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Tutoriel : Comment constituer un dossier de candidature pour les marchés publics ?

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Votre objectif est de répondre à un marché public ? vous souhaitez déposer votre candidature mais vous ne savez pas par quoi commencer ? Cet article vous donnera la marche à suivre pour faire une candidature de qualité pour répondre à un appel d’offres.

Avant de commencer il est important de préciser la différence entre la candidature et l’offre. Une réponse à un marché public doit contenir ses deux éléments :

  • La candidature qui permet de prouver votre capacité à répondre à la consultation.
  • L’offre qui est composée d’un mémoire technique et de l’offre commerciale. Le mémoire technique a pour vocation d’apporter des réponses aux exigences du cahier des charges. L’offre commerciale a pour vocation de présenter l’offre sur son aspect purement financier.

Cet article est dédié uniquement à la partie candidature. Elle occulte la partie « offre ».

Le but du dossier de candidature est de démontrer à l’acheteur public que votre société n’entre dans aucun des cas d’exclusion décris par le code de la commande publique. Mais également de démontrer que votre société dispose des capacités financières et techniques pour pouvoir exécuter le marché.

La plupart des acheteurs précisent dans l’avis de marché ou dans le règlement de consultation toutes les pièces et informations dont ils ont besoin pour évaluer votre candidature. Nous vous invitons à bien en prendre connaissance pour ne pas voir votre candidature écartée.

Nous vous présenterons toutes les pièces et informations qui doivent être présentes dans le dossier de candidature. A noter que l’ensemble de ces éléments ne sont pas toujours demandés par l’acheteur. Mais pour constituer une candidature très qualitative et exhaustive, nous vous invitons à suivre cette trame.

En fin d’article, vous pourrez télécharger votre modèle de dossier de candidature prêt à l’emploi selon la nature de votre activité (prestation de services, travaux ou fournitures). Il est à destination des sociétés qui n’ont pas le temps de faire un dossier de A à Z, et qui veulent mettre toutes leurs chances de leur côté pour élaborer un dossier complet et percutant. Pour les sociétés qui souhaitent réaliser par elles même ce dossier, cet article détaille point par point le contenu d’un bon dossier de candidature.

N’oubliez surtout pas que le dossier de candidature est le premier document qu’ouvrira un acheteur. Votre société doit rapidement donner envie à l’acheteur pour qu’il s’intéresse à votre candidature.

Compréhension du besoin et des enjeux

Cette partie a pour but de résumer les besoins de l’acheteur dans le cadre de cette procédure de mise en concurrence. L’objectif est de lui démontrer que la demande a bien été comprise et qu’il s’agit d’une candidature sérieuse. En effet, les acheteurs reçoivent souvent des dossiers qui donnent l’impression de « copier-coller ». Il est donc important de prouver que votre société a bien pris le temps de lire les documents de consultation et que votre réponse sera unique et adaptée au marché en question.

Présentation de l’entreprise au niveau global

Dans cette partie, nous vous invitons à présenter votre société en quelques mots. Il faut être synthétique et aller à l’essentiel. Pour illustrer cette partie, vous pouvez transmettre quelques chiffres sur votre société. Les acheteurs apprécient les chiffres car cela leur permet de cerner rapidement le profil de la société. Lorsque nous étions de l’autre côté de la barrière, en tant qu’acheteurs publics, nous apprécions en particulier voir un organigramme (anonymisé bien évidemment), les principaux secteurs d’interventions, les domaines d’expertises et la répartition du chiffre d’affaires. Vous pouvez fournir l’ensemble de ces éléments dans des tableaux pour rendre votre dossier lisible et synthétique.

Modèle de dossier de candidature

Il vous accompagnera dans toutes vos réponses aux appels d’offres

50 pages pour présenter votre candidature dans les règles de l’art :

✅ Compréhension du besoin et des enjeux

✅ Présentation de l’entreprise au niveau global

✅ Présentation de la candidature et de la situation juridique

Capacité économique et financière

Capacité technique et professionnelle

✅ Références

✅ Les 13 annexes dont le DC1 et DC2 commentés pour vous aider au remplissage.

Présentation de la candidature et de la situation juridique

Dans cette partie vous devez transmettre les pièces et informations relatives à la candidature. Comme par exemple les lots auxquels vous postulez en cas d’allotissement du marché. Vous devez également transmettre les informations d’identification de votre société et de votre contact unique (interlocuteur unique que l’acheteur peut contacter si besoin).

La situation juridique est essentielle pour montrer à l’acheteur public que vous êtes conforme pour répondre au marché public. Il y a un certain nombre de documents et attestations à transmettre en annexes pour que votre candidature soit irréprochable sur la partie juridique (voir le paragraphe plus bas sur les annexes). Les documents sont les suivants :

  • La délégation de pouvoir
  • L’engagement d’exactitude des réponses
  • La déclaration sur l’honneur
  • Le formulaire DC1
  • Le formulaire DC2
  • Le formulaire DC4 en cas de sous-traitance
  • La régularité fiscale
  • La régularité sociale
  • L’immatriculation de votre société
  • Une attestation d’assurance
  • Une copie du redressement judiciaire, le cas échéant.

Vous pouvez créer un tableau dans cette section pour indiquer tous les documents qui sont présents dans le dossier. Pour faciliter la lecture de votre dossier de candidature et ne pas surcharger cette partie, vous pouvez également les attacher en annexe.

Avec l’ensemble de ces documents vous êtes certain que votre candidature sera complète. La plupart des acheteurs publics ne vous demanderont pas l’ensemble de ces pièces. Vous pouvez garder uniquement les éléments qui vous intéressent. Pour gagner du temps nous vous préconisons de préparer un dossier de candidature complet, et selon les marchés vous pouvez retirer les parties qui ne vous intéressent pas.

Votre capacité économique et financière

L’objectif de présenter les chiffres financiers de votre société est de montrer à l’acheteur que vous êtes en mesure d’assurer le marché en possédant les ressources financières suffisantes pour répondre au marché public.

L’acheteur public va s’intéresser notamment à votre chiffre d’affaires sur les 3 dernières années. Il est intéressant de lui donner d’autres informations sur la santé financière, comme le résultat net ou la note Coface si vous la connaissez.

Notre préconisation dans cette partie, est d’indiquer également le chiffre d’affaires réalisé avec vos principaux clients. Vous pouvez enlever le nom de l’administration ou de la société et renseigner uniquement le secteur si cette information est confidentielle. Les acheteurs apprécient toujours connaitre ce type d’informations. Ça les rassure, notamment si vous avez déjà travaillé avec des acteurs publics.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet de la santé financière d’une entreprise, cet article permet de savoir comment l’analyser.

Votre capacité technique et professionnelle

Une des parties les plus importantes de ce dossier de candidature est de démontrer à l’acheteur que votre société possède les ressources humaines et les moyens matériels suffisants pour répondre à ce marché.

Pour cela, vous devez indiquer les moyens humains, c’est-à-dire les effectifs de votre société. Pour être plus précis, il est préférable d’indiquer les effectifs concernés par l’objet du marché. Si vous êtes une société de 10 personnes et qu’il n’y a que 4 personnes qui sont concernées par l’activité directe du marché, il est souhaitable de l’indiquer. Les acheteurs apprécient particulièrement la transparence des sociétés et cela montre également le sérieux de votre candidature.

Les moyens matériels doivent également apparaitre dans votre dossier. Vous devez préciser les locaux, les moyens informatiques, les véhicules, les outils et les autres équipements. En d’autres termes, tous les moyens matériels qui vous permettent d’exercer votre activité doivent être renseignés.

Vos références

Les références clients sont très importantes dans un dossier de candidature. Elles donnent une certaine légitimité à votre entreprise et ça montre que vous êtes en mesure de réaliser une prestation du début à la fin. Si l’information de votre partenariat est confidentielle, vous pouvez l’anonymiser et communiquer dessus en masquant le nom du client.

Vous pouvez présenter ces références sous le format d’un tableau. Pour détailler la prestation vous pouvez décrire le type de prestation, le nom du client, le lieu de la prestation, etc.

Nous vous préconisons fortement de travailler cette partie-là dans votre candidature, car c’est le seul endroit où vous avez la possibilité de parler réellement de votre expérience concrète. La partie précédente relative aux moyens humains et matériels n’est finalement qu’une description de ce que vous possédez. Vous pourrez difficilement rentrer dans le détail de votre métier.

Si vous êtes intéressé par la mise en valeur des références, nous avons rédiger un article qui traite en profondeur de ce sujet.

Les annexes

Comme indiqué dans le paragraphe sur la présentation de votre candidature, vous avez un certain nombre de documents à présenter au niveau administratif et juridique. Voici le détail de tous les documents ainsi que l’utilité de chaque d’entre eux.

✅ Délégation de pouvoir

Ce document est un mini contrat dans lequel le dirigeant légal de la société transmet le pouvoir à une autre personne de la société pour la représenter dans le cadre de la consultation. Ce document est essentiel lorsque le dirigeant ou le représentant de la société ne gère pas les réponses aux appels d’offres ou n’est que peu disponible. Ce document vous permettra d’être légitime pour remplir et signer un certain nombre de documents pour la suite de la procédure.

✅ Engagement d’exactitude des réponses

Pour certifier que les renseignements transmis dans le dossier de candidature sont justes, il est important de remettre un document qui l’atteste.

✅ Déclaration sur l’honneur

Pour répondre aux marchés publics, le candidat doit certifier via une déclaration sur l’honneur qu’elle ne fait pas l’objet d’une interdiction pour y répondre.

✅ Formulaire DC1

Ce formulaire est le modèle de lettre de candidature que doit remplir chaque soumissionnaire pour un appel d’offre public.

✅ Formulaire DC2

Le formulaire DC2 est le document dans lequel le candidat individuel ou le membre de groupement déclare son activité, ses capacités économiques et financières, ses capacités technique et professionnelles. Vous avez la possibilité de transmettre l’ensemble de ces informations dans le DC2. Mais pour rendre votre candidature visible et agréable à lire par l’acheteur public, nous vous préconisons de renseigner ces éléments dans un dossier de candidature. Ensuite vous pouvez indiquer dans le DC2 une mention qui renvoie vers ce document et mettre le DC2 en annexe.

✅ Formulaire DC4

Il s’agit du formulaire pour déclarer les sous-traitants. Ce document peut être rempli dès le départ si vous avez prévu de sous-traiter une partie de votre prestation. Pendant le déroulé du marché, vous pouvez également remplir ce document pour déclarer votre sous-traitance.

✅ Attestation de régularité fiscale

C’est le document qui atteste de la régularité de la situation fiscale de votre société. Elle est transmise par l’administration si vous en faites la demande. Cette attestation est la preuve que vous êtes à jour dans le paiement de vos impôts et de la TVA.

✅ Attestation de régularité sociale

Ce document va servir à montrer que vous êtes à jour dans le paiement de vos obligations sociales. Dans ces obligations nous intégrons les cotisations et les contributions sociales.

✅ Immatriculation

L’immatriculation de la société est communément appelée KBIS. C’est la carte d’identité de la société. Ce document prouve l’existence légale de votre société. Il est souhaitable de mettre dans votre dossier un Kbis de moins de 3 mois.  

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’immatriculation d’une entreprise, nous avons un petit article qui vous donne plus d’informations sur le sujet.

✅ Assurance responsabilité civile

Cette assurance sert à protéger et à réparer les dommages causés à un client lors de l’exécution du marché. Si vous répondez à un marché public, vous êtes obligé d’en avoir une qui couvre le type d’activité de l’objet du marché. Dans nos vies antérieures d’acheteurs publics, nous avons déjà vu des entreprises qui ont postulé aux nos marchés publics que l’on a lancés, avec une assurance de responsabilité civile qui ne couvre pas les marchés en question. Les entreprises ont été obligées de recontacter leurs assurances pour faire le nécessaire et intégrer l’activité du marché comme étant une activité assurée par cette dernière. Veuillez vérifier ce point avant de transmettre votre responsabilité civile à l’acheteur public.

✅ Redressement judiciaire

Si vous êtes en redressement judiciaire, vous devez mettre la copie du jugement de la procédure collective. Les entreprises en redressement judiciaire ont le droit de répondre aux marchés publics. Elles doivent simplement prouver qu’elles sont en mesure de réaliser leurs activités pendant toute la durée du marché.

✅ Liasses fiscales

Vous devez intégrer dans votre dossier les liasses fiscales des 3 dernières années lorsque l’acheteur public vous le demande. Pour rendre votre dossier de candidature facile à lire pour l’acheteur, vous avez la possibilité dans la partie « capacité économique et financière » d’intégrer les informations des liasses fiscales dans un tableau. Cela évite à l’acheteur de perdre du temps à chercher les informations dans les liasses fiscales.

✅ Certifications

Une certification est un document délivré par une autorité légitime dans un domaine particulier à la suite d’une évaluation que votre société ou des personnes de société doivent passer.

Les certifications dans certains marchés sont très importantes. Si votre société à des certifications pour exercer son activité, vous pouvez les mettre dans le dossier en annexes.

Modèle de dossier de candidature

Il vous accompagnera dans toutes vos réponses aux appels d’offres

50 pages pour présenter votre candidature dans les règles de l’art :

✅ Compréhension du besoin et des enjeux

✅ Présentation de l’entreprise au niveau global

✅ Présentation de la candidature et de la situation juridique

Capacité économique et financière

Capacité technique et professionnelle

✅ Références

✅ Les 13 annexes dont le DC1 et DC2 commentés pour vous aider au remplissage.

Vous êtes à présent armé pour rédiger un dossier de candidature de qualité !

Si vous préférez vous affranchir de cet exercice de rédaction, par manque de temps ou pour toute autre raison, nous vous proposons des modèles de dossier de candidatures complets et adaptés à votre secteur d’activité.

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