Vous souhaitez faire un dossier de réponse à un appel d’offres public mais ne savez pas comment constituer votre dossier. Cet article vous donne toutes les clefs pour y arriver avec succès.
Exemple dossier de réponse d'appel d'offres
Pour commencer, sachez que constituer un dossier de réponse à un appel d’offres doit respecter scrupuleusement les indications et les exigences de l’appel d’offres formulées par l’acheteur dans le DCE. Votre dossier doit donc être constituer avec précision pour vous assurer de présenter une offre complète et cohérente. Voici les étapes à suivre pour vous aider :
- Etape 1 : Avant de vous lancer dans l’établissement de votre dossier de réponse à un appel d’offres vous devez calculer précisément votre budget tenant compte de tous les couts associés dans le marché (main-d’œuvre, matériaux, frais de déplacement, etc…). Ça n’est qu’une fois la viabilité financière du projet (votre capacité à être compétitif et à dégager du bénéfice) que vous pouvez suivre l’étape 2. Dans le cas contraire il est plus prudent de passer son tour et chercher d’autres appels d’offres.
L’offre financière :
- Etape 2 : Etablissez votre « offre financière ». Elle doit exclusivement tenir compte de l’aspect économique du marché écartant tout aspect « technique ». Votre offre financière doit se faire sur la trame remise par l’acheteur (Il s’agit du BPU et/ou du DPGF). Dans le cas où aucune trame n’est transmise il vous faudra présenter votre offre sur votre propre trame.
L’offre technique :
- Etape 3 : Lisez attentivement les pièces du dossier de l’appel d’offres appelé DCE (Dossier de consultation des entreprises). L’objectif de cette lecture est de comprendre tous les critères et les exigences de l’acheteur afin d’adapter votre offre. Nous vous conseillons de vous attarder sur les deux pièces principales : le RC (règlement de consultation) et le cahier des charges appelé aussi CCTP.
Le RC vous indique les règles de l’appel d’offres (critères d’évaluation des offres et coefficients associés, date butoir de la remise des offres, calendrier des différents jalons de l’appel d’offres, dépôt de l’offre, etc…)
Le cahier des charges vous indique toutes les exigences, contraintes et caractéristiques techniques et fonctionnelles du marché faisant l’objet de l’appel d’offres. - Etape 4 : Etablissez un plan détaillé de votre offre. Vous devez vous assurer que ce plan couvre tous les attendus identifiés suite à la lecture du DCE, mais surtout qu’il mette en avant vos atouts pour répondre au besoin de l’acheteur et qu’il fasse apparaitre avec précision la solution proposée pour y arriver.
- Etape 5 : Rédigez le mémoire technique sur la base du plan établit au préalable. Ce mémoire technique doit à minima présenter les points principaux suivants :
- Les informations relatives à votre entreprise
- Votre expérience (références passées, cas clients, etc…)
- Vos compétences et votre capacité à réaliser le projet.
- Votre solution, qui détaille votre méthodologie pour répondre au besoin
- Votre calendrier prévisionnel
- Le plan de charges
Pour aller plus loin, nous avons un article qui explique comment rédiger son mémoire technique.
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Les pièces administratives
- Etape 6 : Regroupez et complétez tous les documents administratifs demandés dans le cadre de l’appel d’offres (DC1, DC2, DC4, KBIS, certificats de qualité, attestations d’assurance etc…)
Pour aller plus loin, nous avons un article qui explique comment constituer son dossier de candidature.
Le dossier complet
- Etape 7 : Assurez-vous que tous les documents sont correctement présentés et organisés dans votre dossier de réponse à l’appel d’offres. S’il en existe un, respectez le nommage des documents imposé par l’acheteur. Dans le cas contraire vous risquez de voir votre candidature sanctionnée.
- Etape 8 : Pour finir, n’oubliez pas de vérifier et de relire attentivement l’ensemble des pièces de votre dossier de réponse à l’appel d’offres avant de le déposer sur la plateforme de l’acheteur en ligne. Il existe encore trop de dossiers contenant des erreurs de copier/coller. Selon l’acheteur, cette erreur peut être rédhibitoire.
En conclusion :
Faire un dossier de réponse à un appel d’offres n’est pas compliqué mais nécessite de l’organisation et de la méthode.
Plus votre dossier est précis, complet et cohérent, plus votre réponse paraitra solide et professionnelle. Vos chances de remporter l’appel d’offres augmenteront alors mécaniquement.
Dossier de réponse à un appel d’offres : Nos 4 conseils
Maintenant que vous savez comment constituer son dossier de réponse à un appel d’offres, voici quelques conseils supplémentaires pour optimiser vos chances de le remporter : :
- Faites preuve de clarté et de concision : votre dossier doit être clair et concis, afin que le donneur d’ordre à l’initiative de l’appel d’offres puisse comprendre facilement votre offre. Faites ressortir les points essentiels.
- Faites attention aux détails de votre offre : La qualité de votre dossier et la précision de vos informations sont déterminants. Vérifiez et relisez attentivement votre dossier avant de le remettre à l’acheteur pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs de frappe ou de coquilles.
- Présentez votre dossier de réponse de manière attractive : votre dossier doit être soigné esthétiquement et agréable à lire, afin de susciter l’intérêt de l’acheteur qui lance l’appel d’offres. Votre offre doit être claire et aérée, avec des titres et des sous-titres pour structurer votre document. Pour apporter du dynamisme, nous vous conseillons également d’intégrer quelques images, schémas ou illustrations lorsque vous le jugez pertinent.
- Faites preuve de professionnalisme : votre dossier doit refléter le professionnalisme et le sérieux de votre entreprise. Utilisez un style professionnel et formel, et soyez attentif à ce que votre document soit exempt de fautes d’orthographe et de grammaire.
En suivant nos conseils, vous devriez être en mesure de constituer un dossier de réponse à un appel d’offres de qualité, qui met en valeur votre entreprise et votre offre.
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