Lorsqu’une entreprise souhaite répondre à un appel d’offres, qu’il soit public ou privé, il peut être déroutant de comprendre les différences entre les termes RFP, RFI et RFQ.
Ce sont tous des acronymes couramment utilisés dans le processus d’appel d’offres, mais chacun a des significations et des objectifs différents. Il est important de comprendre ces différences, car cela peut avoir un impact sur la manière de préparer et de présenter votre offre.
L’objectif de cet article est de vous fournir une compréhension claire et concise de ces termes afin de vous aider à gérer le processus d’appel d’offres avec confiance.
Nous allons donc explorer les définitions, les objectifs et les différences entre ces acronymes afin que vous puissiez être bien préparé pour répondre à n’importe quelle de ces 3 demandes.
RFI : Définition et spécificités
RFI signifie « request for information » ou “demande d’information” en Français.
Il s’agit d’une étape préliminaire en amont de l’appel d’offres.
Lors d’un RFI, l’entité émettrice qui lancera l’appel d’offres (généralement une entité publique ou une entreprise privée) demande en amont des informations aux entreprises qu’elle a préalablement identifié.
Les principaux intérêts du RFI pour l’entité émettrice sont :
- D’appréhender le marché
- D’affiner son sourcing en sondant les entreprises sur leur capacité à répondre à son besoin.
- D’ajuster son besoin par rapport au marché
Pour cela, et sans spécialement transmettre de cahier des charges à cette étape, elle peut leur demander un certain nombre de renseignements telles que :
- Leur expérience: Références clients passées, longévité de l’entreprise, etc…
- Leur santé financière: Evolutions du chiffre d’affaires, évolution du résultat net, etc…
- Leur capacité technique: Quantités et type de matériels/outils, expertises et certifications professionnelles, etc…
- Leurs ressources humaines : Effectif en nombre et en compétence, etc…
- Leurs innovations éventuelles
- Des solutions précises en rapport avec son besoin
- Etc…
L’entité émettrice peut ensuite utiliser ces informations obtenues par le RFI pour sélectionner avec précision les entreprises, qui à priori, peuvent répondre à ses besoins et transmettre l’appel d’offres à un panel restreint de ces entreprises.
Les principaux intérêts du RFI pour une entreprise qui souhaite être candidate pour un appel d’offres sont :
- De faire connaître ses produits et services et de prouver son expertise.
- De démontrer son engagement envers le projet et sa capacité à travailler efficacement en fournissant une réponse complète et détaillée.
- De développer une relation et établir un lien de confiance avec l’entité émettrice,
Tous ces éléments peuvent donner un avantage concurrentiel à l’entreprise et lui permettre de se différencier des autres entreprises avant même l’appel d’offres.
A savoir :
Le RFI n’est pas une étape obligatoire dans le processus d’achat. Elle est majoritairement utilisée lorsque l’entité émettrice ne connait pas ou peu le marché auquel elle s’adresse ou lorsqu’elle souhaite identifier une innovation/nouveauté avant de lancer officiellement son appel d’offres.
Un RFI n’aboutit pas systématiquement à un appel d’offres. L’entité émettrice peut utiliser le RFI simplement pour sonder le marché pour anticiper un besoin futur ou pour se faire une idée des solutions possibles. Elle peut également après avoir sondé le marché, décider de reporter l’appel d’offres à plus tard.
RFQ : Définition et spécificités
RFQ signifie « request for quotition » ou
“demande de chiffrage” en Français.
Il s’agit ni plus ni moins que d’une demande de devis
à plusieurs entreprises dans le cadre d’un appel d’offres.
Lors d’un RFQ, l’entité émettrice demande aux entreprises
qu’elle consulte de fournir une estimation des coûts pour les produits ou
services demandés. Le RFQ est utilisé pour obtenir des informations sur les
prix et les conditions commerciales.
Le principal intérêt du RFI pour l’entité émettrice est
de comparer les coûts proposés par différentes entreprises pour assurer la
performance de son achat et éventuellement négocier les prix proposés.
RFP : Définition et spécificités
RFP signifie “request for proposal” ou “demande de proposition” en Français. Autrement dit, RFP veut dire appel d’offres.
Un RFP se matérialise par l’envoi d’un dossier composé de plusieurs pièces aux entreprises candidates.
L’envoi de ce dossier, appelé aussi « DCE » dans les appels d’offres publics, a pour objectif de solliciter des propositions de différentes entreprises sur la façon de résoudre un problème ou de satisfaire un besoin spécifique.
Ce problème ou ce besoin sont formulés dans l’une des pièces du dossier qui est le cahier des charges ou le CCTP (dans le domaine du BTP notamment)
Le RFP contient également souvent des informations détaillées sur les exigences et les attentes de l’entité émettrice, ainsi que des critères de sélection précis pour les propositions des entreprises.
Dans la majorité des cas, comme dans un RFQ, les entreprises qui souhaitent répondre au RFP doivent transmettre un devis. Mais dans le cadre d’un RFP, elles doivent également préparer une proposition technique détaillée expliquant comment elles peuvent répondre aux besoins spécifiques de l’entité émettrice. Cette proposition technique doit se faire à l’aide du mémoire technique.
Dans certains RFP, seule la proposition technique est demandée.
Les propositions technico-commerciales sont ensuite évaluées par l’entité émettrice et une entreprise est sélectionnée pour réaliser le travail.
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Différences entre RFI, RFQ et RFP
Voici un résumé clair et simple des différences entre les 3 acronymes RFI, RFQ et RFP utilisés dans un appel d’offres.
En amont d’un appel d’offres :
- RFI : C’est une sollicitation faite par une entité pour récupérer des informations sur les produits, les services et les capacités d’une entreprise. Le but d’un RFI est de collecter des informations de base pour déterminer si une entreprise est qualifiée ou non pour répondre à un appel d’offres éventuel.
Dans le cadre d’un appel d’offres :
- RFQ : C’est une sollicitation faite par une entité pour recevoir des devis sur le coût de produits ou services spécifiques. Le but d’un RFQ est d’obtenir des offres de prix pour aider à prendre une décision d’achat sur un aspect purement financier.
- RFP : C’est une sollicitation faite par une entité pour recevoir des propositions détaillées sur la façon dont une entreprise peut résoudre un problème ou satisfaire un besoin spécifique décrit dans un cahier des charges. Le but d’un RFP est de sélectionner une entreprise pour mener à bien un projet en fonction de la qualité et de la pertinence de sa proposition.
En ce qui concerne les appels d’offres publics et privés, les différences entre RFI, RFQ et RFP restent les mêmes, mais les processus peuvent varier en fonction des réglementations et des lois en vigueur dans le secteur public et privé.
Par exemple, les appels d’offres publics peuvent nécessiter une transparence accrue, une évaluation plus rigoureuse et un respect strict des procédures de mise en concurrence, tandis que les appels d’offres privés peuvent être plus flexibles et se concentrer sur la recherche de la solution la plus efficace et rentable.
