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Modèle de devis gratuit sur Excel ou Word

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Vous souhaitez répondre à un marché et vous n’avez jamais fait de devis ? vous souhaitez envoyer un devis à un prospect ou un client ? cet article vous explique tout ce qu’il faut savoir pour faire un devis complet et de qualité.

Qu’est-ce que le devis ?

Le devis est le document qui liste vos prestations/produits et leurs coûts associés.  Il est essentiel dans la démarche commerciale. Il doit être compréhensible et facile à lire pour votre prospect afin d’améliorer significativement votre taux de concrétisation en commande.

Le devis est une proposition de contrat, mais il ne doit pas être perçu comme un contrat.  Il devient contractuel si et seulement si la partie qui l’a reçu l’accepte. Dans ce cas-là, le devis devient un contrat commercial et les deux parties sont engagées contractuellement.

Le devis doit comporter une description bien détaillée de chaque des prestations ou produits proposés. Ainsi, le client aura une idée précise de votre offre.

Enfin, sachez qu’il est important de rédiger le devis en respectant des règles particulières que nous vous présenterons ci-dessous.

À quoi sert un devis ?

Le devis est le document faisant le lien entre une entreprise et ses clients. En tant qu’entreprise, il permet d’avoir une base de discussion avec votre client. Lorsque son contenu est bien rédigé et détaillé, il permet entre autres aux clients de juger la crédibilité et le sérieux de l’entreprise. C’est sur cette base que les clients peuvent demander de réajuster la proposition telles que les quantités des produits ou le nombre d’heures/de jours de services.

En transmettant un devis à vos clients, vous vous engagez à fournir les biens et/ou services indiqués dans ce document conformément au prix et aux conditions qui y sont mentionnées. Le chiffrage indiqué devient alors une proposition officielle. Lorsque votre devis est accepté, vous sécurisez la relation commerciale avec votre client.

Le devis protège les intérêts des deux parties. Ces dernières sont alors protégées en cas de litiges liés aux paiements, aux retards ou à la qualité des biens ou services. Pour que la protection soit plus complète du côté de l’entreprise émettrice du devis, nous vous recommandons de joindre avec votre devis, des conditions générales de ventes (CGV)

Comment utiliser le devis dans les appels d’offres publics ?

Dans la commande publique, les acheteurs sont soumis à une publication d’avis de marché à partir d’un certain seuil. Dans ces appels d’offres, les entreprises doivent remettre une offre technique matérialisée par un mémoire technique et une offre commerciale/financière matérialisée par un devis/DPGF et/ou un BPU. L’offre technique et l’offre commerciale sont nécessaires pour les prestations importantes où il faut détailler parfaitement votre offre technique et commerciale/financière.

Un DPGF est ni plus ni moins qu’un devis très détaillé. Il est très souvent utilisé dans le cadre de marchés à prix forfaitaires. Il est généralement utilisé dans les métiers des travaux et du bâtiment et dans quelques autres activités dans les services. Nous avons rédigé un article complet sur ce sujet.

Pour les petits appels d’offres en dessous des seuils et qui ne font pas l’objet de publication, vous pouvez transmettre un simple devis/DPGF. Ce document fait office d’offre technique et commerciale. Néanmoins, assurez-vous que l’acheteur ne demande pas en plus du devis un complément pour détailler votre offre technique.

Il est nécessaire d’avoir un devis dans sa bibliothèque de document. Pour ce faire, nous vous recommandons vivement d’avoir un modèle de devis en format Word ou Excel prêt à l’emploi qui vous servira en cas de besoin.

Que doit contenir un devis ? Comment faire un devis sur Excel ou Word ? Les étapes à suivre

Pour faire un devis sur Word ou Excel, vous devez suivre plusieurs étapes. Nous allons vous présenter les 3 parties principales de celui-ci :

Le haut du devis

Dans la partie supérieure du devis, vous devez intégrer l’ensemble des mentions suivantes :

  • Le nom de son entreprise, ses coordonnées et son numéro de SIRET ;
  • Le nom du prospect et celui du signataire potentiel du devis. Lorsque le client est un professionnel, son adresse et son numéro de SIRET doivent également être mentionnés.
  • Le numéro du devis : chaque devis effectué doit obligatoirement être numéroté en suivant un ordre bien précis. Ainsi, il sera facile d’assurer la traçabilité de ce document en cas de contrôle.
  • Le lieu et la date où le devis a été réalisé.

Le corps du devis

Il est généralement recommandé de faire figurer dans le corps du devis les éléments ci-dessous :

  • La liste complète des prestations et/ou des produits ;
  • Le volume prévu pour chaque prestation et/ou produit
  • Le montant de la TVA pour chaque prestation et/ou produit ;
  • Le prix unitaire hors taxes de chaque volume de prestation et/ou produit ;
  • Le montant de toutes taxes comprises pour chaque prestation et/ou produit.

Nous vous conseillons de présenter ces éléments dans un tableau que vous pouvez créer sur Excel ou Word. Pour terminer indiquez en rouge et en gras le montant total TTC du devis. Cela permet à l’acheteur de voir rapidement le montant qu’il devra payer en cas d’acceptation du devis.

Vous pouvez également rajouter les frais de déplacements s’il y en a dans le cadre de la prestation. Pour les entreprises dans le secteur du bâtiment, ou qui exercent une activité qui impose la souscription à une assurance professionnelle, n’oubliez pas de préciser le nom de votre assurance et les cordonnées de l’assureur.

Le bas du devis

En bas du devis, vous devez mentionner l’ensemble des informations complémentaires du projet :

  • Le délai ou la date de livraison ;
  • L’adresse ou le lieu de la prestation ;
  • L’échéancier de paiement et les délais de paiement ;
  • La durée de validité du devis ;
  • Les pénalités en cas de retard de paiement ;
  • La signature.

Pour finaliser la rédaction du devis, vous devez insérer la mention « Bon pour accord ». N’oubliez pas de prévoir un espace « Signature » pour que votre client puisse signer.

Pourquoi télécharger un modèle de devis gratuit ?

Si vous n’avez pas d’assistant pour vous accompagner dans ces tâches ou si vous n’avez pas le temps de faire votre propre devis, télécharger un modèle de devis gratuit vous fera gagner du temps dans vos réponses à vos clients.

Suivre un modèle de devis existant, vous évitera de commettre des erreurs, comme celle d’oublier les mentions légales obligatoires.

Vous pouvez nous contacter pour recevoir gratuitement un modèle de devis.

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