Comment répondre à un appel d’offres public en 6 étapes ?

Etape 1 : Trouver des appels d’offres

Pour les dépenses dépassant 40 000€ HT, les acheteurs publics ont l’obligation de publier leurs appels d’offres sur des plateformes en ligne. Chaque publication d’appel d’offres se nomme « avis de marché ». Voici les principaux supports pour trouver des appels d’offres publics :

• BOAMP : Bulletin officiel des annonces des marchés publics
• JOUE : Journal officiel de l’Union européenne
• PLACE : Plateforme des achats de l’état

Vous pouvez également faire vos recherches sur des sites privés tels que :

• Centrale des marchés
• France marchés
• Marchés online

Il en existe d’autres, mais nous avons sélectionné les principaux.

Si vous souhaitez faire une recherche sur une zone géographique plus précise, vous pouvez faire vos recherches sur les plateformes de la Région ou du Département concerné(e).  Ci-dessous la liste des principales plateformes des régions :

• Auvergne-Rhône-Alpes
• Bourgogne-Franche-Comté
• Bretagne 
• Centre-Val de loire
• Corse 
• Grand Est
• Guadeloupe 
• Guyane
• Hauts-de-France
• Ile-de-France
• La réunion
• Martinique
• Normandie
• Nouvelle-Aquitaine
• Occitanie
• Pays de la Loire
• Provence-Alpes-Côte d’Azur

Etape 2 : Activer les alertes automatiques

Compte tenu du volume du nombre de plateforme qu’il existe, nous vous préconisons de paramétrer la mise en place d’alertes automatiques sur celles qui vous intéresse. Ainsi, vous recevrez par email les notifications des avis de marchés qui correspondent aux critères que vous aurez choisi. Cela vous évitera de devoir vous connecter régulièrement sur chaque plateforme et de manquer des opportunités.

Nous vous expliquons ici comment mettre en place ces notifications pour les recevoir automatiquement par email et répondre aux appels d’offres qui vous intéressent vraiment.

Etape 3 : Comprendre et analyser le DCE

Une fois que vous aurez identifié un appel d’offres correspondant à vos critères, vous devrez télécharger le DCE. Le DCE signifie « dossier de consultation des entreprises » et comprend toutes les pièces relatives à l’appel d’offres. En voici la liste :

• Le règlement de consultation ou RC : Précise les règles de l’appel d’offres
• Acte d’engagement ou ATTRI 1 : C’est le document dans lequel l’entreprise candidate s’engage sur son offre technico/commerciale et accepte les clauses du marché.
• Cahier des clauses techniques particulières ou CCTP et le Cahier des clauses administratives particulières ou CCAP : Ces deux pièces constituent ce qu’on appelle couramment le cahier des charges
• Bordereau de prix unitaire (BPU) et/ou décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) : Il s’agit des trames sur lesquelles présenter son offre financière.

Les deux pièces principales qu’il faut analyser sont le cahier des charges pour comprendre le besoin exact et le règlement de consultation pour comprendre les contours exacts de l’appel d’offres.

Etape 4 : Faire le point sur votre capacité à répondre et gagner l’appel d’offres

Avant de vous lancer dans la réponse à l’appel d’offres, nous vous conseillons vivement de faire le point sur les aspects suivants que vous aurez trouvé dans l’étape précédente :

• La localisation dans laquelle doit s’effectuer le marché
• Le besoin (l’expertise et les compétences qu’il exige, son ampleur, etc…)
• Les exigences/prérequis obligatoires
• Les critères d’évaluation de l’offre et par conséquent de l’attribution du marché
• Les délais de réponse pour remettre votre offre
• Autres aspects : tels que des pénalités éventuelles imposées dans le cahier des charges en cas de défaillances/manquements, les clauses éventuelles de révisions de prix, les reconductions du marché, etc…

Une fois que vous avez pleinement connaissance de ces informations, l’ensemble de ces aspects doivent être mis en rapport avec vos capacités à faire et votre volonté de vous positionner. A ce moment-là vous prendrez votre décision de répondre à l’appel d’offres, ou de passer votre tour pour cette fois-ci.

Etape 5 :  rédiger votre offre technique, commerciale et administrative

Une fois votre décision prise, vient le temps de répondre à l’appel d’offres et donc de constituer son offre. Cette dernière doit contenir un dossier de candidature, un mémoire technique et votre offre commerciale.

• Le dossier de candidature : Il s’agit du document regroupant toutes les pièces et informations administratives telles que le DC1, le DC2, le DC4, le KBIS, et toutes autres informations demandées par l’acheteur public. Vous trouverez ici des informations pour le constituer.
• Le mémoire technique : C’est le document qui présente en détail votre société, ses domaines d’expertise, ses références et tous les aspects de la solution que vous proposez pour répondre au besoin formulé dans le cahier des charges. Son rôle principal est de rassurer et convaincre l’acheteur. Vous trouverez ici des informations pour le constituer.
• L’offre commerciale : Il s’agit de votre offre sur ses aspects purement financiers en dehors de tout aspects techniques, qui eux, sont abordés dans le mémoire technique.

Etape 6 : Déposer son offre globale

Une fois votre offre prête il faut la transmettre à l’acheteur.

Pour commencer, sachez que toute offre reçue après l’heure et la date limite de remise des offres sera rejetée. Nous vous conseillons donc de prendre vos dispositions et d’éviter le dépôt à la dernière minute.

Depuis 2018, la passation des appels d’offres publics se font en format dématérialisé. Autrement dit votre dépôt doit se faire en format numérique sur la plateforme en ligne de l’acheteur. Généralement l’adresse de la plateforme est indiquée sur l’avis de marché et/ou dans le règlement de consultation.

Nous vous conseillons également d’acquérir un certificat de signature électronique pour signer les documents administratifs avant leur dépôt sur la plateforme. Même si la signature électronique n’est pas obligatoire en phase de réponse à un appel d’offres elle l’est lors de la signature du marché pour certains acteurs publics.