formule imposée par l’acheteur.

Il est également possible qu’aucune formule ne soit imposée par l’acheteur dans les documents qu’il transmet. Dans ce cas, si votre contrat de sous-traitance propre au marché dont il est question prévoit une formule de variation de prix avec votre sous-traitant, vous devez l’indiquer.

La dernière partie concerne le paiement direct des sous-traitants. Dès que le montant est supérieur à 600€ TTC, les sous-traitants ont le droit au paiement direct

Partie G du DC4 - Modalités de variation des prix

La rubrique H précise les modalités de règlement

Dans cette rubrique vous devez indiquer les informations bancaires du sous-traitant : Nom du compte, nom de l’établissement bancaire et numéro de compte. Vous devez joindre en annexe un RIB.

La dernière case est destinée aux sous-traitants qui ont besoin d’une avance. Si c’est le cas, vous devez cocher oui.

Partie H du DC4

La rubrique I est dédiée à la description de la capacité du sous-traitant.

Vous devez décrire les capacités et compétences du sous-traitant qui vont lui permettre d’honorer les prestations qui lui seront confiées. L’objectif est de prouver à l’acheteur que ce sous-traitant a les moyens d’honorer sa part du contrat.

Vous pouvez décrire les moyens humains, les moyens techniques à disposition, les certificats, etc. Tous les éléments que vous demandera l’acheteur dans le règlement de consultation et que vous allez transmettre dans votre dossier de candidature doivent faire apparaitre le dossier de votre sous-traitant.

Si le sous-traitant dispose de ces informations sur une plateforme disponible et accessible gratuitement pour l’acheteur, vous pouvez indiquer l’information dans la sous rubrique I2. Si ce n’est pas le cas ce n’est pas grave, vous pouvez joindre des annexes au DC4. Il est d’ailleurs plus opportun de joindre des annexes au DC4 que de surcharger cet espace au risque de le rendre illisible.

Partie I du DC4

La rubrique J concerne les attestations sur l’honneur du sous-traitant.

Comme pour le titulaire du marché, le sous-traitant ne doit pas rentrer dans le cas légal d’impossibilité de répondre à un marché public. Même si ce dernier n’a pas de relation contractuelle direct avec l’acheteur.

Vous devez cocher la case et transmettre les documents nécessaires comme pour la rubrique F du DC1.

Partie J du DC4

Dans la sous rubrique J2, vous devez transmettre des justificatifs prouvant l’exactitude des informations de la section d’avant. Vous pouvez transmettre à l’acheteur les documents directement en annexe ou pouvez les mettre à disposition sur une plateforme accessible en ligne.

Nous prenons le choix de transmettre les fichiers en annexe. Il s’agit des documents suivants :

  • L’attestation de régularité sociale du sous-traitant
  • L’attestation de régularité fiscale du sous-traitant
  • Une attestation sur l’honneur du sous-traitant

La partie K concerne la cession ou nantissement de créances

Il s’agit d’un instrument financier qui permet au titulaire de bénéficier d’un crédit pour le pré financement de son marché. Si une entreprise gagne un marché à 10K€, elle peut demander un crédit à sa banque et recevoir cette somme-là, moyennant des intérêts. L’avantage d’avoir recours à ce financement permet d’avoir de la trésorerie pour exercer sa prestation et ne pas attendre le paiement de l’acheteur.

Vous complétez cette partie que si votre sous-traitant souhaite souscrire à ce type de financement. Nous vous préconisons de voir cela directement avec lui.

La rubrique L concerne l’acceptation et agrément des conditions de paiement du sous-traitant

Dans cette partie, le titulaire et le sous-traitant doivent attester qu’ils sont d’accord sur toutes les dispositions du DC4 en signant le document. Il faut s’assurer que le signataire soit le même que celui qui est indiqué à la rubrique E pour le sous-traitant et la rubrique C1 pour l’entreprise candidate.

SI vous êtes attributaire du marché, l’acheteur procédera lui aussi à la signature du document et vous remettra une copie que vous devez garder précieusement.

La partie M concerne la notification prouvant la transmission du DC4

Vous avez trois possibilités :

  • Transmettre le DC4 et les annexes en lettre recommandée avec accusé de réception.
  • Transmettre le DC4 et les annexes en main propre, l’acheteur doit remplir cet espace en indiquant la date et le lieu de remise du document.
  • Par voie dématérialisée à condition que cette voie permette la constatation d’une date certaine de réception. Pour ce faire, nous vous invitons fortement à mettre en place l’accusé de réception lors de votre envoi par email.

BRAVO, vous avez réussi à compléter le DC4. Si vous avez des questions, vous pouvez nous écrire en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Nous serions heureux de vous apporter de l’aide et d’échanger avec vous.

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