Vous ne savez pas comment faire pour remporter un appel d’offres ?
Vous avez perdu vos derniers appels d’offres et souhaitez connaitre les choses à savoir pour gagner un nouveau marché ?
Cet article vous donne toutes les étapes à suivre afin de vous donner un maximum de chance pour remporter des appels d’offres.
Ces 5 différentes étapes, les voici :
- Réussir la recherche et la veille des appels d’offres
- Analyser le dossier de consultation des entreprises DCE
- Bien organiser son dossier de candidature administratif
- Faire un mémoire technique de qualité
- Déposer l’offre
La suite de cet article vous apportera plus de détails sur chacune de ces étapes.
En suivant les recommandations que l’on vous donnera ci-dessous, vous augmenterez vos chances de remporter un appel d’offres public.
1- Réussir la recherche et la veille des appels d’offres
Pour répondre à un appel d’offres, vous devez avant tout chercher les appels d’offres publiés des marchés qui correspondent à vos activités.
Pour trouver ces appels d’offres, il existe des dizaines de moteurs de recherche sur internet qui vous permette de les identifier.
Les 3 sites principaux sont :
- BOAMP : Bulletin officiel des annones des marchés publics
- PLACE : Plateforme des achats de l’état
- JOUE : Journal officiel de l’Union Européenne
Chaque région ou département de France ont des plateformes où sont publiés les avis de marché. Vous pouvez vous connecter directement sur ces moteurs de recherche. Pour les trouver, indiquez sur Google le nom de votre département ainsi que le mot « appel d’offres ».Vous les trouverez assez rapidement.
D’autres acteurs privés proposent également des moteurs de recherche sur internet pour trouver des avis de marché. Nous pouvons citer notamment marcheonline.com ou francemarches.com
Mise en place des alertes automatiques :
Ne vous connectez pas tous les jours sur ces sites pour chercher un appel d’offres, parce que vous allez perdre du temps et de l’énergie. C’est contreproductif de se connecter et de chercher de façon manuelle des appels d’offres.
Nous vous conseillons plutôt de mettre en place un système d’alertes automatiques directement sur votre boite email.
Ce système vous permettra de recevoir les notifications des avis de marché correspondant à vos critères de recherches directement par email, sans devoir vous connecter au quotidien sur chaque plateforme précédemment citée.
Sur l’ensemble de ces sites, il est possible de mettre en place ce système d’alerte. La mise en place de ces alertes est gratuite, mais vous devez les paramétrer au préalable. Certaines sociétés proposent des offres pour vous faciliter cet exercice de veille. Ces solutions sont payantes avec un abonnement mensuel ou annuel.
Si vous souhaitez creuser le sujet sur la mise en place d’alerte et de notification, nous avons rédigé un article détaillé sur le sujet >>.
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2- Analyser le dossier de consultation des entreprises DCE
Une fois que vous avez trouvé un appel d’offres qui vous intéresse, le plus important est de vérifier le dossier de consultation des entreprises (DCE).
Dans ce dossier, le document à regarder en priorité est le règlement de consultation (RC) car il donne toutes les informations que vous avez besoin de connaitre pour pouvoir répondre.
Dans le RC vous aurez toutes les règles à suivre de la mise en concurrence. Vous pouvez connaitre notamment les critères d’évaluation des offres avec les pondérations associées.
Cela vous donnera une indication sur les attentes de l’acheteur. Pour remporter un appel d’offres, n’oubliez pas qu’il est déterminant de convaincre l’acheteur. Le meilleur moyen d’y arriver est de répondre à toutes ces attentes.
Dans le DCE, vous trouverez également le cahier des charges (ou CCTP dans le cadre des marchés travaux), c’est le document qui décrit les prestations attendues. Avant de prendre la décision de vous lancer dans la réponse, prenez le temps de parcourir ce fichier pour savoir si vous êtes en mesure de réaliser toutes les prestations du cahier des charges.
Ne perdez pas de temps à répondre à un appel d’offres si la prestation attendue ne correspond pas à vos points forts ou si vous n’êtes pas en mesure de couvrir la globalité du marché.
Néanmoins si vous souhaitez absolument vous positionner sur un appel d’offres malgré l’absence d’une compétence, vous pouvez faire appel à la sous-traitance ou à la cotraitance. Ce sont des solutions qui permettent de compléter une expertise manquante dans votre société.
Il y a des règles à respecter dans le cadre de ces deux natures de relation commerciale.
Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre article sur les contrats en sous-traitance et celui sur la cotraitance. Ils devraient vous éclaircir pour faire votre choix sur le type de relation commerciale à privilégier.
3- Bien organiser son dossier de candidature administratif
Le dossier de candidature administratif est le premier document que va regarder l’acheteur lors du dépouillement des offres reçues. Il doit être complet et simple à lire.
Pour réussir un bon dossier de candidature, vous devez compléter correctement l’ensemble des formulaires et joindre l’ensemble des documents demandés par l’acheteur.
Si vous voulez gagner un appel d’offres votre dossier de candidature doit être de qualité, car ce document est vu comme la carte d’identité de votre entreprise pendant l’appel d’offres. Nous vous conseillons donc de le soigner et de ne pas hésiter à vous faire accompagner si vous en ressentez le besoin.
Pour vous aider, nous avons rédigé un article pour constituer un dossier de candidature qualitatif.
4- Faire un mémoire Technique de qualité
Une fois que vous avez terminé votre dossier de candidature administratifs, vous devez établir une offre technique pour décrire la prestation que vous allez réaliser pour répondre au cahier des charges. Cette offre technique doit se présenter dans un document que l’on appelle « mémoire technique ».
Parfois certains acheteurs publics peuvent également l’appeler « mémoire justificatif », « mémoire explicatif », « offre technique » ou « cadre technique ».
Pour faire un mémoire technique qui retiendra l’attention de l’acheteur, le document doit :
- Être lisible et bien présenté ;
- Être adapté à l’appel d’offres auquel vous répondez ;
- Répondre à l’exhaustivité des demandes formulées dans le cahier des charges
- Être convaincant et professionnel.
Si vous souhaitez gagner plusieurs jours de travail et augmenter considérablement vos chances de gagner votre appel d’offres, vous pouvez téléchargez un de nos modèles de mémoire technique.
Avec un peu de chance vous trouverez votre métier. C’est un document téléchargeable instantanément qui vous fera gagner un temps incroyable. Ces modèles de mémoires ont été rédigées par des consultants spécialisés dans les marchés publics, qui étaient auparavant des acheteurs publics.
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5- Dépôt de l’offre en ligne
Le dépôt de votre offre dématérialisée sur la plateforme de l’acheteur est une étape importante pour gagner un marché public, car vous devez respecter certaines règles.
Avant de commencer à répondre à l’appel d’offres, notez bien la date de remise des offres. N’attendez pas le dernier jour pour déposer votre offre. Car cela donne l’impression à l’acheteur que vous avez travaillé à la dernière minute. Il existe également un risque d’avoir un problème technique (informatique ou autre) le dernier jour qui vous empêchera de déposer votre offre.
Par ailleurs sachez que le dépôt d’une offre après la date limite fixée par l’acheteur public est éliminatoire. Ce serait dommage de rater un marché par manque de ponctualité dans la remise.
De plus, vous devez bien vérifier dans le règlement de consultation, que tous les éléments demandés par l’acheteur sont bien présents dans votre dossier de réponse. Il ne faut pas oublier un document au moment de la remise de l’offre, car votre offre sera considérée comme incomplète et pourra être écartée définitivement de l’appel d’offres.
La signature électronique est parfois obligatoire. Vous devez absolument en avoir une pour signer vos documents et déposer votre offre sur les plateformes en ligne. Si vous n’anticipez pas ce point, vous pouvez être bloqué le jour de la remise des offres. Vérifiez ce point dès le lancement de la consultation et anticiper la demande pour se procurer une signature électronique. Cela peut prendre plusieurs semaines chez certains prestataires. Si vous souhaitez avoir des informations sur la signature électronique, vous pouvez lire cet article.
Pour résumer comment remporter un appel d'offres :
Vous devez être très attentif lors de la réponse à un appel d’offres public. Si vous souhaitez avoir un maximum de chances de gagner un appel d’offres vous devez utiliser la bonne méthode et faire preuve de rigueur dans chacune des étapes présentées. Ces étapes vous aideront à comprendre les attentes d’un acheteur dans votre réponse aux appels d’offres.
Il n’y a pas de méthodes miracles pour remporter un appel d’offres, mais il existe une méthodologie à respecter, et des règles à ne pas déroger.
Ne vous arrêtez pas au premier refus ou premier échec dans vos réponses aux appels d’offres. Comme dans de nombreux domaines, il faut parfois essayer plusieurs fois pour avoir les premiers résultats. Plus vous ferrez l’exercice de répondre aux appels d’offres et plus vous gagnerez en expérience.
Pour atteindre votre objectif final, qui est celui de remporter des appels d’offres, que vous gagnez ou que vous ne gagnez pas un marché, demandez systématiquement un retour de l’acheteur sur la qualité de votre offre. Plus vous aurez d’avis d’acheteurs publics, plus vous pourrez affiner votre offre. C’est une des clefs pour gagner des marchés publics.
Si vous souhaitez un accompagnement, nous effectuons ce travail de réponse pour nos clients afin de les aider à bien se lancer dans la réponse aux appels d’offres et maximiser leurs chances de remporter des appels d’offres. N’hésitez pas à prendre rendez-vous ci-dessous.
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