Exemple d’un tableau de bord commercial

Le tableau de bord commercial fait partie des outils de pilotage indispensables pour avoir une gestion commerciale efficace.

Cet outil d’analyse est un allié précieux pour améliorer les performances des forces de ventes. Il permet de prendre des décisions pour atteindre des objectifs, en analysant la situation actuelle du service commercial.

Grâce au tableau de bord commercial, la compétitivité de l’entreprise peut fortement s’améliorer.

Comment faire un tableau de bord de bord commercial ? Quels indicateurs retenir ?
Nous vous dévoilons toutes les clés pour créer un tableau de bord commercial utile et adapté à vos objectifs commerciaux

Qu’est-ce qu’un tableau de bord commercial ?

Le tableau de bord commercial est également connu sous sa dénomination anglophone de « commercial dashboard ». C’est un outil de pilotage et de gestion qui permet de suivre l’activité commerciale en fonction d’objectifs fixés en amont.

Ainsi, il constitue une aide à la décision en temps réel, en s’appuyant sur les résultats chiffrés de l’activité commerciale.

Le tableau de bord commercial comprend en effet des indicateurs de performance qui permettent aux responsables des ventes de suivre et d’analyser l’activité de leurs services.

Pourquoi mettre en place un tableau de bord commercial ?

Un tableau de bord d’activité commerciale permet avant tout de visualiser les données recueillies pour les analyser. Il fait apparaître des chiffres, des ratios, des graphiques, des seuils. Tous ces éléments permettent d’analyser les performances commerciales, les éléments qui fonctionnent bien et ceux à améliorer. C’est un guide pour prendre des décisions, ajuster les objectifs et optimiser les actions commerciales.

Pour encore plus de réactivité, des alertes peuvent d’ailleurs être mises en place pour réagir rapidement si nécessaire pour rectifier des erreurs ou améliorer les performances d’un service.

Il permet aux commerciaux de se situer par rapport aux objectifs fixés, en évaluant leurs réalisations. Ils peuvent suivre leur activité en temps réel et donc évaluer l’avancement des missions en cours. A échéance, ils en dégagent un diagnostic et un nouveau plan d’actions. C’est toute une ligne stratégique directrice qui peut être déterminée à partir de ce document de suivi.

A partir des données observées, le tableau de bord aide également à anticiper les prévisions et les projections pour les ventes à venir.

Le tableau de bord d’un commercial lui permet également de communiquer et d’informer ses équipes et ses supérieurs. Grâce à lui, il pourra présenter clairement les résultats des actions commerciales en cours et expliquer les ajustements potentiellement nécessaires.

Comment créer un tableau de bord commercial ?

Pour obtenir un tableau de bord de suivi commercial, une méthodologie peut être suivie pour obtenir un document de qualité.

Définir les objectifs

Dans un premier temps, il est indispensable de fixer les objectifs du tableau de bord commercial.

Ceux-ci doivent correspondre aux facteurs de succès du service commercial, en reposant sur les objectifs à atteindre et les axes de progrès. En somme, ce tableau de bord doit retranscrire les éléments phares de la stratégie commerciale mise en place.

Les objectifs du tableau de bord commercial peuvent être principalement de deux types :

  • Des objectifs de reporting : ils permettent d’analyser les actions mises en place et de les corriger si besoin. Il peut par exemple s’agir de déterminer la marge dégagée lors du dernier trimestre, de savoir quelle catégorie de produits a été le plus vendue le mois passé, ou encore combien de rendez-vous commerciaux ont été pris depuis le début de l’année ;
  • Des objectifs de pilotage : ils fixent des caps, associés à des moyens à mettre en œuvre. Il peut s’agir d’un objectif de chiffre d’affaires, ou, plus généralement, de mettre en place un prévisionnel de ventes. Ils permettent de piloter les actions et de se projeter dans le temps.

Connaître les utilisateurs du tableau de bord

Pour que le tableau de bord soit un outil efficace et exploitable, il faut ensuite penser à ses destinataires. En effet, le tableau de bord peut être destiné aux responsables commerciaux, mais aussi aux managers qui auront une vision plus globale des activités de l’entreprise et donc de l’efficacité des équipes sur le terrain.

Ainsi, pour répondre aux besoins de ses différents utilisateurs, le tableau de bord doit être pensé à la fois pour :

  • Le service commercial qui va s’en servir pour piloter l’activité commerciale, manager ses équipes et suivre la réalisation des objectifs définis ;
  • Les managers, voire la direction, qui suivra les résultats pour prendre des décisions stratégiques ;
  • Le service financier qui surveillera la cohérence économique ;
  • Les investisseurs qui peuvent être intéressés par les performances des équipes, leurs résultats, pour être certains de leur investissement.

Ce document doit donc comprendre un angle à la fois stratégique et opérationnel pour parler à tous.

En pensant aux utilisateurs de ce dashboard, il ne faut pas non plus oublier de définir les personnes qui seront responsable de la compilation des données et de leurs suivi.

Choisir les indicateurs du tableau de bord commercial

La tâche principale liée à la mise en place du tableau de bord commercial repose sur le choix des indicateurs qui y seront inclus.

Ceux-ci doivent recouvrir les aspects relevant des ventes et des performances des commerciaux. Ils doivent en outre être :

  • Limités : on conseille généralement d’avoir 10 KPI commerciaux au maximum par tableau de bord ;
  • Cohérents avec les objectifs en cours ;
  • Evolutifs, pour s’adapter aux priorités et aux leviers de performance identifiés. Une certaine continuité doit toutefois être maintenue pour permettre des comparaisons dans le temps ;
  • Clairs et suivis pour être utilisés convenablement, avec une bonne réactivité des équipes ;
  • Faciles à obtenir, à calculer, à automatiser si c’est possible.

Les indicateurs qui doivent apparaître dans un tableau de bord commercial doivent couvrir :

  • Les objectifs commerciaux. Il s’agit par exemple du pourcentage de prospects contactés, des ventes additionnelles réalisées par les clients ;
  • Les activités commerciales : activités journalières ou hebdomadaires, transformation de leads, nombre d’appels téléphoniques passés ou de rendez-vous clients effectués ;
  • Les résultats : volume de vente, chiffre d’affaires, évolution de la marge, pourcentage de parts de marché, satisfaction des clients.

Enfin, la temporalité du tableau de bord déterminera celle des indicateurs choisis. Ceux-ci seront évalués instantanément pour un suivi en temps réel, mais aussi à un rythme déterminé, qui peut être quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel.

Bien sûr, ces échéances d’analyse peuvent se cumuler. De même, il est intéressant des les coupler à des comparaisons avec les données des périodes précédentes et de faire des correspondances croisées entre différents objectifs.

Mettre en place un tableau de bord commercial

Une fois la préparation finement pensée, le tableau de bord commercial peut être mis en place.

Il sera pour cela possible d’utiliser différents supports. Souvent, les CRM permettent de connecter ce document à votre base de données et donc d’être automatisé. Il en va de même avec les outils de business ou les logiciels dédiés à la gestion commerciale. Le recours à ces supports évite les erreurs et donne des analyses très concrètes, facilement exploitables pour les équipes commerciales. En effet, les données sont clairement examinées et le tableau de bord est partagé automatiquement avec tous les collaborateurs concernés. Cette solution est gage de fiabilité et donc d’efficacité.

Néanmoins, il est également possible de créer son tableau de bord commercial sur Excel. En utilisant une mise en page claire et surtout les bonnes formules, vous obtiendrez un outil performant qui aiguillera les décisions commerciales de vos équipes.

REMARQUE :

Quel que soit le support retenu, il conviendra de tester le tableau de bord durant une période d’essai afin d’ajuster si besoin les indicateurs. La version définitive pourra ensuite être arrêtée et les responsabilités de remplissage, d’analyse et de suivi attribuées aux personnes concernées.

Présenter et diffuser le tableau de bord commercial

Pour s’insérer pleinement dans le plan d’action commerciale, le tableau de bord mis en place doit être présenté aux personnes qu’il concernera.

Ainsi, il doit avant tout être connu des collaborateurs chargés de son suivi et de son analyse. Pour leur faciliter la tâche, il faudra veiller à leur expliquer le fonctionnement du tableau de bord, la lecture de ses tableaux et graphiques, ainsi que les repères fixés dans le temps pour mesurer les écarts.

L’ergonomie, le design, le choix du type de graphiques, les codes couleurs doivent être déterminés avec soin pour améliorer la lisibilité du tableau de bord et son appropriation par les équipes.

Pour faire connaître l’outil et son fonctionnement, il peut être utile d’organiser une présentation du tableau de bord sous PowerPoint, sans oublier de partager le document directement au format Excel et en PDF. Ce dernier format est d’ailleurs utile aussi pour sortir les données du tableau de bord à un instant T.

Exemple d’un tableau de bord commercial simple

Que ce soit pour déterminer vos indicateurs, les articuler entre eux ou savoir comment présenter un tableau de bord commercial, recourir à un modèle peut vous faire gagner un temps précieux. C’est particulièrement le cas si vous optez pour un tableau de bord Excel.

Des modèles de tableaux de bord Excel gratuits sont en effet disponibles en ligne et vous faciliteront la tâche pour utiliser des fonctionnalités avancées pour rendre votre tableau de bord intuitif et cohérent.

Vous pourrez trouver plusieurs sortes de modèles de tableau de bord commercial gratuit. Ainsi, que vous soyez à la recherche d’un tableau de suivi de ventes, d’un tableau de bord de prospection commerciale, d’un tableau de bord de prévision des ventes, vous trouverez des modèles visuels, synthétiques, agréables et simples à utiliser.

Le tableau de bord commercial constitue donc un outil essentiel de gestion et d’analyse des équipes commerciales. En identifiant les leviers d’action, il sera l’un des principaux outils des commerciaux et des managers pour faire prospérer l’entreprise dans les meilleures conditions possibles.

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